OptiNizers là công ty B2B SaaS và công nghệ nhân sự, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận nhân tài làm việc từ xa cho các công việc vận hành và sáng tạo thiết yếu. Các dịch vụ của công ty bao gồm hỗ trợ ảo cấp điều hành, chăm sóc khách hàng, quản lý mạng xã hội và thiết kế đồ họa. Bằng cách tổ chức quy trình làm việc và giải quyết các điểm nghẽn trong kinh doanh, OptiNizers hỗ trợ khách hàng nâng cao hiệu quả và xây dựng năng lực thực tế để phát triển. Đội ngũ phân tán và mô hình dịch vụ từ xa của công ty phù hợp với những chuyên gia đang tìm kiếm cơ hội trong lĩnh vực hỗ trợ ảo, trải nghiệm khách hàng, nội dung số và vận hành doanh nghiệp.
Chuyên viên công nợ phải trả và phải thu từ xa – Philippines
Chuyên viên công nợ phải trả và phải thu làm việc từ xa, phụ trách lập hóa đơn khách hàng, xử lý hóa đơn nhà cung cấp, đối chiếu, theo dõi thu hồi công nợ và báo cáo tài chính. Hỗ trợ doanh nghiệp vận tải và logistics có trụ sở tại Manila bằng QuickBooks Online, Bill.com, Excel và các công cụ lưu trữ hồ sơ liên quan.
Mô tả
- Tạo và gửi hóa đơn khách hàng trên QuickBooks Online bằng số tiền được phê duyệt và thông tin lô hàng
- Kiểm tra thông tin khách hàng, mã tham chiếu lô hàng, các khoản phí và hồ sơ hỗ trợ trước khi phát hành hóa đơn
- Theo dõi các khoản thanh toán đến, xác định số dư quá hạn và báo cáo các chênh lệch
- Tổng hợp báo cáo hàng tuần về công nợ phải thu và tiền gửi ngân hàng
- Duy trì hồ sơ khách hàng chính xác và cập nhật báo cáo hoa hồng bán hàng khi cần
- Thu thập và kiểm tra hóa đơn nhà cung cấp cùng các tài liệu hỗ trợ
- Nhập hóa đơn nhà cung cấp vào Bill.com, kiểm tra trùng lặp và xác nhận số tiền cùng ngày thanh toán
- Hoàn tất việc nhập hóa đơn trước thời hạn phê duyệt hàng tuần
- Duy trì bảng đối chiếu công nợ nhà cung cấp và cung cấp thông tin cập nhật trạng thái theo yêu cầu
- Gửi hóa đơn để phê duyệt và tuân thủ quy trình thanh toán đã thiết lập
- Lập báo cáo lãi lỗ theo từng lô hàng bằng Excel
- Chuẩn bị bảng đối chiếu công nợ khách hàng hàng tuần và các báo cáo lập hóa đơn liên quan
- Đối chiếu hóa đơn, chi phí lô hàng, giá cả và hồ sơ hỗ trợ trước khi gửi bộ hồ sơ lập hóa đơn
- Tổng hợp báo cáo công nợ phải trả và phải thu hàng tháng
- Theo dõi số dư chưa thanh toán của khách hàng và liên hệ xác nhận thanh toán khi cần thiết
- Duy trì hồ sơ tài chính chính xác, có tổ chức trên QuickBooks Online, Bill.com, Excel, Google Sheets và Airtable
- Rà soát hồ sơ lô hàng và tài liệu hỗ trợ để xác minh thông tin bắt buộc đã đầy đủ
- Tạo bảng giá dựa trên mức giá và hướng dẫn đã được phê duyệt
- Tuân thủ quy trình lưu trữ hồ sơ đã thiết lập và lưu giữ đầy đủ chứng từ giao dịch
- Phối hợp với các thành viên trong nhóm nội bộ để làm rõ thông tin lập hóa đơn và xử lý chênh lệch
- Chuẩn bị tài liệu và báo cáo, trong khi nhân sự được ủy quyền vẫn chịu trách nhiệm phê duyệt và lên lịch thanh toán
Yêu cầu
- Có ít nhất ba năm kinh nghiệm tổng hợp về công nợ phải trả và phải thu
- Có kinh nghiệm thực hành QuickBooks Online trong lập hóa đơn và xử lý công nợ phải thu
- Có kinh nghiệm thực tế nhập hóa đơn nhà cung cấp và quản lý quy trình phê duyệt trên Bill.com
- Thành thạo Excel, bao gồm hàm tra cứu, bảng tổng hợp và lập báo cáo tài chính
- Có kinh nghiệm tạo hóa đơn, đối chiếu giao dịch và theo dõi số dư còn phải thu
- Làm việc cẩn thận, nhất quán và đáp ứng các thời hạn định kỳ
- Giao tiếp hiệu quả bằng tiếng Anh viết
- Tuân thủ quy trình được lập thành văn bản và báo cáo các khoản phí chưa rõ, chênh lệch hoặc câu hỏi về phê duyệt thay vì tự suy đoán
- Có khả năng tổ chức, đáng tin cậy và làm việc độc lập hiệu quả
- Ưu tiên có kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, logistics, logistics bên thứ ba hoặc lập hóa đơn vận tải
- Ưu tiên quen thuộc với hồ sơ lô hàng, bằng chứng giao hàng, phụ phí, định giá theo tuyến và khoản cộng thêm của kho
- Ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng Airtable và Google Sheets
- Ưu tiên có kinh nghiệm chuẩn bị bảng đối chiếu công nợ khách hàng và quản lý chu kỳ lập hóa đơn, thu hồi công nợ định kỳ
Phúc lợi
- Hợp tác theo hình thức nhà thầu độc lập
- Linh hoạt làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian
- Hình thức làm việc hoàn toàn từ xa