OptiNizers je B2B SaaS a HR tech společnost, která firmám pomáhá získat přístup k talentům pracujícím na dálku pro klíčové provozní a kreativní úkoly. Její služby zahrnují virtuální asistenci pro vedoucí pracovníky, zákaznický servis, správu sociálních sítí a grafický design. Organizací pracovních postupů a řešením úzkých míst v podnikání podporuje OptiNizers klienty, kteří usilují o vyšší efektivitu a praktickou kapacitu pro růst. Distribuovaný tým společnosti a model poskytování služeb na dálku jsou relevantní pro odborníky, kteří zvažují příležitosti v oblasti virtuální podpory, zákaznické zkušenosti, digitálního obsahu a podnikových operací.
Specialista na závazky a pohledávky — práce na dálku na Filipínách
Specialista na závazky a pohledávky pracující na dálku, který odpovídá za fakturaci zákazníků, zpracování faktur dodavatelů, odsouhlasování, sledování vymáhání a finanční reporting. Práce pro dopravní a logistickou společnost se sídlem v Manile s využitím QuickBooks Online, Bill.com, Excelu a souvisejících evidenčních nástrojů.
Popis
- Vytvářet a odesílat zákaznické faktury v QuickBooks Online podle schválených částek a informací o zásilkách
- Před vystavením faktur kontrolovat údaje zákazníků, reference zásilek, poplatky a podpůrné záznamy
- Sledovat příchozí platby, identifikovat pohledávky po splatnosti a hlásit nesrovnalosti
- Sestavovat týdenní přehledy pohledávek a bankovních vkladů
- Udržovat přesné zákaznické záznamy a podle potřeby aktualizovat zprávy o provizích z prodeje
- Shromažďovat a kontrolovat faktury dodavatelů včetně podpůrné dokumentace
- Zadávat faktury dodavatelů do Bill.com, kontrolovat duplicity a potvrzovat částky a data splatnosti
- Dokončovat zadávání faktur před týdenními termíny schvalování
- Vést výpisy účtů dodavatelů a poskytovat požadované informace o stavu
- Předkládat faktury ke schválení a dodržovat zavedený proces plateb
- Vytvářet v Excelu výkazy zisku a ztráty na úrovni jednotlivých zásilek
- Připravovat týdenní výpisy účtů zákazníků a související fakturační reporty
- Před odesláním fakturačních podkladů odsouhlasovat faktury, náklady na zásilky, ceny a podpůrné záznamy
- Sestavovat měsíční reporty závazků a pohledávek
- Sledovat neuhrazené zákaznické pohledávky a podle potřeby zjišťovat potvrzení plateb
- Vést přesné a uspořádané finanční záznamy v QuickBooks Online, Bill.com, Excelu, Google Sheets a Airtable
- Kontrolovat záznamy o zásilkách a podpůrné dokumenty, aby byly úplné všechny požadované informace
- Vytvářet cenové listy podle schválených sazeb a pokynů
- Dodržovat zavedené postupy archivace a uchovávat úplnou dokumentaci transakcí
- Spolupracovat s interními členy týmu na objasnění fakturačních údajů a řešení nesrovnalostí
- Připravovat dokumentaci a reporty, přičemž za schválení a plánování plateb nadále odpovídají pověřené osoby
Požadavky
- Nejméně tři roky celkové praxe v oblasti závazků a pohledávek
- Praktická zkušenost s používáním QuickBooks Online pro fakturaci a práci s pohledávkami
- Praktická zkušenost se zadáváním faktur dodavatelů a správou schvalovacích postupů v Bill.com
- Pokročilá znalost Excelu včetně vyhledávacích funkcí, kontingenčních tabulek a finančního reportingu
- Zkušenost s vystavováním faktur, odsouhlasováním transakcí a sledováním neuhrazených zůstatků
- Pečlivost a důslednost při dodržování opakujících se termínů
- Efektivní písemná komunikace v angličtině
- Dodržování zdokumentovaných postupů a eskalace nejasných poplatků, nesrovnalostí nebo otázek ke schválení namísto domněnek
- Organizovanost, spolehlivost a schopnost efektivně pracovat samostatně
- Zkušenost se spedicí, logistikou, smluvní logistikou nebo fakturací v dopravě je výhodou
- Znalost záznamů o zásilkách, potvrzení o doručení, příplatků, sazeb podle přepravních tras a skladových přirážek je výhodou
- Zkušenost s Airtable a Google Sheets je výhodou
- Zkušenost s přípravou zákaznických výpisů a správou opakujících se cyklů fakturace a vymáhání je výhodou
Benefity
- Spolupráce na pozici nezávislého dodavatele
- Flexibilita práce na plný nebo částečný úvazek
- Plně vzdálený způsob práce