OptiNizers je B2B SaaS a HR technologická spoločnosť, ktorá pomáha firmám získavať pracovníkov na diaľku pre kľúčové prevádzkové a kreatívne úlohy. Medzi jej služby patrí virtuálna asistencia pre vedúcich pracovníkov, zákaznícka podpora, správa sociálnych médií a grafický dizajn. Organizovaním pracovných postupov a riešením prekážok v podnikaní podporuje OptiNizers klientov, ktorí hľadajú vyššiu efektivitu a praktickú kapacitu na rast. Distribuovaný tím spoločnosti a model poskytovania služieb na diaľku sú relevantné pre profesionálov, ktorí hľadajú príležitosti v oblasti virtuálnej podpory, zákazníckej skúsenosti, digitálneho obsahu a podnikových operácií.
Špecialista na záväzky a pohľadávky na diaľku – Filipíny
Špecialista na záväzky a pohľadávky na diaľku zodpovedný za fakturáciu zákazníkov, účty dodávateľov, odsúhlasovanie, sledovanie inkasa a finančné výkazníctvo. Podporuje nákladnú a logistickú spoločnosť so sídlom v Manile s využitím nástrojov QuickBooks Online, Bill.com, Excel a súvisiacich nástrojov na vedenie záznamov.
Popis
- Vytvárať a odosielať faktúry zákazníkom v QuickBooks Online na základe schválených súm a informácií o zásielkach
- Pred vystavením faktúr kontrolovať údaje o zákazníkoch, referencie zásielok, poplatky a podporné záznamy
- Sledovať prijaté platby, identifikovať omeškané zostatky a hlásiť nezrovnalosti
- Zostavovať týždenné prehľady pohľadávok a bankových vkladov
- Udržiavať presnosť zákazníckych záznamov a podľa potreby aktualizovať prehľady provízií z predaja
- Zhromažďovať a kontrolovať faktúry dodávateľov spolu s podpornou dokumentáciou
- Zadávať účty dodávateľov do Bill.com, kontrolovať duplicity a overovať sumy a dátumy úhrad
- Dokončiť zadávanie účtov pred týždennými termínmi schvaľovania
- Udržiavať výpisy účtov dodávateľov a poskytovať požadované aktualizácie stavu
- Predkladať účty na schválenie a dodržiavať zavedený proces platieb
- Vytvárať výkazy ziskov a strát na úrovni zásielok v Exceli
- Pripravovať týždenné výpisy účtov zákazníkov a súvisiace fakturačné prehľady
- Pred odoslaním fakturačných podkladov odsúhlasovať faktúry, náklady na zásielky, ceny a podporné záznamy
- Zostavovať mesačné prehľady záväzkov a pohľadávok
- Sledovať neuhradené zostatky zákazníkov a podľa potreby zisťovať potvrdenia o platbách
- Udržiavať presné a usporiadané finančné záznamy v QuickBooks Online, Bill.com, Exceli, Google Sheets a Airtable
- Kontrolovať záznamy o zásielkach a podporné dokumenty s cieľom overiť úplnosť požadovaných informácií
- Vytvárať cenové prehľady zo schválených sadzieb a pokynov
- Dodržiavať zavedené postupy archivácie a uchovávať úplnú dokumentáciu transakcií
- Koordinovať sa s internými členmi tímu pri objasňovaní fakturačných informácií a riešení nezrovnalostí
- Pripravovať dokumentáciu a prehľady, pričom za schvaľovanie a plánovanie platieb naďalej zodpovedajú oprávnené osoby
Požiadavky
- Mať aspoň tri roky kombinovaných skúseností so záväzkami a pohľadávkami
- Prakticky používať QuickBooks Online na fakturáciu a prácu s pohľadávkami
- Mať praktické skúsenosti so zadávaním účtov dodávateľov a riadením schvaľovacích postupov v Bill.com
- Preukázať pokročilú znalosť Excelu vrátane vyhľadávaní, kontingenčných tabuliek a finančného výkazníctva
- Mať skúsenosti s vytváraním faktúr, odsúhlasovaním transakcií a sledovaním neuhradených zostatkov
- Pracovať starostlivo a dôsledne pri dodržiavaní opakujúcich sa termínov
- Efektívne komunikovať v písanej angličtine
- Dodržiavať zdokumentované postupy a namiesto domnienok eskalovať nejasné poplatky, nezrovnalosti alebo otázky týkajúce sa schválenia
- Byť organizovaný, spoľahlivý a efektívny pri samostatnej práci
- Skúsenosti so špedíciou, logistikou, treťou stranou v logistike alebo fakturáciou v doprave sú výhodou
- Znalosť záznamov o zásielkach, potvrdení o doručení, doplnkových poplatkov, cien prepravných trás a skladových prirážok je výhodou
- Skúsenosti s Airtable a Google Sheets sú výhodou
- Skúsenosti s prípravou výpisov účtov zákazníkov a riadením opakujúcich sa cyklov fakturácie a inkasa sú výhodou
Benefity
- Spolupráca na pozícii nezávislého dodávateľa
- Flexibilita práce na plný alebo čiastočný úväzok
- Plne vzdialený spôsob práce