All Native Group ist die Sparte für Bundesdienstleistungen von Ho-Chunk Inc., einem Unternehmen im Besitz des Winnebago-Stammes von Nebraska. Das 1999 gegründete Unternehmen erbringt Leistungen in den Bereichen Verteidigung, Gesundheitswesen und Logistik und unterstützt zugleich die übergeordnete Mission von Ho-Chunk Inc., die eigene Gemeinschaft zu stärken. Die Organisation legt Wert auf Zusammenarbeit und gemeinsamen Erfolg und ist daher für Fachkräfte interessant, die berufliche Möglichkeiten bei einem tribaleigenen Unternehmen für Bundesdienstleistungen erkunden möchten.
Erfahrene Verwaltungsassistenz – Rechtsabteilung des US-Außenministeriums
Erfahrene Verwaltungsassistenz zur Unterstützung des Office of the Legal Adviser im US-Außenministerium in Washington, DC. Die Tätigkeit umfasst die Führungskräfteverwaltung, Akten, Kalender, Programmkoordination, Sicherheit und offizielle Korrespondenz.
Beschreibung
- Unterstützung des Office of the Legal Adviser im US-Außenministerium
- Erstellung administrativer Korrespondenz und allgemeiner Materialien zu Büroabläufen zur Genehmigung durch die Führungsebene
- Vorbereitung von Materialien für Konferenzen, Korrespondenz, Termine, Besprechungen und Telefonate
- Prüfung von Veröffentlichungen, Vorschriften und Weisungen sowie Weiterleitung oder Bearbeitung relevanter Inhalte
- Zusammenstellung von Berichten, Zusammenfassungen und Antworten auf Grundlage von Informationen aus mehreren Quellen
- Festlegung von Terminprioritäten sowie Verwaltung von Führungskräftekalendern und Einladungen
- Prüfung ausgehender Korrespondenz auf Konflikte mit Richtlinien oder Akten
- Zusammenfassung eingehender Unterlagen, Besprechungen und Verpflichtungen der Führungskraft
- Koordination von Maßnahmen und Informationsanfragen während der Abwesenheit der Führungskraft
- Verbesserung der Büroabläufe durch Entwicklung und Umsetzung administrativer Verfahren
- Vorbereitung von Konferenzagenden, Diskussionsthemen, Hintergrundmaterialien für Reden und Gliederungen
- Empfang und Begleitung von Gästen sowie Beantwortung von Telefon- und E-Mail-Anfragen
- Zusammenarbeit mit der Verwaltung des Außenministeriums, Führungskräften, Auftragnehmern und hochrangigen externen Vertreterinnen und Vertretern
- Beratung von Sekretariatsmitarbeitenden in untergeordneten Büros zu Verfahren und Informationsanfragen
- Führung von Aufzeichnungen über Geschäftsvorgänge und Büroaktivitäten sowie Überwachung der ein- und ausgehenden Post
- Teilnahme an Programmmanagement- und ressortübergreifenden Besprechungen sowie Erstellung von Programmberichten
- Entwicklung und Pflege von Programmdatenbanken und zentralen Akten
- Schulung von Verwaltungsmitarbeitenden und Programmnutzenden zu Verfahren und Richtlinien
- Verwaltung elektronischer Arbeitszeit- und Anwesenheitsaufzeichnungen sowie von Reisevorbereitungen
- Ausübung der Funktion als Sicherheitsbeauftragte oder Sicherheitsbeauftragter der Einheit
- Koordination von Schulungsanfragen, Teilnehmendenlisten, Materialien, Räumen und individuellen Schulungsterminen
- Administrative Unterstützung von Programmleitungen bei Programmen und Projekten des Ministeriums
Anforderungen
- Die US-amerikanische Staatsbürgerschaft ist erforderlich
- Eine aktive Geheimhaltungsfreigabe ist erforderlich
- Ein Highschool-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss ist erforderlich
- 8–10 Jahre zunehmend verantwortungsvolle Erfahrung in der Verwaltung oder am Empfang
- Ausgeprägte Kundenservice- und Multitasking-Fähigkeiten
- Fortgeschrittene Schreibfähigkeiten für komplexe und detaillierte Korrespondenz
- Fähigkeit zur Verwaltung dynamischer Führungskräftekalender und zur Planung von Veranstaltungen mit externen Anbietern
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, einschließlich Excel, Word und PowerPoint
- Mittlere bis fortgeschrittene Kenntnisse in mindestens zwei Microsoft-Office- oder PC-Anwendungen
- Praktische Kenntnisse in der E-Mail-Nutzung und im Umgang mit gängigen Bürogeräten
- Fähigkeit, komplexe Organisationsrichtlinien und -verfahren zu erlernen und anzuwenden
- Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit hochrangigen internen und externen Vertreterinnen und Vertretern
- Fähigkeit, Aufgaben kreativ und effektiv abzuschließen
- Fähigkeit, 75 % des Arbeitstags stationär zu verbringen und 90 % des Arbeitstags in Innenräumen zu arbeiten
- Fähigkeit, häufig Standard-Bürogeräte mit einem Gewicht von bis zu 25 Pfund zu bewegen
Zusatzleistungen
- Telearbeit oder ein alternativer Arbeitszeitplan können mit Genehmigung der COR möglich sein
- Eine Untersuchung vor der Einstellung und stichprobenartige Drogentests sind Beschäftigungsbedingungen
- Beschäftigung unter Wahrung der Chancengleichheit
- Personen indischer Abstammung kann im Einklang mit geltendem Recht eine Präferenz eingeräumt werden