OptiNizers is een B2B SaaS- en HR-techbedrijf dat bedrijven helpt om talent op afstand in te zetten voor essentiële operationele en creatieve werkzaamheden. De dienstverlening omvat virtuele assistentie voor leidinggevenden, klantenservice, beheer van sociale media en grafisch ontwerp. Door werkprocessen te organiseren en knelpunten binnen bedrijven aan te pakken, ondersteunt OptiNizers klanten die hun efficiëntie en praktische capaciteit voor groei willen vergroten. Het gedistribueerde team en het model voor dienstverlening op afstand zijn relevant voor professionals die mogelijkheden verkennen op het gebied van virtuele ondersteuning, klantervaring, digitale content en bedrijfsvoering.
Remote specialist crediteuren- en debiteurenadministratie – Filipijnen
Remote specialist crediteuren- en debiteurenadministratie, verantwoordelijk voor klantfacturen, leveranciersfacturen, aansluitingen, het volgen van incasso's en financiële rapportages. Ondersteunt een in Manilla gevestigd vracht- en logistiek bedrijf met QuickBooks Online, Bill.com, Excel en aanverwante systemen voor administratie en registratie.
Beschrijving
- Klantfacturen in QuickBooks Online opstellen en versturen op basis van goedgekeurde bedragen en verzendgegevens
- Klantgegevens, verzendreferenties, kosten en ondersteunende documenten controleren voordat facturen worden uitgegeven
- Binnenkomende betalingen bewaken, achterstallige saldi identificeren en afwijkingen rapporteren
- Wekelijkse overzichten van de debiteurenadministratie en bankstortingen samenstellen
- Klantgegevens accuraat houden en verkoopprovisierapporten bijwerken wanneer dat nodig is
- Leveranciersfacturen en de bijbehorende ondersteunende documentatie verzamelen en controleren
- Leveranciersfacturen invoeren in Bill.com, controleren op duplicaten en bedragen en betaaldatums bevestigen
- De invoer van facturen vóór de wekelijkse goedkeuringsdeadlines afronden
- Leveranciersafschriften bijhouden en gevraagde statusupdates verstrekken
- Facturen ter goedkeuring indienen en het vastgestelde betalingsproces volgen
- Winst-en-verliesrapporten op zendingniveau opstellen in Excel
- Wekelijkse rekeningoverzichten voor klanten en bijbehorende factureringsrapporten voorbereiden
- Facturen, verzendkosten, prijzen en ondersteunende documenten aansluiten voordat factureringspakketten worden ingediend
- Maandelijkse rapporten over crediteuren- en debiteurenadministratie samenstellen
- Onbetaalde klantsaldi volgen en indien nodig betalingsbevestigingen opvolgen
- Nauwkeurige en geordende financiële administratie bijhouden in QuickBooks Online, Bill.com, Excel, Google Sheets en Airtable
- Verzendgegevens en ondersteunende documenten controleren om te verifiëren dat alle vereiste informatie compleet is
- Prijsbladen opstellen op basis van goedgekeurde tarieven en instructies
- Vastgestelde archiveringsprocedures toepassen en volledige transactiedocumentatie bewaren
- Met interne teamleden afstemmen om factureringsinformatie te verduidelijken en afwijkingen op te lossen
- Documentatie en rapporten voorbereiden, terwijl bevoegde medewerkers verantwoordelijk blijven voor goedkeuring en planning van betalingen
Vereisten
- Minimaal drie jaar gecombineerde ervaring in crediteuren- en debiteurenadministratie meebrengen
- Hands-on ervaring hebben met QuickBooks Online voor facturering en debiteurenadministratie
- Praktische ervaring hebben met het invoeren van leveranciersfacturen en het beheren van goedkeuringsprocessen in Bill.com
- Sterke Excel-vaardigheden aantonen, waaronder zoekfuncties, draaitabellen en financiële rapportages
- Ervaring hebben met het opstellen van facturen, het aansluiten van transacties en het bewaken van openstaande saldi
- Zorgvuldig en consistent werken en terugkerende deadlines halen
- Effectief schriftelijk communiceren in het Engels
- Gedocumenteerde procedures volgen en onduidelijke kosten, afwijkingen of vragen over goedkeuring escaleren in plaats van aannames te doen
- Georganiseerd en betrouwbaar blijven en effectief zelfstandig kunnen werken
- Ervaring in vrachtvervoer, logistiek, third-party logistics of transportfacturering is gewenst
- Kennis van verzendgegevens, bewijs van levering, bijkomende kosten, routeprijzen en magazijnopslagen is gewenst
- Ervaring met Airtable en Google Sheets is gewenst
- Ervaring met het opstellen van klantafschriften en het beheren van terugkerende facturerings- en incassocycli is gewenst
Voordelen
- Opdracht als zelfstandig opdrachtnemer
- Flexibiliteit voor fulltime of parttime werk
- Volledig remote werkarrangement