OptiNizers е B2B SaaS и HR технологична компания, която помага на бизнеса да получи достъп до дистанционни специалисти за ключови оперативни и творчески задачи. Услугите ѝ включват виртуална административна помощ за ръководители, обслужване на клиенти, управление на социални медии и графичен дизайн. Чрез организиране на работните процеси и отстраняване на затрудненията в бизнеса OptiNizers подкрепя клиенти, които търсят по-висока ефективност и практически капацитет за растеж. Децентрализираният екип на компанията и моделът ѝ за дистанционно предоставяне на услуги са подходящи за професионалисти, които проучват възможности във виртуалната поддръжка, клиентското изживяване, дигиталното съдържание и бизнес операциите.
Дистанционен специалист по задължения и вземания – Филипини
Дистанционен специалист по задължения и вземания, отговорен за фактуриране на клиенти, фактури от доставчици, съгласувания, проследяване на събирания и финансово отчитане. Подпомага базиран в Манила товарен и логистичен бизнес чрез QuickBooks Online, Bill.com, Excel и свързани инструменти за водене на отчетност.
Описание
- Създава и изпраща фактури на клиенти в QuickBooks Online, като използва одобрени суми и информация за пратките
- Проверява данните за клиентите, референциите за пратките, таксите и придружаващите записи преди издаване на фактури
- Следи постъпващите плащания, идентифицира просрочените салда и докладва несъответствията
- Изготвя седмични обобщения на вземанията и банковите депозити
- Поддържа точни клиентски записи и при необходимост актуализира отчетите за комисиони от продажби
- Събира и преглежда фактурите от доставчици заедно с придружаващата документация
- Въвежда фактурите от доставчици в Bill.com, проверява за дубликати и потвърждава сумите и датите на плащане
- Приключва въвеждането на фактурите преди седмичните крайни срокове за одобрение
- Поддържа извлеченията по сметките на доставчиците и предоставя поисканите актуализации за статуса
- Изпраща фактурите за одобрение и следва установения процес за плащане
- Изготвя отчети за печалбата и загубата на ниво пратка в Excel
- Подготвя седмични извлечения по сметките на клиентите и свързани отчети за фактурирането
- Съгласува фактурите, разходите по пратките, цените и придружаващите записи преди изпращане на пакетите за фактуриране
- Изготвя месечни отчети за задълженията и вземанията
- Проследява неплатените салда на клиентите и при необходимост проследява потвържденията за плащане
- Поддържа точни и организирани финансови записи в QuickBooks Online, Bill.com, Excel, Google Sheets и Airtable
- Преглежда записите за пратките и придружаващите документи, за да провери дали необходимата информация е пълна
- Създава ценови справки от одобрени тарифи и инструкции
- Използва установените практики за архивиране и съхранява пълна документация за транзакциите
- Координира се с вътрешните членове на екипа за изясняване на информацията за фактуриране и разрешаване на несъответствия
- Подготвя документация и отчети, като упълномощените лица запазват отговорността за одобряването и планирането на плащанията
Изисквания
- Има поне три години комбиниран опит със задължения и вземания
- Използва QuickBooks Online на практика за фактуриране и работа с вземания
- Има практически опит с въвеждане на фактури от доставчици и управление на процеси за одобрение в Bill.com
- Демонстрира отлични умения в Excel, включително справки, обобщени таблици и финансово отчитане
- Има опит със създаване на фактури, съгласуване на транзакции и проследяване на непогасени салда
- Работи внимателно и последователно, като спазва повтарящи се срокове
- Комуникира ефективно на писмен английски език
- Следва документирани процедури и ескалира неясни такси, несъответствия или въпроси за одобрение, вместо да прави предположения
- Организиран, надежден и ефективен е при самостоятелна работа
- Опитът в спедиция, логистика, логистика от трета страна или фактуриране в транспорта е предимство
- Познаването на записи за пратки, доказателства за доставка, допълнителни такси, ценообразуване по направления и складови надценки е предимство
- Опитът с Airtable и Google Sheets е предимство
- Опитът с подготовка на извлечения по сметки на клиенти и управление на повтарящи се цикли на фактуриране и събиране е предимство
Придобивки
- Ангажиране като независим изпълнител
- Гъвкавост за работа на пълен или непълен работен ден
- Изцяло дистанционен начин на работа