All Native Group je divízia federálnych služieb spoločnosti Ho-Chunk Inc., ktorú vlastní kmeň Winnebago z Nebrasky. Spoločnosť bola založená v roku 1999 a poskytuje služby v oblasti obrany, zdravotnej starostlivosti a logistiky, pričom podporuje širšie poslanie spoločnosti Ho-Chunk Inc. zamerané na posilňovanie komunity. Organizácia kladie dôraz na spoluprácu a spoločný úspech, vďaka čomu môže byť zaujímavá pre odborníkov, ktorí hľadajú príležitosti v kmeňom vlastnenej spoločnosti poskytujúcej federálne služby.
Seniorný administratívny asistent – právne oddelenie Ministerstva zahraničných vecí USA
Seniorný administratívny asistent podporujúci Úrad právneho poradcu Ministerstva zahraničných vecí USA vo Washingtone, D.C. Náplň práce zahŕňa výkonnú administratívu, správu záznamov a kalendárov, koordináciu programov, bezpečnosť a úradnú korešpondenciu.
Popis
- Podporovať Úrad právneho poradcu Ministerstva zahraničných vecí USA
- Pripravovať administratívnu korešpondenciu a všeobecné kancelárske pravidlá na schválenie vedením
- Pripravovať materiály na konferencie, korešpondenciu, schôdzky, stretnutia a telefonáty
- Preskúmavať publikácie, predpisy a smernice a následne postupovať podľa príslušných položiek alebo s nimi konať
- Zostavovať správy, zhrnutia a odpovede z informácií zhromaždených z viacerých zdrojov
- Určovať priority schôdzok a spravovať kalendáre vedenia a pozvánky
- Kontrolovať odchádzajúcu korešpondenciu z hľadiska rozporov s pravidlami alebo spismi
- Zhrňovať prichádzajúce materiály, schôdzky a záväzky vedenia
- Koordinovať úlohy a žiadosti o informácie počas neprítomnosti vedúceho pracovníka
- Zlepšovať fungovanie kancelárie vytváraním a zavádzaním administratívnych postupov
- Pripravovať programy konferencií, témy na diskusiu, podklady k prejavom a osnovy
- Prijímať a sprevádzať hostí a odpovedať na telefonické a e-mailové otázky
- Spolupracovať s vedením Ministerstva zahraničných vecí, výkonnými pracovníkmi, dodávateľmi a vysokopostavenými externými predstaviteľmi
- Poskytovať sekretárkam v podriadených kanceláriách poradenstvo o postupoch a žiadostiach o informácie
- Viesť záznamy o obchodných transakciách a činnosti kancelárie a dohliadať na prichádzajúcu a odchádzajúcu poštu
- Zúčastňovať sa na stretnutiach týkajúcich sa riadenia programov a medzirezortnej spolupráce a pripravovať programové správy
- Vytvárať a udržiavať databázy programov a hlavné spisy
- Školiť administrátorov a používateľov programov v oblasti postupov a pravidiel
- Spravovať elektronické záznamy o pracovnom čase a dochádzke a zabezpečovať cestovné náležitosti
- Pôsobiť ako bezpečnostný pracovník útvaru
- Koordinovať žiadosti o školenia, zoznamy účastníkov, materiály, miestnosti a individuálne školenia
- Poskytovať administratívnu podporu programovým manažérom pri programoch a projektoch ministerstva
Požiadavky
- Vyžaduje sa občianstvo USA
- Vyžaduje sa platná bezpečnostná previerka na úrovni Secret
- Vyžaduje sa stredoškolské vzdelanie alebo jeho ekvivalent
- 8 až 10 rokov postupne zodpovednejších skúseností v administratíve alebo na recepcii
- Vynikajúce schopnosti v oblasti služieb zákazníkom a zvládania viacerých úloh
- Pokročilé písomné zručnosti na tvorbu komplexnej a podrobnej korešpondencie
- Schopnosť spravovať dynamické kalendáre vedenia a plánovať podujatia s externými dodávateľmi
- Znalosť balíka Microsoft Office vrátane programov Excel, Word a PowerPoint
- Stredne pokročilá až pokročilá znalosť aspoň dvoch aplikácií Microsoft Office alebo PC aplikácií
- Pracovná znalosť e-mailu a bežného kancelárskeho vybavenia
- Schopnosť osvojovať si a uplatňovať komplexné organizačné pravidlá a postupy
- Správny úsudok a diskrétnosť pri práci s vysokopostavenými internými a externými predstaviteľmi
- Schopnosť tvorivo a efektívne dokončovať zadané úlohy
- Schopnosť zostať v nehybnej polohe 75 % pracovného dňa a pracovať v interiéri 90 % pracovného dňa
- Schopnosť často premiestňovať štandardné kancelárske vybavenie s hmotnosťou do 25 libier
Benefity
- Práca na diaľku alebo alternatívny pracovný režim môžu byť k dispozícii po schválení príslušným zodpovedným pracovníkom
- Podmienkou zamestnania je vstupné a náhodné testovanie na drogy
- Rovnosť príležitostí v zamestnaní
- V súlade s platnými právnymi predpismi môže byť uprednostnenie udelené osobám indiánskeho pôvodu