OptiNizers är ett B2B SaaS- och HR-techföretag som hjälper företag att få tillgång till distansbaserad kompetens för viktiga administrativa och kreativa arbetsuppgifter. Tjänsterna omfattar bland annat virtuell chefsassistans, kundservice, hantering av sociala medier och grafisk design. Genom att organisera arbetsflöden och lösa flaskhalsar i verksamheten hjälper OptiNizers kunder att arbeta effektivare och skapa praktisk kapacitet för tillväxt. Företagets distribuerade team och distansbaserade tjänstemodell är relevanta för yrkesverksamma som utforskar möjligheter inom virtuellt stöd, kundupplevelse, digitalt innehåll och verksamhetsdrift.
Distansspecialist inom leverantörs- och kundreskontra – Filippinerna
Distansspecialist inom leverantörs- och kundreskontra med ansvar för kundfakturering, leverantörsfakturor, avstämningar, uppföljning av fordringar och finansiell rapportering. Stöttar ett Manila-baserat frakt- och logistikföretag med QuickBooks Online, Bill.com, Excel och relaterade verktyg för dokumentation.
Beskrivning
- Skapa och skicka kundfakturor i QuickBooks Online med godkända belopp och leveransuppgifter
- Kontrollera kunduppgifter, leveransreferenser, avgifter och underlag innan fakturor utfärdas
- Övervaka inkommande betalningar, identifiera förfallna saldon och rapportera avvikelser
- Sammanställa veckovisa rapporter över kundfordringar och bankinsättningar
- Hålla kundregister korrekta och uppdatera rapporter över försäljningsprovisioner vid behov
- Samla in och granska leverantörsfakturor tillsammans med tillhörande dokumentation
- Registrera leverantörsfakturor i Bill.com, kontrollera dubbletter och bekräfta belopp och betalningsdatum
- Slutföra registreringen av fakturor före veckovisa tidsfrister för godkännande
- Underhålla leverantörskontoutdrag och lämna begärda statusuppdateringar
- Skicka fakturor för godkännande och följa den etablerade betalningsprocessen
- Ta fram resultatrapporter på leveransnivå i Excel
- Förbereda veckovisa kontoutdrag för kunder och relaterade faktureringsrapporter
- Stämma av fakturor, leveranskostnader, prissättning och underlag innan faktureringspaket skickas in
- Sammanställa månatliga rapporter över leverantörs- och kundreskontra
- Följa upp obetalda kundsaldon och vid behov följa upp betalningsbekräftelser
- Underhålla korrekta och välorganiserade ekonomiska register i QuickBooks Online, Bill.com, Excel, Google Sheets och Airtable
- Granska leveransregister och underlag för att kontrollera att nödvändig information är komplett
- Skapa prislistor utifrån godkända priser och instruktioner
- Följa etablerade rutiner för arkivering och bevara fullständig transaktionsdokumentation
- Samordna med interna teammedlemmar för att klargöra faktureringsuppgifter och lösa avvikelser
- Förbereda dokumentation och rapporter medan behörig personal behåller ansvaret för godkännande och schemaläggning av betalningar
Krav
- Minst tre års sammanlagd erfarenhet av leverantörs- och kundreskontra
- Praktisk erfarenhet av QuickBooks Online för fakturering och kundreskontra
- Praktisk erfarenhet av att registrera leverantörsfakturor och hantera godkännandeflöden i Bill.com
- Mycket goda kunskaper i Excel, inklusive uppslag, pivottabeller och finansiell rapportering
- Erfarenhet av att skapa fakturor, stämma av transaktioner och följa upp utestående saldon
- Arbeta noggrant och konsekvent samt hålla återkommande deadlines
- Kunna kommunicera effektivt på skriftlig engelska
- Följa dokumenterade rutiner och eskalera oklara avgifter, avvikelser eller frågor om godkännande i stället för att göra antaganden
- Vara organiserad, pålitlig och effektiv vid självständigt arbete
- Erfarenhet av spedition, logistik, tredjepartslogistik eller transportfakturering är meriterande
- Kännedom om leveransregister, leveransbevis, tilläggsavgifter, ruttprissättning och lagerpåslag är meriterande
- Erfarenhet av Airtable och Google Sheets är meriterande
- Erfarenhet av att förbereda kundutdrag och hantera återkommande fakturerings- och kravcykler är meriterande
Förmåner
- Uppdrag som självständig uppdragstagare
- Flexibilitet att arbeta heltid eller deltid
- Helt distansbaserat arbete