
All Native Group بخش خدمات فدرال Ho-Chunk Inc. است؛ شرکتی متعلق به قبیله وینباگو در نبراسکاست. این سازمان که در سال ۱۹۹۹ تأسیس شده، در حوزههای دفاعی، مراقبتهای بهداشتی و لجستیک خدمات ارائه میدهد و از مأموریت گستردهتر Ho-Chunk Inc. برای تقویت جامعه خود حمایت میکند. این سازمان بر کار مشارکتی و موفقیت مشترک تأکید دارد و معرفی آن برای متخصصانی که به دنبال فرصتهایی در یک شرکت خدمات فدرال متعلق به یک قبیله هستند، مرتبط است.
دستیار ارشد اداری – دفتر حقوقی وزارت امور خارجه ایالات متحده
دستیار ارشد اداری که از دفتر مشاور حقوقی وزارت امور خارجه ایالات متحده در واشنگتن دیسی پشتیبانی میکند. این نقش شامل امور اجرایی، سوابق، تقویمها، هماهنگی برنامهها، امنیت و مکاتبات رسمی است.
توضیحات
- پشتیبانی از دفتر مشاور حقوقی وزارت امور خارجه ایالات متحده
- تهیه مکاتبات اداری و مطالب مربوط به سیاستهای عمومی دفتر برای تأیید مدیران
- آمادهسازی مطالب برای کنفرانسها، مکاتبات، قرارها، جلسات و تماسها
- بررسی انتشارات، مقررات و دستورالعملها و ارجاع یا پیگیری موارد مرتبط
- گردآوری گزارشها، خلاصهها و پاسخها بر اساس اطلاعات جمعآوریشده از منابع متعدد
- تعیین اولویت قرارها و مدیریت تقویمها و دعوتنامههای مدیران
- بررسی مکاتبات خروجی از نظر تعارض با سیاستها یا پروندهها
- تهیه خلاصهای از مطالب ورودی، جلسات و تعهدات مدیران
- هماهنگی اقدامات و درخواستهای اطلاعاتی در زمان غیبت مدیر
- بهبود عملیات دفتر از طریق تدوین و اجرای رویههای اداری
- تهیه دستورجلسههای کنفرانس، موضوعات بحث، مطالب پیشزمینه سخنرانی و طرحها
- پذیرش و همراهی مهمانان و پاسخگویی به پرسشهای تلفنی و ایمیلی
- همکاری با مدیریت وزارت امور خارجه، مدیران، پیمانکاران و مقامات ارشد خارج از سازمان
- ارائه مشاوره به منشیهای دفاتر زیرمجموعه درباره رویهها و درخواستهای اطلاعاتی
- نگهداری سوابق معاملات اداری و فعالیتهای دفتر و نظارت بر نامههای ورودی و خروجی
- شرکت در جلسات مدیریت برنامه و جلسات بینسازمانی و تهیه گزارشهای برنامه
- ایجاد و نگهداری پایگاههای داده و پروندههای اصلی برنامه
- آموزش مدیران اداری و کاربران برنامه درباره رویهها و سیاستها
- مدیریت سوابق الکترونیکی ساعات کار و حضور و ترتیبات سفر
- انجام وظایف افسر امنیتی واحد
- هماهنگی درخواستهای آموزشی، فهرستها، مطالب، اتاقها و جلسات آموزشی فردی
- ارائه پشتیبانی اداری به مدیران برنامه برای برنامهها و پروژههای وزارتخانه
شرایط لازم
- تابعیت ایالات متحده الزامی است
- داشتن مجوز امنیتی فعال در سطح محرمانه الزامی است
- مدرک دیپلم دبیرستان یا معادل آن الزامی است
- ۸ تا ۱۰ سال تجربه با مسئولیتهای فزاینده در امور اداری یا پذیرش
- توانایی قوی در خدماترسانی به مراجعان و انجام همزمان چند کار
- مهارت پیشرفته در نگارش مکاتبات پیچیده و جزئی
- توانایی مدیریت تقویمهای پویای مدیران و برنامهریزی رویدادها با فروشندگان بیرونی
- تسلط بر مایکروسافت آفیس، شامل اکسل، ورد و پاورپوینت
- دانش متوسط تا پیشرفته در دستکم دو برنامه مایکروسافت آفیس یا رایانه شخصی
- آشنایی عملی با ایمیل و تجهیزات استاندارد اداری
- توانایی یادگیری و بهکارگیری سیاستها و رویههای پیچیده سازمانی
- قضاوت سنجیده و حفظ محرمانگی هنگام کار با مقامات ارشد داخلی و خارجی
- توانایی انجام خلاقانه و مؤثر وظایف
- توانایی ثابت ماندن در ۷۵ درصد روز کاری و کار کردن در فضای داخلی در ۹۰ درصد روز کاری
- توانایی جابهجایی مکرر تجهیزات استاندارد اداری با وزن حداکثر ۲۵ پوند
مزایا
- با تأیید COR ممکن است دورکاری یا برنامه کاری جایگزین در دسترس باشد
- غربالگری پیش از استخدام و آزمایش تصادفی مواد مخدر از شرایط استخدام است
- استخدام با فرصت برابر
- مطابق قانون قابل اجرا، ممکن است به افراد هندیتبار اولویت داده شود