A OptiNizers é uma empresa B2B de SaaS e tecnologia para recursos humanos que ajuda empresas a acessar talentos remotos para trabalhos operacionais e criativos essenciais. Seus serviços incluem assistência virtual executiva, atendimento ao cliente, gestão de redes sociais e design gráfico. Ao organizar fluxos de trabalho e solucionar gargalos empresariais, a OptiNizers apoia clientes que buscam mais eficiência e capacidade prática para crescer. Sua equipe distribuída e seu modelo de serviços remotos são relevantes para profissionais interessados em oportunidades de suporte virtual, experiência do cliente, conteúdo digital e operações empresariais.
Especialista remoto em contas a pagar e a receber – Filipinas
Especialista remoto em contas a pagar e a receber responsável pelo faturamento de clientes, contas de fornecedores, conciliações, acompanhamento de cobranças e relatórios financeiros. Presta suporte a uma empresa de transporte de cargas e logística sediada em Manila utilizando QuickBooks Online, Bill.com, Excel e ferramentas relacionadas de controle de registros.
Descrição
- Criar e enviar faturas de clientes no QuickBooks Online utilizando valores aprovados e informações das remessas
- Verificar os dados dos clientes, referências das remessas, cobranças e registros de suporte antes de emitir as faturas
- Monitorar os pagamentos recebidos, identificar saldos vencidos e informar discrepâncias
- Compilar resumos semanais de contas a receber e depósitos bancários
- Manter os registros dos clientes atualizados e atualizar relatórios de comissões de vendas quando necessário
- Reunir e revisar faturas de fornecedores juntamente com a documentação de suporte
- Lançar contas de fornecedores no Bill.com, verificando duplicidades e confirmando valores e datas de pagamento
- Concluir o lançamento das contas antes dos prazos semanais de aprovação
- Manter os extratos de contas dos fornecedores e fornecer as atualizações de status solicitadas
- Enviar as contas para aprovação e seguir o processo de pagamento estabelecido
- Produzir relatórios de lucros e perdas por remessa no Excel
- Preparar extratos semanais de contas de clientes e relatórios de faturamento relacionados
- Conciliar faturas, custos de remessa, preços e registros de suporte antes de enviar os pacotes de faturamento
- Compilar relatórios mensais de contas a pagar e a receber
- Acompanhar saldos de clientes em aberto e solicitar confirmações de pagamento quando necessário
- Manter registros financeiros precisos e organizados no QuickBooks Online, Bill.com, Excel, Google Sheets e Airtable
- Revisar registros de remessas e documentos de suporte para verificar se as informações exigidas estão completas
- Criar planilhas de preços com base em tarifas e instruções aprovadas
- Utilizar as práticas de arquivamento estabelecidas e manter a documentação completa das transações
- Coordenar com os membros da equipe interna para esclarecer informações de faturamento e resolver discrepâncias
- Preparar documentação e relatórios, enquanto o pessoal autorizado mantém a responsabilidade pela aprovação e pelo agendamento dos pagamentos
Requisitos
- Ter pelo menos três anos de experiência combinada em contas a pagar e a receber
- Usar o QuickBooks Online na prática para faturamento e atividades de contas a receber
- Ter experiência prática no lançamento de contas de fornecedores e no gerenciamento de fluxos de aprovação no Bill.com
- Demonstrar amplo domínio do Excel, incluindo funções de pesquisa, tabelas dinâmicas e relatórios financeiros
- Ter experiência na criação de faturas, conciliação de transações e acompanhamento de saldos pendentes
- Trabalhar com cuidado e consistência, cumprindo prazos recorrentes
- Comunicar-se com eficácia por escrito em inglês
- Seguir procedimentos documentados e encaminhar cobranças pouco claras, discrepâncias ou dúvidas sobre aprovações em vez de fazer suposições
- Ser organizado, confiável e eficaz ao trabalhar de forma independente
- Experiência em agenciamento de cargas, logística, logística terceirizada ou faturamento de transportes é preferencial
- Familiaridade com registros de remessas, comprovantes de entrega, cobranças adicionais, preços por rota e acréscimos de armazém é preferencial
- Experiência com Airtable e Google Sheets é preferencial
- Experiência na preparação de extratos de clientes e no gerenciamento de ciclos recorrentes de faturamento e cobrança é preferencial
Benefícios
- Contratação como prestador de serviços independente
- Flexibilidade para trabalhar em período integral ou parcial
- Modelo de trabalho totalmente remoto