美國國務院法律顧問辦公室高級行政助理
在華盛頓特區為美國國務院法律顧問辦公室提供支援的高級行政助理。負責高階主管行政事務、檔案、行程、計畫協調、安全事務及公務通信。
說明
- 為美國國務院法律顧問辦公室提供支援
- 起草供高階主管核准的行政通信和辦公室一般政策資料
- 準備會議、通信、預約、會議和電話所需資料
- 審閱出版品、法規和指令，並轉交或處理相關事項
- 彙整來自多個來源的資訊，撰寫報告、摘要和回覆
- 決定預約優先順序，管理高階主管行事曆和邀請
- 審閱發出通信，檢查是否存在政策或檔案衝突
- 摘要收到的資料、會議內容和高階主管承諾事項
- 在高階主管缺席期間協調行動和資訊請求
- 透過制定和實施行政程序改善辦公室運作
- 準備會議議程、討論主題、演講背景資料和大綱
- 接待並陪同訪客，回覆電話和電子郵件詢問
- 與國務院管理人員、高階主管、承包商及外部高階官員合作
- 就程序和資訊請求向下屬辦公室的秘書提供建議
- 維護業務交易和辦公室活動紀錄，並監督收發郵件
- 參加計畫管理和跨機關會議，準備計畫報告
- 開發和維護計畫資料庫及主檔案
- 培訓行政人員和計畫使用者，說明相關程序和政策
- 管理電子工時與出勤紀錄以及差旅安排
- 擔任本單位安全官員
- 協調培訓申請、名冊、資料、場地和個別培訓課程
- 為計畫經理負責的國務院計畫和專案提供行政支援
職位要求
- 必須是美國公民
- 必須持有有效的秘密級安全許可
- 必須擁有高中畢業證書或同等學歷
- 擁有8至10年逐步承擔更多責任的行政或接待工作經驗
- 具備出色的客戶服務和多工處理能力
- 具備撰寫複雜、詳細通信的進階寫作能力
- 能夠管理動態的高階主管行事曆，並與外部供應商規劃活動
- 熟悉Microsoft Office，包括Excel、Word和PowerPoint
- 至少熟悉兩種Microsoft Office或個人電腦應用程式，並達到中級至進階程度
- 了解電子郵件和標準辦公設備的使用
- 能夠學習並應用複雜的組織政策和程序
- 與內部和外部高階官員合作時具備良好的判斷力和謹慎性
- 能夠以創意且有效的方式完成工作任務
- 能夠在工作日75%的時間保持固定姿勢，並在室內工作90%的時間
- 能夠經常搬運重量不超過25磅的標準辦公設備
福利待遇
- 經COR核准後，可能提供遠端辦公或其他工作時間安排
- 錄用前和隨機藥物篩檢是僱用條件
- 平等就業機會
- 依適用法律，可能優先考慮具有印度血統的個人