OptiNizers je podjetje na področju B2B SaaS in kadrovskih tehnologij, ki podjetjem pomaga dostopati do talentov na daljavo za ključna operativna in ustvarjalna dela. Njegove storitve vključujejo virtualno asistenco za vodstvene delavce, podporo strankam, upravljanje družbenih omrežij in grafično oblikovanje. Z organizacijo delovnih tokov in odpravljanjem poslovnih ozkih grl OptiNizers podpira naročnike, ki si prizadevajo za večjo učinkovitost in praktične zmogljivosti za rast. Porazdeljena ekipa podjetja in model zagotavljanja storitev na daljavo sta pomembna za strokovnjake, ki iščejo priložnosti na področju virtualne podpore, uporabniške izkušnje, digitalnih vsebin in poslovnih operacij.
Oddaljeni strokovnjak za obveznosti in terjatve – Filipini
Oddaljeni strokovnjak za obveznosti in terjatve, odgovoren za izdajanje računov strankam, račune dobaviteljev, usklajevanja, spremljanje izterjav in finančno poročanje. Podpira tovorno in logistično podjetje s sedežem v Manili z uporabo orodij QuickBooks Online, Bill.com, Excel in povezanih orodij za vodenje evidenc.
Opis
- Ustvarjati in pošiljati račune strankam v QuickBooks Onlineu z uporabo odobrenih zneskov in podatkov o pošiljkah
- Pred izdajo računov preverjati podatke o strankah, reference pošiljk, stroške in podporne evidence
- Spremljati prejeta plačila, prepoznavati zapadle obveznosti in poročati o neskladjih
- Pripravljati tedenske povzetke terjatev in bančnih pologov
- Skrbeti za točnost evidenc strank in po potrebi posodabljati poročila o prodajnih provizijah
- Zbirati in pregledovati račune dobaviteljev skupaj s podporno dokumentacijo
- Vnašati račune dobaviteljev v Bill.com, preverjati podvojene vnose ter potrjevati zneske in datume plačil
- Zaključiti vnos računov pred tedenskimi roki za odobritev
- Vzdrževati izpiske kontov dobaviteljev in zagotavljati zahtevane posodobitve stanja
- Predložiti račune v odobritev in upoštevati vzpostavljeni postopek plačil
- Pripravljati poročila o dobičku in izgubi na ravni pošiljke v Excelu
- Pripravljati tedenske izpiske kontov strank in povezana poročila o obračunavanju
- Pred predložitvijo obračunskih paketov usklajevati račune, stroške pošiljk, cene in podporne evidence
- Pripravljati mesečna poročila o obveznostih in terjatvah
- Spremljati neplačane obveznosti strank in po potrebi preverjati potrditve plačil
- Vzdrževati točne in urejene finančne evidence v QuickBooks Onlineu, Bill.comu, Excelu, Google Sheetsu in Airtablu
- Pregledovati evidence pošiljk in podporne dokumente, da se preveri popolnost zahtevanih informacij
- Ustvarjati cenike na podlagi odobrenih tarif in navodil
- Uporabljati uveljavljene prakse arhiviranja in hraniti popolno dokumentacijo transakcij
- Sodelovati z notranjimi člani ekipe pri pojasnjevanju informacij o obračunavanju in reševanju neskladij
- Pripravljati dokumentacijo in poročila, pri čemer pooblaščene osebe ohranijo odgovornost za odobritev in načrtovanje plačil
Zahteve
- Imeti vsaj tri leta skupnih izkušenj z obveznostmi in terjatvami
- Praktično uporabljati QuickBooks Online za izdajanje računov in delo s terjatvami
- Imeti praktične izkušnje z vnosom računov dobaviteljev in upravljanjem postopkov odobritve v Bill.comu
- Izkazovati dobro znanje Excela, vključno z iskanji, vrtilnimi tabelami in finančnim poročanjem
- Imeti izkušnje z ustvarjanjem računov, usklajevanjem transakcij in spremljanjem neporavnanih obveznosti
- Delati skrbno in dosledno ter upoštevati ponavljajoče se roke
- Učinkovito pisno komunicirati v angleščini
- Upoštevati dokumentirane postopke in namesto ugibanja eskalirati nejasne stroške, neskladja ali vprašanja glede odobritve
- Biti organiziran, zanesljiv in učinkovit pri samostojnem delu
- Izkušnje s špedicijo, logistiko, logistiko tretjih oseb ali obračunavanjem prevozov so prednost
- Poznavanje evidenc pošiljk, dokazil o dostavi, dodatnih stroškov, cen po prevoznih poteh in skladiščnih pribitkov je prednost
- Izkušnje z Airtablom in Google Sheetsom so prednost
- Izkušnje s pripravo izpiskov kontov strank in upravljanjem ponavljajočih se ciklov obračunavanja in izterjave so prednost
Ugodnosti
- Sodelovanje v vlogi neodvisnega izvajalca
- Prilagodljivost dela s polnim ali krajšim delovnim časom
- Popolnoma oddaljen način dela