All Native Group — федеральний підрозділ Ho-Chunk Inc., компанії, що належить племені Віннебаго з Небраски. Заснована у 1999 році, організація надає послуги у сферах оборони, охорони здоров’я та логістики, підтримуючи ширшу місію Ho-Chunk Inc. зі зміцнення своєї спільноти. Компанія наголошує на співпраці та спільному успіху, тому її профіль може зацікавити фахівців, які розглядають можливості у федеральній сервісній компанії, що належить корінному племені.
Старший адміністративний асистент — юридичне управління Державного департаменту США
Старший адміністративний асистент підтримує Управління юридичного радника Державного департаменту США у Вашингтоні, округ Колумбія. Посада охоплює адміністративну підтримку керівництва, ведення записів і календарів, координацію програм, питання безпеки та офіційне листування.
Опис
- Підтримувати роботу Управління юридичного радника Державного департаменту США
- Готувати адміністративне листування та загальні матеріали щодо офісних політик для затвердження керівництвом
- Готувати матеріали для конференцій, листування, зустрічей за попереднім записом, нарад і телефонних дзвінків
- Переглядати публікації, нормативні акти та директиви, а потім направляти відповідні матеріали або вживати необхідних заходів
- Складати звіти, резюме та відповіді на основі інформації, зібраної з кількох джерел
- Визначати пріоритети зустрічей і вести календарі керівників та запрошення
- Перевіряти вихідне листування на наявність конфліктів із політиками або документами
- Узагальнювати вхідні матеріали, відомості про наради та зобов’язання керівництва
- Координувати дії та запити на інформацію за відсутності керівника
- Покращувати роботу офісу шляхом розроблення та впровадження адміністративних процедур
- Готувати порядок денний конференцій, теми для обговорення, довідкові матеріали для виступів і плани
- Приймати та супроводжувати відвідувачів, відповідати на телефонні дзвінки й електронні запити
- Взаємодіяти з керівництвом і керівниками Державного департаменту, підрядниками та високопосадовцями зовнішніх організацій
- Консультувати секретарів підпорядкованих підрозділів щодо процедур і запитів на інформацію
- Вести записи про ділові операції та діяльність офісу, контролювати вхідну й вихідну пошту
- Брати участь у нарадах з управління програмами та міжвідомчих зустрічах, готувати звіти про програми
- Розробляти й підтримувати бази даних програм та основні файли
- Навчати адміністраторів і користувачів програм процедурам та політикам
- Вести електронний облік робочого часу й відвідуваності, організовувати відрядження
- Виконувати обов’язки відповідального за безпеку в підрозділі
- Координувати запити на навчання, списки учасників, матеріали, приміщення та індивідуальні навчальні заняття
- Надавати адміністративну підтримку керівникам програм у реалізації програм і проєктів Державного департаменту
Вимоги
- Потрібне громадянство США
- Потрібен чинний допуск до відомостей рівня Secret
- Потрібен атестат про повну загальну середню освіту або еквівалентний документ
- 8–10 років адміністративного досвіду або досвіду роботи на рецепції з поступовим розширенням відповідальності
- Сильні навички обслуговування клієнтів і здатність виконувати кілька завдань одночасно
- Високий рівень навичок підготовки складного й докладного листування
- Здатність керувати динамічними календарями керівників і планувати заходи із зовнішніми постачальниками
- Володіння Microsoft Office, зокрема Excel, Word і PowerPoint
- Знання щонайменше двох програм Microsoft Office або ПК на середньому чи просунутому рівні
- Практичне знання електронної пошти та стандартного офісного обладнання
- Здатність вивчати й застосовувати складні організаційні політики та процедури
- Розсудливість і тактовність під час роботи з високопосадовцями всередині організації та ззовні
- Здатність творчо й ефективно виконувати доручення
- Здатність перебувати в нерухомому положенні 75% робочого дня та працювати в приміщенні 90% робочого дня
- Здатність часто переміщувати стандартне офісне обладнання вагою до 25 фунтів
Переваги
- Віддалена робота або альтернативний графік можуть бути доступні за погодженням COR
- Умовами працевлаштування є перевірка на наркотики до початку роботи та вибіркове тестування
- Рівні можливості працевлаштування
- Перевага може надаватися особам індійського походження відповідно до чинного законодавства