OptiNizers è un’azienda B2B di SaaS e tecnologia per le risorse umane che aiuta le imprese ad accedere a talenti da remoto per attività operative e creative essenziali. I suoi servizi includono assistenza virtuale per dirigenti, servizio clienti, gestione dei social media e progettazione grafica. Organizzando i flussi di lavoro e affrontando i colli di bottiglia aziendali, OptiNizers supporta i clienti che desiderano maggiore efficienza e una capacità concreta di crescita. Il suo team distribuito e il modello di servizi da remoto sono rilevanti per i professionisti interessati a opportunità nel supporto virtuale, nell’esperienza cliente, nei contenuti digitali e nelle operazioni aziendali.
Specialista da remoto per contabilità fornitori e clienti – Filippine
Specialista da remoto per la contabilità fornitori e clienti, responsabile della fatturazione dei clienti, delle fatture dei fornitori, delle riconciliazioni, del monitoraggio degli incassi e della reportistica finanziaria. Supporta un’azienda di trasporto merci e logistica con sede a Manila utilizzando QuickBooks Online, Bill.com, Excel e strumenti correlati per la gestione dei registri.
Descrizione
- Creare e inviare le fatture ai clienti in QuickBooks Online utilizzando gli importi approvati e le informazioni sulle spedizioni
- Controllare i dati dei clienti, i riferimenti delle spedizioni, gli addebiti e i documenti di supporto prima di emettere le fatture
- Monitorare i pagamenti in entrata, individuare i saldi scaduti e segnalare le discrepanze
- Compilare riepiloghi settimanali dei crediti verso clienti e dei depositi bancari
- Mantenere accurati i dati dei clienti e aggiornare i report delle commissioni di vendita quando necessario
- Raccogliere e verificare le fatture dei fornitori insieme alla relativa documentazione di supporto
- Inserire le fatture dei fornitori in Bill.com, verificando i duplicati e confermando importi e date di pagamento
- Completare l’inserimento delle fatture prima delle scadenze settimanali per l’approvazione
- Mantenere gli estratti conto dei fornitori e fornire gli aggiornamenti sullo stato richiesti
- Inviare le fatture per l’approvazione e seguire il processo di pagamento stabilito
- Produrre report di profitti e perdite a livello di spedizione in Excel
- Preparare gli estratti conto settimanali dei clienti e i relativi report di fatturazione
- Riconciliare fatture, costi di spedizione, prezzi e documenti di supporto prima di inviare i dossier di fatturazione
- Compilare i report mensili dei debiti verso fornitori e dei crediti verso clienti
- Monitorare i saldi non pagati dei clienti e richiedere conferme di pagamento quando necessario
- Mantenere registri finanziari accurati e organizzati in QuickBooks Online, Bill.com, Excel, Google Sheets e Airtable
- Esaminare i registri delle spedizioni e i documenti di supporto per verificare che le informazioni richieste siano complete
- Creare schede prezzi sulla base delle tariffe e delle istruzioni approvate
- Utilizzare le pratiche di archiviazione stabilite e conservare la documentazione completa delle transazioni
- Coordinarsi con i membri del team interno per chiarire le informazioni di fatturazione e risolvere le discrepanze
- Preparare documentazione e report, mentre il personale autorizzato mantiene la responsabilità dell’approvazione e della programmazione dei pagamenti
Requisiti
- Avere almeno tre anni di esperienza complessiva nella contabilità fornitori e clienti
- Utilizzare QuickBooks Online in modo pratico per la fatturazione e le attività relative ai crediti verso clienti
- Avere esperienza pratica nell’inserimento delle fatture dei fornitori e nella gestione dei flussi di approvazione in Bill.com
- Dimostrare un’ottima conoscenza di Excel, incluse funzioni di ricerca, tabelle pivot e report finanziari
- Avere esperienza nella creazione di fatture, nella riconciliazione delle transazioni e nel monitoraggio dei saldi insoluti
- Lavorare con attenzione e costanza rispettando le scadenze ricorrenti
- Comunicare efficacemente per iscritto in inglese
- Seguire le procedure documentate e segnalare addebiti poco chiari, discrepanze o dubbi sulle approvazioni invece di fare supposizioni
- Essere organizzati, affidabili ed efficaci nel lavoro autonomo
- È preferibile avere esperienza nel trasporto merci, nella logistica, nella logistica conto terzi o nella fatturazione dei trasporti
- È preferibile conoscere i registri delle spedizioni, le prove di consegna, gli addebiti accessori, le tariffe per tratta e i ricarichi di magazzino
- È preferibile avere esperienza con Airtable e Google Sheets
- È preferibile avere esperienza nella preparazione degli estratti conto dei clienti e nella gestione di cicli ricorrenti di fatturazione e recupero crediti
Benefit
- Incarico come collaboratore indipendente
- Flessibilità con orario a tempo pieno o parziale
- Modalità di lavoro completamente da remoto