All Native Group es la división de servicios federales de Ho-Chunk Inc., una empresa propiedad de la Tribu Winnebago de Nebraska. Fundada en 1999, presta servicios en los sectores de defensa, salud y logística, al tiempo que apoya la misión más amplia de Ho-Chunk Inc. de fortalecer a su comunidad. La organización destaca el trabajo colaborativo y el éxito compartido, por lo que su perfil puede resultar relevante para profesionales que exploran oportunidades en una empresa de servicios federales propiedad de una tribu.
Asistente administrativo sénior – Oficina Jurídica del Departamento de Estado de EE. UU.
Asistente administrativo sénior que apoya a la Oficina del Asesor Jurídico del Departamento de Estado de EE. UU. en Washington, DC. El puesto abarca administración ejecutiva, registros, calendarios, coordinación de programas, seguridad y correspondencia oficial.
Descripción
- Apoyar a la Oficina del Asesor Jurídico del Departamento de Estado de EE. UU.
- Redactar correspondencia administrativa y materiales sobre políticas generales de la oficina para la aprobación de la dirección
- Preparar materiales para conferencias, correspondencia, citas, reuniones y llamadas
- Revisar publicaciones, reglamentos y directivas, y luego distribuir o gestionar los asuntos pertinentes
- Recopilar informes, resúmenes y respuestas a partir de información obtenida de múltiples fuentes
- Establecer prioridades de citas y gestionar calendarios ejecutivos e invitaciones
- Revisar la correspondencia saliente para detectar conflictos con políticas o expedientes
- Resumir materiales entrantes, reuniones y compromisos de la dirección
- Coordinar acciones y solicitudes de información durante la ausencia de la persona ejecutiva
- Mejorar las operaciones de la oficina mediante el desarrollo y la implementación de procedimientos administrativos
- Preparar agendas de conferencias, temas de debate, materiales de contexto para discursos y esquemas
- Recibir y acompañar a visitantes, y responder consultas telefónicas y por correo electrónico
- Trabajar con la dirección del Departamento de Estado, ejecutivos, contratistas y altos funcionarios externos
- Asesorar a los secretarios de las oficinas subordinadas sobre procedimientos y solicitudes de información
- Mantener registros de transacciones comerciales y actividades de la oficina, y supervisar el correo entrante y saliente
- Asistir a reuniones de gestión de programas e interinstitucionales y preparar informes de programas
- Desarrollar y mantener bases de datos de programas y archivos maestros
- Capacitar a administradores y usuarios de programas sobre procedimientos y políticas
- Administrar registros electrónicos de tiempo y asistencia, así como los preparativos de viajes
- Desempeñarse como oficial de seguridad de la unidad
- Coordinar solicitudes de capacitación, listas, materiales, salas y sesiones individuales de capacitación
- Proporcionar apoyo administrativo a los responsables de programas para los programas y proyectos del Departamento
Requisitos
- Se requiere ciudadanía estadounidense
- Se requiere una autorización de seguridad Secret activa
- Se requiere un diploma de educación secundaria o equivalente
- De 8 a 10 años de experiencia administrativa o de recepción con responsabilidades progresivas
- Sólidas capacidades de atención al cliente y de gestión de múltiples tareas
- Habilidades avanzadas de redacción para correspondencia compleja y detallada
- Capacidad para gestionar calendarios ejecutivos dinámicos y planificar eventos con proveedores externos
- Dominio de Microsoft Office, incluidos Excel, Word y PowerPoint
- Conocimientos intermedios o avanzados de al menos dos aplicaciones de Microsoft Office o para PC
- Conocimientos prácticos del correo electrónico y del equipo de oficina habitual
- Capacidad para aprender y aplicar políticas y procedimientos organizativos complejos
- Buen juicio y discreción al trabajar con altos funcionarios internos y externos
- Capacidad para completar asignaciones de manera creativa y eficaz
- Capacidad para permanecer sentado o de pie sin desplazarse durante el 75 % de la jornada laboral y trabajar en interiores durante el 90 % de la jornada
- Capacidad para mover con frecuencia equipos de oficina estándar de hasta 25 libras
Beneficios
- Puede haber teletrabajo o un horario laboral alternativo con la aprobación del COR
- La verificación previa al empleo y los controles aleatorios de drogas son condiciones de empleo
- Empleo con igualdad de oportunidades
- Se puede conceder preferencia a personas de ascendencia indígena estadounidense de conformidad con la legislación aplicable