All Native Group là bộ phận dịch vụ liên bang của Ho-Chunk Inc., một công ty thuộc sở hữu của Bộ lạc Winnebago ở Nebraska. Được thành lập vào năm 1999, công ty cung cấp các dịch vụ trong lĩnh vực quốc phòng, chăm sóc sức khỏe và hậu cần, đồng thời hỗ trợ sứ mệnh rộng lớn hơn của Ho-Chunk Inc. là củng cố cộng đồng. Tổ chức đề cao tinh thần hợp tác và thành công chung, phù hợp với những chuyên gia đang tìm hiểu cơ hội tại một công ty dịch vụ liên bang thuộc sở hữu của bộ lạc.
Trợ lý Hành chính Cấp cao – Văn phòng Pháp chế Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ
Trợ lý Hành chính Cấp cao hỗ trợ Văn phòng Cố vấn Pháp lý của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ tại Washington, DC. Vị trí này phụ trách công tác hành chính điều hành, hồ sơ, lịch làm việc, điều phối chương trình, an ninh và thư từ chính thức.
Mô tả
- Hỗ trợ Văn phòng Cố vấn Pháp lý thuộc Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ
- Soạn thảo thư từ hành chính và tài liệu chính sách văn phòng chung để lãnh đạo phê duyệt
- Chuẩn bị tài liệu cho hội nghị, thư từ, cuộc hẹn, cuộc họp và cuộc gọi
- Rà soát các ấn phẩm, quy định và chỉ thị, sau đó chuyển tiếp hoặc xử lý các nội dung liên quan
- Tổng hợp báo cáo, bản tóm tắt và phản hồi từ thông tin thu thập qua nhiều nguồn
- Xác định mức độ ưu tiên của các cuộc hẹn và quản lý lịch làm việc, thư mời của lãnh đạo
- Rà soát thư từ gửi đi để phát hiện xung đột với chính sách hoặc hồ sơ
- Tóm tắt tài liệu nhận được, các cuộc họp và cam kết của lãnh đạo
- Điều phối các hành động và yêu cầu cung cấp thông tin khi lãnh đạo vắng mặt
- Cải thiện hoạt động của văn phòng bằng cách xây dựng và triển khai các quy trình hành chính
- Chuẩn bị chương trình nghị sự hội nghị, chủ đề thảo luận, tài liệu nền cho bài phát biểu và dàn ý
- Tiếp nhận, hướng dẫn khách và trả lời các yêu cầu qua điện thoại, email
- Làm việc với cán bộ quản lý, lãnh đạo, nhà thầu của Bộ Ngoại giao và các quan chức cấp cao bên ngoài
- Tư vấn cho thư ký tại các văn phòng trực thuộc về quy trình và yêu cầu cung cấp thông tin
- Duy trì hồ sơ giao dịch công việc và hoạt động văn phòng, đồng thời giám sát thư từ đến và đi
- Tham dự các cuộc họp quản lý chương trình và liên cơ quan, đồng thời chuẩn bị báo cáo chương trình
- Xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu chương trình cùng các hồ sơ tổng hợp
- Đào tạo quản trị viên và người sử dụng chương trình về quy trình, chính sách
- Quản lý hồ sơ chấm công điện tử và việc sắp xếp công tác
- Đảm nhiệm vai trò cán bộ an ninh của đơn vị
- Điều phối yêu cầu đào tạo, danh sách tham dự, tài liệu, phòng học và các buổi đào tạo cá nhân
- Cung cấp hỗ trợ hành chính cho các quản lý chương trình đối với các chương trình và dự án của Bộ
Yêu cầu
- Yêu cầu có quốc tịch Hoa Kỳ
- Yêu cầu có giấy phép an ninh Secret còn hiệu lực
- Yêu cầu có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc tương đương
- Có 8–10 năm kinh nghiệm hành chính hoặc lễ tân với trách nhiệm tăng dần
- Kỹ năng dịch vụ khách hàng và khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ tốt
- Kỹ năng viết nâng cao để soạn thảo thư từ phức tạp, chi tiết
- Khả năng quản lý lịch làm việc linh hoạt của lãnh đạo và lập kế hoạch sự kiện với nhà cung cấp bên ngoài
- Thành thạo Microsoft Office, bao gồm Excel, Word và PowerPoint
- Có kiến thức từ trung cấp đến nâng cao về ít nhất hai ứng dụng Microsoft Office hoặc máy tính cá nhân
- Có kiến thức thực tế về email và thiết bị văn phòng tiêu chuẩn
- Khả năng học và áp dụng các chính sách, quy trình tổ chức phức tạp
- Phán đoán tốt và kín đáo khi làm việc với các quan chức cấp cao trong và ngoài tổ chức
- Có khả năng hoàn thành nhiệm vụ một cách sáng tạo và hiệu quả
- Có khả năng ở một vị trí cố định trong 75% thời gian làm việc và làm việc trong nhà 90% thời gian làm việc
- Có khả năng thường xuyên di chuyển thiết bị văn phòng tiêu chuẩn nặng tối đa 25 pound
Phúc lợi
- Có thể được làm việc từ xa hoặc theo lịch làm việc thay thế nếu được COR phê duyệt
- Kiểm tra ma túy trước khi tuyển dụng và kiểm tra ngẫu nhiên là điều kiện tuyển dụng
- Việc làm bình đẳng
- Có thể ưu tiên những người gốc da đỏ theo luật hiện hành