All Native Group — федеральное подразделение Ho-Chunk Inc., компании, принадлежащей племени Виннебаго из Небраски. Основанная в 1999 году, организация предоставляет услуги в сферах обороны, здравоохранения и логистики, поддерживая более широкую миссию Ho-Chunk Inc. по укреплению своего сообщества. Компания уделяет особое внимание сотрудничеству и общему успеху, поэтому её профиль может быть интересен специалистам, рассматривающим возможности в федеральной сервисной компании, принадлежащей коренному племени.
Старший административный ассистент — юридическое управление Государственного департамента США
Старший административный ассистент оказывает поддержку Управлению юридического советника Государственного департамента США в Вашингтоне, округ Колумбия. В обязанности входят административная поддержка руководства, ведение записей, календарей, координация программ, вопросы безопасности и официальная переписка.
Описание
- Оказывать поддержку Управлению юридического советника Государственного департамента США
- Готовить административную корреспонденцию и общие материалы по офисным политикам для утверждения руководством
- Готовить материалы для конференций, переписки, назначенных встреч, совещаний и телефонных звонков
- Изучать публикации, нормативные акты и директивы, а затем направлять соответствующие материалы или предпринимать необходимые действия
- Составлять отчеты, резюме и ответы на основе информации, собранной из нескольких источников
- Определять приоритеты встреч и вести календари руководителей и приглашения
- Проверять исходящую корреспонденцию на наличие конфликтов с политиками или документами
- Обобщать входящие материалы, сведения о совещаниях и обязательствах руководства
- Координировать действия и запросы информации в отсутствие руководителя
- Совершенствовать работу офиса путем разработки и внедрения административных процедур
- Готовить повестки конференций, темы для обсуждения, справочные материалы для выступлений и планы
- Принимать и сопровождать посетителей, отвечать на телефонные звонки и электронные запросы
- Взаимодействовать с руководством и руководителями Государственного департамента, подрядчиками и высокопоставленными внешними должностными лицами
- Консультировать секретарей подчиненных подразделений по процедурам и запросам информации
- Вести записи о деловых операциях и деятельности офиса, контролировать входящую и исходящую почту
- Участвовать в совещаниях по управлению программами и межведомственных встречах, готовить отчеты по программам
- Разрабатывать и поддерживать базы данных программ и основные файлы
- Обучать администраторов и пользователей программ процедурам и политикам
- Вести электронный учет рабочего времени и посещаемости, организовывать поездки
- Исполнять обязанности сотрудника подразделения, ответственного за безопасность
- Координировать запросы на обучение, списки участников, материалы, помещения и индивидуальные учебные занятия
- Оказывать административную поддержку руководителям программ Государственного департамента в реализации программ и проектов
Требования
- Требуется гражданство США
- Требуется действующий допуск к сведениям уровня Secret
- Требуется аттестат о среднем образовании или эквивалентный документ
- 8–10 лет административного опыта или опыта работы ресепшионистом с постепенно возрастающей ответственностью
- Сильные навыки обслуживания клиентов и способность выполнять несколько задач одновременно
- Продвинутые навыки составления сложной и подробной корреспонденции
- Способность управлять динамичными календарями руководителей и планировать мероприятия с внешними поставщиками
- Владение Microsoft Office, включая Excel, Word и PowerPoint
- Знание как минимум двух приложений Microsoft Office или ПК на среднем или продвинутом уровне
- Практическое знание электронной почты и стандартного офисного оборудования
- Способность изучать и применять сложные организационные политики и процедуры
- Здравое суждение и осмотрительность при работе с высокопоставленными внутренними и внешними должностными лицами
- Способность творчески и эффективно выполнять поручения
- Способность находиться в неподвижном положении 75% рабочего дня и работать в помещении 90% рабочего дня
- Способность часто перемещать стандартное офисное оборудование весом до 25 фунтов
Преимущества
- Удаленная работа или альтернативный график могут быть доступны с одобрения COR
- Условиями трудоустройства являются проверка на наркотики до начала работы и выборочное тестирование
- Равные возможности трудоустройства
- Предпочтение может быть предоставлено лицам индийского происхождения в соответствии с применимым законодательством