A All Native Group é a divisão de serviços federais da Ho-Chunk Inc., uma empresa pertencente à Tribo Winnebago de Nebraska. Fundada em 1999, oferece serviços nas áreas de defesa, saúde e logística, além de apoiar a missão mais ampla da Ho-Chunk Inc. de fortalecer sua comunidade. A organização valoriza o trabalho colaborativo e o sucesso compartilhado, tornando seu perfil relevante para profissionais que buscam oportunidades em uma empresa de serviços federais pertencente a uma tribo.
Assistente Administrativo Sênior – Escritório Jurídico do Departamento de Estado dos EUA
Assistente Administrativo Sênior que apoia o Escritório do Assessor Jurídico do Departamento de Estado dos EUA em Washington, DC. A função abrange administração executiva, registros, agendas, coordenação de programas, segurança e correspondência oficial.
Descrição
- Apoiar o Escritório do Assessor Jurídico do Departamento de Estado dos EUA
- Redigir correspondências administrativas e materiais sobre políticas gerais do escritório para aprovação da direção
- Preparar materiais para conferências, correspondências, compromissos, reuniões e ligações
- Revisar publicações, regulamentos e diretivas, encaminhando ou tratando os itens relevantes
- Compilar relatórios, resumos e respostas a partir de informações coletadas de várias fontes
- Definir prioridades de compromissos e gerenciar agendas executivas e convites
- Revisar correspondências enviadas para identificar conflitos com políticas ou arquivos
- Resumir materiais recebidos, reuniões e compromissos da direção
- Coordenar ações e solicitações de informação durante a ausência do executivo
- Aprimorar as operações do escritório desenvolvendo e implementando procedimentos administrativos
- Preparar agendas de conferências, tópicos de discussão, materiais de apoio para discursos e roteiros
- Receber e acompanhar visitantes e responder a consultas por telefone e e-mail
- Trabalhar com a gestão do Departamento de Estado, executivos, contratados e altos funcionários externos
- Orientar secretários de escritórios subordinados sobre procedimentos e solicitações de informação
- Manter registros de transações comerciais e atividades do escritório e supervisionar a correspondência recebida e enviada
- Participar de reuniões de gestão de programas e interinstitucionais e preparar relatórios de programas
- Desenvolver e manter bancos de dados de programas e arquivos-mestre
- Treinar administradores e usuários de programas sobre procedimentos e políticas
- Administrar registros eletrônicos de ponto e presença e providenciar viagens
- Atuar como responsável pela segurança da unidade
- Coordenar solicitações de treinamento, listas de participantes, materiais, salas e sessões individuais de treinamento
- Prestar suporte administrativo aos gerentes de programas para programas e projetos do Departamento
Requisitos
- É obrigatória a cidadania dos EUA
- É obrigatória uma autorização de segurança Secret ativa
- É obrigatório diploma de ensino médio ou equivalente
- De 8 a 10 anos de experiência administrativa ou em recepção com responsabilidades progressivamente maiores
- Sólidas habilidades de atendimento ao cliente e de gerenciamento de múltiplas tarefas
- Excelentes habilidades de redação para correspondências complexas e detalhadas
- Capacidade de gerenciar agendas executivas dinâmicas e planejar eventos com fornecedores externos
- Proficiência em Microsoft Office, incluindo Excel, Word e PowerPoint
- Conhecimento intermediário a avançado de pelo menos dois aplicativos do Microsoft Office ou para PC
- Conhecimento prático de e-mail e equipamentos de escritório comuns
- Capacidade de aprender e aplicar políticas e procedimentos organizacionais complexos
- Bom discernimento e discrição ao trabalhar com altos funcionários internos e externos
- Capacidade de concluir tarefas de forma criativa e eficaz
- Capacidade de permanecer parado durante 75% da jornada de trabalho e trabalhar em ambientes internos durante 90% da jornada
- Capacidade de movimentar frequentemente equipamentos de escritório padrão de até 25 libras
Benefícios
- Teletrabalho ou um horário alternativo podem estar disponíveis com aprovação do COR
- A triagem pré-contratação e os testes aleatórios para drogas são condições de emprego
- Emprego com igualdade de oportunidades
- Pode ser dada preferência a pessoas de ascendência indígena americana de acordo com a legislação aplicável