All Native Group è la divisione dei servizi federali di Ho-Chunk Inc., un’azienda di proprietà della tribù Winnebago del Nebraska. Fondata nel 1999, offre servizi nei settori della difesa, della sanità e della logistica, sostenendo al contempo la missione più ampia di Ho-Chunk Inc. di rafforzare la propria comunità. L’organizzazione pone l’accento sulla collaborazione e sul successo condiviso, rendendo il suo profilo rilevante per i professionisti interessati a opportunità presso un’azienda di servizi federali di proprietà tribale.
Assistente amministrativo senior – Ufficio legale del Dipartimento di Stato degli Stati Uniti
Assistente amministrativo senior a supporto dell’Ufficio del consulente legale del Dipartimento di Stato degli Stati Uniti a Washington, DC. Il ruolo comprende amministrazione dirigenziale, gestione dei registri, calendari, coordinamento dei programmi, sicurezza e corrispondenza ufficiale.
Descrizione
- Supportare l’Ufficio del consulente legale del Dipartimento di Stato degli Stati Uniti
- Redigere la corrispondenza amministrativa e i materiali sulle politiche generali dell’ufficio per l’approvazione della dirigenza
- Preparare i materiali per conferenze, corrispondenza, appuntamenti, riunioni e telefonate
- Esaminare pubblicazioni, regolamenti e direttive, quindi inoltrare o gestire gli elementi pertinenti
- Raccogliere relazioni, riepiloghi e risposte da informazioni ottenute da diverse fonti
- Stabilire le priorità degli appuntamenti e gestire i calendari dirigenziali e gli inviti
- Esaminare la corrispondenza in uscita per individuare conflitti con politiche o fascicoli
- Riassumere i materiali in entrata, le riunioni e gli impegni della dirigenza
- Coordinare azioni e richieste di informazioni durante l’assenza del dirigente
- Migliorare le operazioni d’ufficio sviluppando e attuando procedure amministrative
- Preparare ordini del giorno per conferenze, temi di discussione, materiali preparatori per discorsi e scalette
- Accogliere e accompagnare gli ospiti e rispondere alle richieste telefoniche e via e-mail
- Collaborare con la dirigenza del Dipartimento di Stato, dirigenti, appaltatori e alti funzionari esterni
- Fornire consulenza ai segretari degli uffici subordinati su procedure e richieste di informazioni
- Mantenere i registri delle transazioni commerciali e delle attività dell’ufficio e supervisionare la posta in entrata e in uscita
- Partecipare a riunioni di gestione dei programmi e interagenzia e preparare relazioni sui programmi
- Sviluppare e mantenere database dei programmi e fascicoli principali
- Formare amministratori e utenti dei programmi su procedure e politiche
- Gestire i registri elettronici delle presenze e dell’orario di lavoro e organizzare i viaggi
- Svolgere il ruolo di responsabile della sicurezza dell’unità
- Coordinare richieste di formazione, elenchi dei partecipanti, materiali, sale e sessioni formative individuali
- Fornire supporto amministrativo ai responsabili dei programmi per i programmi e i progetti del Dipartimento
Requisiti
- È richiesta la cittadinanza statunitense
- È richiesta un’autorizzazione di sicurezza Secret attiva
- È richiesto un diploma di scuola superiore o equivalente
- Da 8 a 10 anni di esperienza amministrativa o di reception con responsabilità progressivamente maggiori
- Solide capacità di assistenza al cliente e di gestione di più attività
- Competenze avanzate di scrittura per corrispondenza complessa e dettagliata
- Capacità di gestire calendari dirigenziali dinamici e pianificare eventi con fornitori esterni
- Padronanza di Microsoft Office, inclusi Excel, Word e PowerPoint
- Conoscenza intermedia o avanzata di almeno due applicazioni Microsoft Office o per PC
- Conoscenza operativa della posta elettronica e delle apparecchiature d’ufficio standard
- Capacità di apprendere e applicare politiche e procedure organizzative complesse
- Buon giudizio e discrezione nel lavoro con alti funzionari interni ed esterni
- Capacità di completare gli incarichi in modo creativo ed efficace
- Capacità di rimanere fermi per il 75% della giornata lavorativa e di lavorare al chiuso per il 90% della giornata
- Capacità di spostare frequentemente apparecchiature d’ufficio standard fino a 25 libbre
Benefit
- Il telelavoro o un orario di lavoro alternativo possono essere disponibili con l’approvazione del COR
- Lo screening pre-assunzione e i test antidroga casuali sono condizioni di impiego
- Pari opportunità di impiego
- La preferenza può essere estesa alle persone di origine nativa americana in conformità alla legge applicabile