Az All Native Group a Nebraska állambeli Winnebago törzs tulajdonában lévő Ho-Chunk Inc. szövetségi szolgáltatási részlege. Az 1999-ben alapított szervezet a védelem, az egészségügy és a logisztika területén nyújt szolgáltatásokat, miközben támogatja a Ho-Chunk Inc. közösségerősítő átfogó küldetését. A szervezet hangsúlyt helyez az együttműködésen alapuló munkára és a közös sikerre, így bemutatkozása releváns lehet a törzsi tulajdonú szövetségi szolgáltató vállalatnál kínálkozó lehetőségek iránt érdeklődő szakemberek számára.
Vezetői adminisztratív asszisztens – az Egyesült Államok Külügyminisztériumának jogi hivatala
Vezetői adminisztratív asszisztensi feladatok ellátása az Egyesült Államok Külügyminisztériuma jogi főtanácsadói hivatalának washingtoni irodájában. A munkakör vezetői adminisztrációt, nyilvántartásokat, naptárakat, programkoordinációt, biztonsági feladatokat és hivatalos levelezést foglal magában.
Leírás
- Támogatás nyújtása az Egyesült Államok Külügyminisztériuma jogi főtanácsadói hivatalának
- Adminisztratív levelezések és általános irodai szabályzatok tervezeteinek elkészítése vezetői jóváhagyásra
- Anyagok előkészítése konferenciákhoz, levelezésekhez, időpontokhoz, értekezletekhez és telefonhívásokhoz
- Kiadványok, szabályozások és irányelvek áttekintése, majd a releváns tételek továbbítása vagy az azokkal kapcsolatos intézkedés
- Jelentések, összefoglalók és válaszok összeállítása több forrásból gyűjtött információk alapján
- Az időpontok prioritásának meghatározása, valamint a vezetői naptárak és meghívások kezelése
- A kimenő levelezés ellenőrzése szabályzatokkal vagy iratanyagokkal való ütközések szempontjából
- A beérkező anyagok, értekezletek és vezetői kötelezettségvállalások összefoglalása
- Teendők és információkérések koordinálása a vezető távollétében
- Az irodai működés javítása adminisztratív eljárások kidolgozásával és bevezetésével
- Konferenciaprogramok, megvitatandó témák, beszédek háttéranyagai és vázlatainak elkészítése
- Vendégek fogadása és kísérése, valamint telefonos és e-mailes megkeresések megválaszolása
- Együttműködés a Külügyminisztérium vezetésével, vezető tisztviselőivel, vállalkozóival és magas rangú külső tisztviselőivel
- Az alárendelt irodák titkárainak tájékoztatása az eljárásokról és információkérésekről
- Üzleti tranzakciók és irodai tevékenységek nyilvántartásának vezetése, valamint a bejövő és kimenő posta felügyelete
- Részvétel programirányítási és ügynökségek közötti értekezleteken, valamint programjelentések készítése
- Program-adatbázisok és törzsállományok létrehozása és karbantartása
- Adminisztrátorok és programfelhasználók képzése az eljárásokról és szabályzatokról
- Az elektronikus munkaidő- és jelenléti nyilvántartások, valamint az utazási intézkedések kezelése
- Az egység biztonsági tisztviselőjeként való szolgálat
- Képzési kérelmek, névsorok, anyagok, termek és egyéni képzési alkalmak koordinálása
- Adminisztratív támogatás nyújtása a programvezetőknek a minisztériumi programokhoz és projektekhez
Követelmények
- Amerikai állampolgárság szükséges
- Érvényes titkos szintű biztonsági engedély szükséges
- Középiskolai végzettség vagy azzal egyenértékű képesítés szükséges
- 8–10 év fokozatosan növekvő felelősséggel járó adminisztratív vagy recepciós tapasztalat
- Erős ügyfélszolgálati és többfeladatos munkavégzési készség
- Magas szintű íráskészség összetett, részletes levelezések készítéséhez
- Képesség dinamikus vezetői naptárak kezelésére és események tervezésére külső szolgáltatókkal
- Microsoft Office-ismeret, beleértve az Excelt, a Wordöt és a PowerPointot
- Legalább két Microsoft Office- vagy PC-alkalmazás középfokú vagy haladó szintű ismerete
- Az e-mail és a szokásos irodai berendezések gyakorlati ismerete
- Képesség összetett szervezeti szabályzatok és eljárások megtanulására és alkalmazására
- Megfontolt ítélőképesség és diszkréció magas rangú belső és külső tisztviselőkkel végzett munka során
- A feladatok kreatív és hatékony elvégzésének képessége
- Képesség a munkanap 75%-ában egy helyben maradni, valamint a munkanap 90%-ában beltérben dolgozni
- Képesség legfeljebb 25 font súlyú szabványos irodai berendezések gyakori mozgatására
Juttatások
- COR-jóváhagyással távmunka vagy alternatív munkarend válhat elérhetővé
- A munkaviszony feltétele a munkába állás előtti és a véletlenszerű kábítószer-szűrés
- Esélyegyenlőséget biztosító foglalkoztatás
- A hatályos jogszabályoknak megfelelően az indiai származású személyek előnyben részesülhetnek