OptiNizers est une entreprise B2B de SaaS et de technologies des ressources humaines qui aide les entreprises à accéder à des talents à distance pour des tâches opérationnelles et créatives essentielles. Ses services comprennent l’assistance virtuelle aux cadres, le service client, la gestion des réseaux sociaux et la conception graphique. En organisant les flux de travail et en s’attaquant aux goulots d’étranglement opérationnels, OptiNizers accompagne les clients qui cherchent à gagner en efficacité et à développer concrètement leur capacité de croissance. Son équipe distribuée et son modèle de services à distance sont pertinents pour les professionnels qui s’intéressent aux opportunités dans l’assistance virtuelle, l’expérience client, les contenus numériques et les opérations commerciales.
Spécialiste à distance des comptes fournisseurs et clients – Philippines
Spécialiste à distance des comptes fournisseurs et clients, responsable de la facturation des clients, des factures fournisseurs, des rapprochements, du suivi des recouvrements et des rapports financiers. Soutient une entreprise de transport de marchandises et de logistique basée à Manille en utilisant QuickBooks Online, Bill.com, Excel et des outils connexes de gestion des dossiers.
Description
- Créer et envoyer les factures clients dans QuickBooks Online à partir des montants approuvés et des informations d’expédition
- Vérifier les informations clients, les références d’expédition, les frais et les justificatifs avant d’émettre les factures
- Suivre les paiements reçus, repérer les soldes en retard et signaler les écarts
- Compiler les récapitulatifs hebdomadaires des comptes clients et des dépôts bancaires
- Tenir les dossiers clients à jour et actualiser les rapports de commissions commerciales lorsque nécessaire
- Rassembler et examiner les factures fournisseurs ainsi que leurs justificatifs
- Saisir les factures fournisseurs dans Bill.com, vérifier les doublons et confirmer les montants et les dates de paiement
- Terminer la saisie des factures avant les échéances hebdomadaires d’approbation
- Tenir les relevés de compte fournisseurs et fournir les mises à jour demandées
- Soumettre les factures à l’approbation et suivre le processus de paiement établi
- Produire des rapports de profits et pertes par expédition dans Excel
- Préparer les relevés de compte hebdomadaires des clients et les rapports de facturation associés
- Rapprocher les factures, les coûts d’expédition, les tarifs et les justificatifs avant de soumettre les dossiers de facturation
- Compiler les rapports mensuels des comptes fournisseurs et clients
- Suivre les soldes clients impayés et demander des confirmations de paiement lorsque nécessaire
- Tenir des dossiers financiers précis et organisés dans QuickBooks Online, Bill.com, Excel, Google Sheets et Airtable
- Examiner les dossiers d’expédition et les justificatifs afin de vérifier que les informations requises sont complètes
- Créer des grilles tarifaires à partir des tarifs et des instructions approuvés
- Utiliser les pratiques de classement établies et conserver la documentation complète des transactions
- Coordonner avec les membres de l’équipe interne pour clarifier les informations de facturation et résoudre les écarts
- Préparer la documentation et les rapports, tandis que le personnel autorisé conserve la responsabilité de l’approbation et de la planification des paiements
Exigences
- Avoir au moins trois ans d’expérience cumulée dans les comptes fournisseurs et clients
- Utiliser QuickBooks Online de manière pratique pour la facturation et les activités liées aux comptes clients
- Avoir une expérience pratique de la saisie des factures fournisseurs et de la gestion des flux d’approbation dans Bill.com
- Démontrer une solide maîtrise d’Excel, notamment des recherches, des tableaux croisés dynamiques et des rapports financiers
- Avoir de l’expérience dans la création de factures, le rapprochement des transactions et le suivi des soldes impayés
- Travailler avec rigueur et constance tout en respectant les échéances récurrentes
- Communiquer efficacement par écrit en anglais
- Suivre les procédures documentées et signaler les frais peu clairs, les écarts ou les questions d’approbation plutôt que de faire des suppositions
- Être organisé, fiable et efficace en travaillant de manière autonome
- Une expérience dans le transit de marchandises, la logistique, la logistique externalisée ou la facturation du transport est souhaitée
- La connaissance des dossiers d’expédition, des preuves de livraison, des frais accessoires, de la tarification par itinéraire et des majorations d’entrepôt est souhaitée
- Une expérience avec Airtable et Google Sheets est souhaitée
- Une expérience dans la préparation des relevés clients et la gestion des cycles récurrents de facturation et de recouvrement est souhaitée
Avantages
- Engagement en tant que prestataire indépendant
- Flexibilité à temps plein ou à temps partiel
- Organisation du travail entièrement à distance