OptiNizers er en B2B SaaS- og HR-techvirksomhed, der hjælper virksomheder med at få adgang til fjernbaserede talenter til vigtige administrative og kreative opgaver. Tjenesterne omfatter blandt andet virtuel ledelsesassistance, kundeservice, administration af sociale medier og grafisk design. Ved at organisere arbejdsgange og håndtere flaskehalse i virksomheden hjælper OptiNizers kunder med at opnå større effektivitet og skabe praktisk kapacitet til vækst. Virksomhedens distribuerede team og fjernbaserede servicemodel er relevante for fagfolk, der undersøger muligheder inden for virtuel support, kundeoplevelser, digitalt indhold og forretningsdrift.
Fjernspecialist i kreditor- og debitorbogholderi – Filippinerne
Fjernspecialist i kreditor- og debitorbogholderi med ansvar for kundefakturering, leverandørfakturaer, afstemninger, opfølgning på tilgodehavender og finansiel rapportering. Understøtter en Manila-baseret fragt- og logistikvirksomhed med QuickBooks Online, Bill.com, Excel og relaterede værktøjer til dokumentation.
Beskrivelse
- Oprette og sende kundefakturaer i QuickBooks Online ved hjælp af godkendte beløb og forsendelsesoplysninger
- Kontrollere kundeoplysninger, forsendelsesreferencer, gebyrer og bilag, før fakturaer udstedes
- Overvåge indbetalinger, identificere forfaldne saldi og rapportere afvigelser
- Udarbejde ugentlige oversigter over debitorer og bankindbetalinger
- Sikre korrekte kundeoplysninger og opdatere rapporter om salgsprovision efter behov
- Indsamle og gennemgå leverandørfakturaer sammen med tilhørende dokumentation
- Registrere leverandørfakturaer i Bill.com, kontrollere dubletter og bekræfte beløb og betalingsdatoer
- Færdiggøre registreringen af fakturaer før de ugentlige godkendelsesfrister
- Vedligeholde leverandørkontoudtog og levere ønskede statusopdateringer
- Indsende fakturaer til godkendelse og følge den fastlagte betalingsproces
- Udarbejde resultatopgørelser på forsendelsesniveau i Excel
- Forberede ugentlige kundeudtog og relaterede faktureringsrapporter
- Afstemme fakturaer, forsendelsesomkostninger, priser og bilag, før faktureringspakker indsendes
- Udarbejde månedlige rapporter over kreditorer og debitorer
- Følge op på ubetalte kundesaldi og ved behov følge op på betalingsbekræftelser
- Vedligeholde nøjagtige og velorganiserede økonomiske registreringer i QuickBooks Online, Bill.com, Excel, Google Sheets og Airtable
- Gennemgå forsendelsesregistreringer og bilag for at kontrollere, at nødvendige oplysninger er komplette
- Oprette prisark ud fra godkendte priser og instruktioner
- Følge fastlagte arkiveringsrutiner og opbevare komplet transaktionsdokumentation
- Koordinere med interne teammedlemmer for at afklare faktureringsoplysninger og løse afvigelser
- Forberede dokumentation og rapporter, mens autoriseret personale fortsat har ansvaret for godkendelse og planlægning af betalinger
Krav
- Mindst tre års samlet erfaring med kreditor- og debitorbogholderi
- Praktisk erfaring med QuickBooks Online til fakturering og debitorbogholderi
- Praktisk erfaring med registrering af leverandørfakturaer og håndtering af godkendelsesflows i Bill.com
- Stærke Excel-kompetencer, herunder opslag, pivottabeller og finansiel rapportering
- Erfaring med at oprette fakturaer, afstemme transaktioner og overvåge udestående saldi
- Arbejde omhyggeligt og konsekvent og overholde tilbagevendende deadlines
- Kommunikere effektivt på skriftligt engelsk
- Følge dokumenterede procedurer og eskalere uklare gebyrer, afvigelser eller spørgsmål om godkendelse i stedet for at gætte
- Være organiseret, pålidelig og effektiv ved selvstændigt arbejde
- Erfaring med spedition, logistik, tredjepartslogistik eller transportfakturering foretrækkes
- Kendskab til forsendelsesregistreringer, leveringsbeviser, tillægsgebyrer, rutepriser og lagerpåslag foretrækkes
- Erfaring med Airtable og Google Sheets foretrækkes
- Erfaring med at udarbejde kundeudtog og håndtere tilbagevendende fakturerings- og opfølgningscyklusser foretrækkes
Fordele
- Samarbejde som selvstændig kontrahent
- Fleksibilitet til fuldtids- eller deltidsarbejde
- Fuldt fjernbaseret arbejde