All Native Group est la division des services fédéraux de Ho-Chunk Inc., une entreprise détenue par la tribu Winnebago du Nebraska. Fondée en 1999, elle fournit des services dans les domaines de la défense, de la santé et de la logistique, tout en soutenant la mission plus large de Ho-Chunk Inc. visant à renforcer sa communauté. L’organisation met l’accent sur le travail collaboratif et la réussite collective, ce qui rend son profil pertinent pour les professionnels qui envisagent des opportunités au sein d’une entreprise de services fédéraux détenue par une tribu.
Assistant administratif principal – Bureau juridique du Département d’État des États-Unis
Assistant administratif principal chargé de soutenir le Bureau du conseiller juridique du Département d’État des États-Unis à Washington, DC. Le poste couvre l’administration de direction, les dossiers, les calendriers, la coordination des programmes, la sécurité et la correspondance officielle.
Description
- Soutenir le Bureau du conseiller juridique du Département d’État des États-Unis
- Rédiger la correspondance administrative et les documents relatifs aux politiques générales du bureau pour approbation de la direction
- Préparer les documents pour les conférences, la correspondance, les rendez-vous, les réunions et les appels
- Examiner les publications, règlements et directives, puis transmettre ou traiter les éléments concernés
- Compiler des rapports, synthèses et réponses à partir d’informations recueillies auprès de plusieurs sources
- Définir les priorités des rendez-vous et gérer les calendriers de la direction ainsi que les invitations
- Examiner la correspondance sortante afin de détecter les conflits avec les politiques ou les dossiers
- Résumer les documents entrants, les réunions et les engagements de la direction
- Coordonner les actions et les demandes d’information pendant l’absence du cadre dirigeant
- Améliorer le fonctionnement du bureau en élaborant et en mettant en œuvre des procédures administratives
- Préparer les ordres du jour des conférences, les thèmes de discussion, les documents de préparation des discours et les plans
- Accueillir et accompagner les visiteurs et répondre aux demandes par téléphone et par e-mail
- Collaborer avec la direction du Département d’État, les cadres, les prestataires et les hauts responsables externes
- Conseiller les secrétaires des bureaux subordonnés sur les procédures et les demandes d’information
- Tenir les registres des transactions commerciales et de l’activité du bureau et superviser le courrier entrant et sortant
- Participer aux réunions de gestion de programmes et aux réunions interministérielles, et préparer les rapports de programme
- Développer et tenir à jour les bases de données des programmes et les dossiers maîtres
- Former les administrateurs et les utilisateurs des programmes aux procédures et aux politiques
- Gérer les relevés électroniques du temps et des présences ainsi que les déplacements professionnels
- Assumer la fonction de responsable de la sécurité de l’unité
- Coordonner les demandes de formation, les listes de participants, les supports, les salles et les sessions de formation individuelles
- Fournir un soutien administratif aux responsables de programmes pour les programmes et projets du Département
Exigences
- La citoyenneté américaine est requise
- Une habilitation de sécurité Secret en cours de validité est requise
- Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis
- 8 à 10 ans d’expérience administrative ou d’accueil avec des responsabilités croissantes
- Solides aptitudes au service à la clientèle et à la gestion de tâches multiples
- Excellentes compétences rédactionnelles pour une correspondance complexe et détaillée
- Capacité à gérer des calendriers de direction dynamiques et à planifier des événements avec des prestataires externes
- Maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel, Word et PowerPoint
- Connaissance intermédiaire à avancée d’au moins deux applications Microsoft Office ou pour PC
- Connaissance pratique de la messagerie électronique et du matériel de bureau courant
- Capacité à apprendre et à appliquer des politiques et procédures organisationnelles complexes
- Jugement sûr et discrétion dans le travail avec des hauts responsables internes et externes
- Capacité à réaliser les tâches de manière créative et efficace
- Capacité à rester immobile pendant 75 % de la journée de travail et à travailler à l’intérieur pendant 90 % de la journée
- Capacité à déplacer fréquemment du matériel de bureau standard pesant jusqu’à 25 livres
Avantages
- Le télétravail ou un autre horaire de travail peuvent être disponibles avec l’approbation du COR
- Le dépistage préalable à l’embauche et les tests aléatoires de dépistage de drogues sont des conditions d’emploi
- Emploi garantissant l’égalité des chances
- Une préférence peut être accordée aux personnes d’ascendance amérindienne conformément à la législation applicable