OptiNizers er et B2B SaaS- og HR-teknologiselskap som hjelper bedrifter med å få tilgang til fjernbasert kompetanse for viktige administrative og kreative oppgaver. Tjenestene omfatter blant annet virtuell lederassistanse, kundeservice, administrasjon av sosiale medier og grafisk design. Ved å organisere arbeidsflyter og håndtere flaskehalser i virksomheten hjelper OptiNizers kundene med å oppnå større effektivitet og bygge praktisk kapasitet for vekst. Selskapets distribuerte team og fjernbaserte tjenestemodell er relevant for fagpersoner som utforsker muligheter innen virtuell støtte, kundeopplevelse, digitalt innhold og forretningsdrift.
Fjernspesialist innen leverandør- og kundereskontro – Filippinene
Fjernspesialist innen leverandør- og kundereskontro med ansvar for kundefakturering, leverandørfakturaer, avstemminger, oppfølging av utestående fordringer og økonomisk rapportering. Støtter en frakt- og logistikkvirksomhet basert i Manila ved hjelp av QuickBooks Online, Bill.com, Excel og relaterte verktøy for dokumentasjon.
Beskrivelse
- Opprette og sende kundefakturaer i QuickBooks Online ved hjelp av godkjente beløp og forsendelsesopplysninger
- Kontrollere kundeopplysninger, forsendelsesreferanser, gebyrer og underlag før fakturaer utstedes
- Overvåke innbetalinger, identifisere forfalte saldoer og rapportere avvik
- Utarbeide ukentlige oversikter over kundefordringer og bankinnskudd
- Holde kundeopplysninger korrekte og oppdatere rapporter om salgsprovisjon ved behov
- Samle inn og gjennomgå leverandørfakturaer med tilhørende dokumentasjon
- Registrere leverandørfakturaer i Bill.com, kontrollere duplikater og bekrefte beløp og betalingsdatoer
- Fullføre registreringen av fakturaer før de ukentlige godkjenningsfristene
- Vedlikeholde leverandørkontoutdrag og gi ønskede statusoppdateringer
- Sende fakturaer til godkjenning og følge den etablerte betalingsprosessen
- Utarbeide resultatrapporter på forsendelsesnivå i Excel
- Forberede ukentlige kundeutdrag og tilhørende faktureringsrapporter
- Avstemme fakturaer, forsendelseskostnader, priser og underlag før faktureringspakker sendes inn
- Utarbeide månedlige rapporter over leverandør- og kundereskontro
- Følge opp ubetalte kundesaldoer og ved behov følge opp betalingsbekreftelser
- Vedlikeholde nøyaktige og organiserte økonomiske registre i QuickBooks Online, Bill.com, Excel, Google Sheets og Airtable
- Gjennomgå forsendelsesregistre og underlag for å kontrollere at nødvendig informasjon er komplett
- Opprette prisark basert på godkjente satser og instruksjoner
- Følge etablerte arkiveringsrutiner og oppbevare fullstendig transaksjonsdokumentasjon
- Koordinere med interne teammedlemmer for å avklare faktureringsopplysninger og løse avvik
- Utarbeide dokumentasjon og rapporter mens autorisert personale beholder ansvaret for godkjenning og planlegging av betalinger
Krav
- Minst tre års samlet erfaring med leverandør- og kundereskontro
- Praktisk erfaring med QuickBooks Online for fakturering og kundereskontro
- Praktisk erfaring med registrering av leverandørfakturaer og håndtering av godkjenningsflyter i Bill.com
- Gode Excel-ferdigheter, inkludert oppslag, pivottabeller og økonomisk rapportering
- Erfaring med å opprette fakturaer, avstemme transaksjoner og følge opp utestående saldoer
- Arbeide nøyaktig og konsekvent og overholde tilbakevendende frister
- Kommunisere effektivt på skriftlig engelsk
- Følge dokumenterte prosedyrer og eskalere uklare gebyrer, avvik eller spørsmål om godkjenning i stedet for å anta
- Være organisert, pålitelig og effektiv ved selvstendig arbeid
- Erfaring fra spedisjon, logistikk, tredjepartslogistikk eller transportfakturering er en fordel
- Kjennskap til forsendelsesregistre, leveringsbevis, tilleggsgebyrer, rutepriser og lagerpåslag er en fordel
- Erfaring med Airtable og Google Sheets er en fordel
- Erfaring med å utarbeide kundeutdrag og håndtere tilbakevendende fakturerings- og oppfølgingssykluser er en fordel
Fordeler
- Oppdrag som selvstendig oppdragstaker
- Fleksibilitet til å arbeide heltid eller deltid
- Fullt fjernbasert arbeid