All Native Group is de divisie voor federale dienstverlening van Ho-Chunk Inc., een bedrijf dat eigendom is van de Winnebago-stam van Nebraska. Het bedrijf werd opgericht in 1999 en levert diensten op het gebied van defensie, gezondheidszorg en logistiek, en ondersteunt daarnaast de bredere missie van Ho-Chunk Inc. om de eigen gemeenschap te versterken. De organisatie hecht waarde aan samenwerking en gezamenlijk succes en is daarmee relevant voor professionals die mogelijkheden verkennen bij een tribaal eigendom bedrijf voor federale dienstverlening.
Senior administratief assistent – Juridische afdeling van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken
Senior administratief assistent ter ondersteuning van het Office of the Legal Adviser van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken in Washington, DC. De functie omvat directieondersteuning, dossierbeheer, agenda’s, programmacoördinatie, beveiliging en officiële correspondentie.
Beschrijving
- Ondersteunen van het Office of the Legal Adviser van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken
- Opstellen van administratieve correspondentie en algemene beleidsdocumenten voor kantoorprocedures ter goedkeuring door de directie
- Voorbereiden van materiaal voor conferenties, correspondentie, afspraken, vergaderingen en telefoongesprekken
- Beoordelen van publicaties, voorschriften en richtlijnen en relevante stukken doorsturen of behandelen
- Samenstellen van rapporten, samenvattingen en antwoorden op basis van informatie uit meerdere bronnen
- Prioriteren van afspraken en beheren van agenda’s en uitnodigingen van leidinggevenden
- Controleren van uitgaande correspondentie op conflicten met beleid of dossiers
- Samenvatten van binnenkomende stukken, vergaderingen en verplichtingen van leidinggevenden
- Coördineren van acties en informatieverzoeken tijdens afwezigheid van de leidinggevende
- Verbeteren van kantoorprocessen door administratieve procedures te ontwikkelen en te implementeren
- Voorbereiden van conferentieagenda’s, gespreksonderwerpen, achtergrondmateriaal voor toespraken en overzichten
- Ontvangen en begeleiden van gasten en beantwoorden van telefonische en e-mailvragen
- Samenwerken met het management en leidinggevenden van het ministerie van Buitenlandse Zaken, contractanten en senior externe functionarissen
- Secretariële medewerkers in ondergeschikte kantoren adviseren over procedures en informatieverzoeken
- Bijhouden van registraties van zakelijke transacties en kantooractiviteiten en toezicht houden op inkomende en uitgaande post
- Deelnemen aan vergaderingen over programmabeheer en interdepartementale vergaderingen en programmaverslagen opstellen
- Programmadatabases en centrale dossiers ontwikkelen en onderhouden
- Administrateurs en programmagebruikers trainen in procedures en beleid
- Elektronische uren- en aanwezigheidsregistraties en reisarrangementen beheren
- Optreden als beveiligingsfunctionaris van de eenheid
- Coördineren van trainingsverzoeken, deelnemerslijsten, materialen, ruimtes en individuele trainingssessies
- Administratieve ondersteuning bieden aan programmamanagers voor programma’s en projecten van het ministerie
Vereisten
- Het Amerikaanse staatsburgerschap is vereist
- Een actieve geheime veiligheidsmachtiging is vereist
- Een middelbareschooldiploma of gelijkwaardig diploma is vereist
- 8–10 jaar steeds verantwoordelijkere ervaring in administratieve functies of receptiewerk
- Sterke vaardigheden op het gebied van klantenservice en multitasking
- Gevorderde schrijfvaardigheid voor complexe, gedetailleerde correspondentie
- Vermogen om dynamische agenda’s van leidinggevenden te beheren en evenementen met externe leveranciers te plannen
- Vaardigheid met Microsoft Office, waaronder Excel, Word en PowerPoint
- Gemiddelde tot gevorderde kennis van ten minste twee Microsoft Office- of pc-toepassingen
- Praktische kennis van e-mail en standaard kantoorapparatuur
- Vermogen om complexe organisatorische beleidsregels en procedures te leren en toe te passen
- Goed beoordelingsvermogen en discretie bij het werken met senior interne en externe functionarissen
- Vermogen om opdrachten creatief en effectief uit te voeren
- Vermogen om 75% van de werkdag stil te zitten en 90% van de werkdag binnen te werken
- Vermogen om regelmatig standaardkantoorapparatuur van maximaal 25 pond te verplaatsen
Voordelen
- Telewerken of een alternatief werkrooster kan mogelijk zijn met goedkeuring van de COR
- Een screening vóór indiensttreding en willekeurige drugstests zijn voorwaarden voor indiensttreding
- Werkgelegenheid met gelijke kansen
- Voorkeur kan volgens de toepasselijke wetgeving worden toegekend aan personen van Indiase afkomst