OptiNizers ist ein B2B-SaaS- und HR-Tech-Unternehmen, das Unternehmen dabei unterstützt, remote tätige Fachkräfte für wichtige operative und kreative Aufgaben zu gewinnen. Zu den Dienstleistungen gehören virtuelle Assistenz auf Führungsebene, Kundenservice, Social-Media-Management und Grafikdesign. Durch die Strukturierung von Arbeitsabläufen und die Beseitigung geschäftlicher Engpässe unterstützt OptiNizers seine Kunden dabei, effizienter zu arbeiten und praktische Kapazitäten für Wachstum zu schaffen. Das verteilte Team und das Remote-Service-Modell des Unternehmens sind für Fachkräfte relevant, die sich für Möglichkeiten in den Bereichen virtuelle Unterstützung, Kundenerfahrung, digitale Inhalte und Geschäftsabläufe interessieren.
Remote-Spezialist für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung – Philippinen
Remote-Spezialist für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, zuständig für Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen, Abstimmungen, die Überwachung von Zahlungseingängen und Finanzberichte. Unterstützt ein Fracht- und Logistikunternehmen mit Sitz in Manila und arbeitet mit QuickBooks Online, Bill.com, Excel und weiteren Tools zur Aufzeichnung von Finanzdaten.
Beschreibung
- Kundenrechnungen in QuickBooks Online anhand genehmigter Beträge und Versandinformationen erstellen und versenden
- Kundendaten, Versandreferenzen, Gebühren und Belege vor der Ausstellung von Rechnungen prüfen
- Zahlungseingänge überwachen, überfällige Salden identifizieren und Abweichungen melden
- Wöchentliche Zusammenfassungen der Debitorenbuchhaltung und Bankeinzahlungen erstellen
- Kundendaten korrekt halten und bei Bedarf Verkaufsprovisionsberichte aktualisieren
- Lieferantenrechnungen einschließlich der zugehörigen Belege sammeln und prüfen
- Lieferantenrechnungen in Bill.com erfassen, auf Duplikate prüfen sowie Beträge und Zahlungstermine bestätigen
- Die Erfassung von Rechnungen vor den wöchentlichen Genehmigungsfristen abschließen
- Lieferantenkontoauszüge pflegen und angeforderte Statusaktualisierungen bereitstellen
- Rechnungen zur Genehmigung einreichen und den festgelegten Zahlungsprozess befolgen
- Gewinn- und Verlustberichte auf Versandebene in Excel erstellen
- Wöchentliche Kontoauszüge für Kunden und zugehörige Abrechnungsberichte vorbereiten
- Rechnungen, Versandkosten, Preise und Belege vor der Einreichung von Abrechnungspaketen abstimmen
- Monatliche Berichte zur Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung erstellen
- Offene Kundensalden verfolgen und bei Bedarf Zahlungsbestätigungen nachverfolgen
- Genaue und strukturierte Finanzunterlagen in QuickBooks Online, Bill.com, Excel, Google Sheets und Airtable pflegen
- Versandunterlagen und Belege prüfen, um die Vollständigkeit der erforderlichen Informationen sicherzustellen
- Preiskalkulationen anhand genehmigter Tarife und Anweisungen erstellen
- Die geltenden Ablagepraktiken anwenden und vollständige Transaktionsunterlagen aufbewahren
- Mit internen Teammitgliedern zusammenarbeiten, um Abrechnungsinformationen zu klären und Abweichungen zu lösen
- Unterlagen und Berichte vorbereiten, während autorisierte Personen für die Genehmigung und Terminierung von Zahlungen verantwortlich bleiben
Anforderungen
- Mindestens drei Jahre kombinierte Erfahrung in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung mitbringen
- Praktische Erfahrung mit QuickBooks Online für Rechnungsstellung und Debitorenbuchhaltung haben
- Praktische Erfahrung bei der Erfassung von Lieferantenrechnungen und der Verwaltung von Genehmigungsabläufen in Bill.com haben
- Sehr gute Excel-Kenntnisse einschließlich SVERWEISen, Pivot-Tabellen und Finanzberichten nachweisen
- Erfahrung mit der Erstellung von Rechnungen, der Abstimmung von Transaktionen und der Überwachung offener Salden haben
- Sorgfältig und konsequent arbeiten und wiederkehrende Fristen einhalten
- Sich schriftlich effektiv auf Englisch verständigen
- Dokumentierte Verfahren befolgen und unklare Gebühren, Abweichungen oder Genehmigungsfragen eskalieren, statt Annahmen zu treffen
- Organisiert, zuverlässig und bei selbstständiger Arbeit effektiv bleiben
- Erfahrung in der Spedition, Logistik, Kontraktlogistik oder Transportabrechnung ist wünschenswert
- Vertrautheit mit Versandunterlagen, Zustellnachweisen, Zusatzgebühren, Streckenpreisen und Lageraufschlägen ist wünschenswert
- Erfahrung mit Airtable und Google Sheets ist wünschenswert
- Erfahrung mit der Erstellung von Kundenauszügen und der Verwaltung wiederkehrender Abrechnungs- und Inkassoprozesse ist wünschenswert
Zusatzleistungen
- Engagement als unabhängiger Auftragnehmer
- Flexibilität bei Vollzeit oder Teilzeit
- Vollständig remote organisierte Tätigkeit