OptiNizers to firma B2B SaaS i HR tech, która pomaga przedsiębiorstwom uzyskać dostęp do zdalnych talentów potrzebnych do realizacji kluczowych zadań operacyjnych i kreatywnych. Jej usługi obejmują wirtualne wsparcie kadry zarządzającej, obsługę klienta, zarządzanie mediami społecznościowymi oraz projektowanie graficzne. Organizując przepływy pracy i usuwając wąskie gardła w działalności biznesowej, OptiNizers wspiera klientów dążących do większej efektywności i zwiększenia praktycznych możliwości rozwoju. Rozproszony zespół firmy oraz model świadczenia usług zdalnych są istotne dla osób rozważających możliwości w obszarze wirtualnego wsparcia, obsługi klienta, treści cyfrowych i operacji biznesowych.
Specjalista ds. zobowiązań i należności — praca zdalna na Filipinach
Zdalny specjalista ds. zobowiązań i należności odpowiedzialny za fakturowanie klientów, obsługę faktur dostawców, uzgodnienia, monitorowanie windykacji oraz raportowanie finansowe. Praca dla firmy transportowo-logistycznej z siedzibą w Manili, z wykorzystaniem QuickBooks Online, Bill.com, Excela i powiązanych narzędzi ewidencyjnych.
Opis
- Tworzenie i wysyłanie faktur klientom w QuickBooks Online na podstawie zatwierdzonych kwot i informacji o przesyłkach
- Sprawdzanie danych klientów, numerów przesyłek, opłat i dokumentów potwierdzających przed wystawieniem faktur
- Monitorowanie wpływających płatności, identyfikowanie zaległych należności i zgłaszanie rozbieżności
- Przygotowywanie cotygodniowych zestawień należności i depozytów bankowych
- Dbanie o poprawność danych klientów i aktualizowanie raportów prowizyjnych w razie potrzeby
- Zbieranie i weryfikowanie faktur dostawców wraz z dokumentami potwierdzającymi
- Wprowadzanie faktur dostawców do Bill.com, sprawdzanie duplikatów oraz potwierdzanie kwot i terminów płatności
- Kończenie wprowadzania faktur przed cotygodniowymi terminami zatwierdzania
- Prowadzenie zestawień sald dostawców i przekazywanie wymaganych informacji o statusie
- Przekazywanie faktur do zatwierdzenia i przestrzeganie ustalonego procesu płatności
- Przygotowywanie raportów zysków i strat na poziomie przesyłek w Excelu
- Przygotowywanie cotygodniowych zestawień sald klientów i powiązanych raportów dotyczących fakturowania
- Uzgadnianie faktur, kosztów przesyłek, cen i dokumentów potwierdzających przed przekazaniem pakietów do fakturowania
- Przygotowywanie miesięcznych raportów zobowiązań i należności
- Monitorowanie niezapłaconych należności klientów i uzyskiwanie potwierdzeń płatności w razie potrzeby
- Prowadzenie dokładnej i uporządkowanej dokumentacji finansowej w QuickBooks Online, Bill.com, Excelu, Google Sheets i Airtable
- Przeglądanie dokumentacji przesyłek i dokumentów potwierdzających w celu sprawdzenia kompletności wymaganych informacji
- Tworzenie zestawień cenowych na podstawie zatwierdzonych stawek i instrukcji
- Stosowanie ustalonych zasad archiwizacji i przechowywanie pełnej dokumentacji transakcji
- Współpraca z członkami zespołu w celu wyjaśniania informacji dotyczących fakturowania i rozwiązywania rozbieżności
- Przygotowywanie dokumentacji i raportów, przy czym upoważnione osoby zachowują odpowiedzialność za zatwierdzanie i planowanie płatności
Wymagania
- Co najmniej trzy lata łącznego doświadczenia w zakresie zobowiązań i należności
- Praktyczna znajomość QuickBooks Online w zakresie fakturowania i obsługi należności
- Praktyczne doświadczenie we wprowadzaniu faktur dostawców i obsłudze procesów zatwierdzania w Bill.com
- Bardzo dobra znajomość Excela, w tym funkcji wyszukiwania, tabel przestawnych i raportowania finansowego
- Doświadczenie w wystawianiu faktur, uzgadnianiu transakcji i monitorowaniu zaległych należności
- Dokładność i konsekwencja w pracy przy zachowaniu cyklicznych terminów
- Skuteczna komunikacja pisemna w języku angielskim
- Przestrzeganie udokumentowanych procedur oraz eskalowanie niejasnych opłat, rozbieżności lub pytań dotyczących zatwierdzeń zamiast opierania się na założeniach
- Dobra organizacja, niezawodność i skuteczność w pracy samodzielnej
- Doświadczenie w spedycji, logistyce, logistyce kontraktowej lub fakturowaniu transportowym będzie dodatkowym atutem
- Znajomość dokumentacji przesyłek, potwierdzeń dostawy, opłat dodatkowych, stawek na trasach i narzutów magazynowych będzie dodatkowym atutem
- Doświadczenie w pracy z Airtable i Google Sheets będzie dodatkowym atutem
- Doświadczenie w przygotowywaniu zestawień dla klientów i obsłudze cyklicznych procesów fakturowania oraz windykacji będzie dodatkowym atutem
Benefity
- Współpraca na zasadzie niezależnego kontrahenta
- Elastyczność pracy w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin
- Praca w pełni zdalna