OptiNizers היא חברת תוכנה כשירות למגזר העסקי וחברת טכנולוגיה בתחום משאבי האנוש, המסייעת לעסקים לקבל גישה לאנשי מקצוע מרחוק לצורך ביצוע עבודות תפעוליות ויצירתיות חיוניות. שירותיה כוללים סיוע וירטואלי למנהלים, שירות לקוחות, ניהול רשתות חברתיות ועיצוב גרפי. באמצעות ארגון תהליכי עבודה וטיפול בצווארי בקבוק עסקיים, OptiNizers מסייעת ללקוחות המבקשים לשפר את היעילות ולהגדיל את היכולת המעשית שלהם לצמוח. הצוות המבוזר של החברה ומודל השירות מרחוק שלה רלוונטיים לאנשי מקצוע הבוחנים הזדמנויות בתחום התמיכה הווירטואלית, חוויית הלקוח, התוכן הדיגיטלי והתפעול העסקי.
מומחה לחשבונות זכאים וחייבים מרחוק – הפיליפינים
מומחה מרחוק לחשבונות זכאים וחייבים, האחראי על חיוב לקוחות, חשבוניות ספקים, התאמות, מעקב גבייה ודיווח כספי. התפקיד תומך בעסק שילוח ולוגיסטיקה שמרכזו במנילה, באמצעות QuickBooks Online, Bill.com, Excel וכלים קשורים לניהול רשומות.
תיאור
- יצירה ושליחה של חשבוניות ללקוחות ב-QuickBooks Online לפי סכומים מאושרים ופרטי משלוחים
- בדיקת פרטי לקוחות, אסמכתאות משלוח, חיובים ורשומות תומכות לפני הנפקת חשבוניות
- מעקב אחר תשלומים נכנסים, זיהוי יתרות בפיגור ודיווח על פערים
- ריכוז סיכומים שבועיים של חשבונות חייבים והפקדות בנקאיות
- שמירה על דיוק רשומות הלקוחות ועדכון דוחות עמלות מכירה לפי הצורך
- איסוף ובדיקת חשבוניות ספקים יחד עם המסמכים התומכים שלהן
- הזנת חשבוניות ספקים ב-Bill.com, בדיקת כפילויות ואישור סכומים ומועדי תשלום
- השלמת הזנת החשבוניות לפני מועדי הסגירה השבועיים לאישור
- ניהול דפי חשבון של ספקים ומתן עדכוני סטטוס לפי דרישה
- הגשת חשבוניות לאישור וביצוע תהליך התשלום שנקבע
- הפקת דוחות רווח והפסד ברמת המשלוח ב-Excel
- הכנת דפי חשבון שבועיים ללקוחות ודוחות חיוב קשורים
- התאמת חשבוניות, עלויות משלוח, תמחור ורשומות תומכות לפני הגשת חבילות החיוב
- ריכוז דוחות חודשיים של חשבונות זכאים וחייבים
- מעקב אחר יתרות לקוחות שלא שולמו ומעקב אחר אישורי תשלום בעת הצורך
- ניהול רשומות כספיות מדויקות ומאורגנות ב-QuickBooks Online, Bill.com, Excel, Google Sheets ו-Airtable
- בדיקת רשומות משלוחים ומסמכים תומכים כדי לוודא שהמידע הנדרש מלא
- יצירת גיליונות תמחור לפי תעריפים והנחיות מאושרים
- שימוש בשיטות התיוק שנקבעו ושמירת תיעוד מלא של העסקאות
- תיאום עם חברי צוות פנימיים להבהרת מידע חיוב ולפתרון פערים
- הכנת תיעוד ודוחות, כאשר גורמים מורשים שומרים על האחריות לאישור ולתזמון תשלומים
דרישות
- לפחות שלוש שנות ניסיון משולב בחשבונות זכאים וחייבים
- ניסיון מעשי ב-QuickBooks Online להפקת חשבוניות ולעבודה עם חשבונות חייבים
- ניסיון מעשי בהזנת חשבוניות ספקים ובניהול תהליכי אישור ב-Bill.com
- שליטה גבוהה ב-Excel, כולל פונקציות חיפוש, טבלאות ציר ודיווח כספי
- ניסיון ביצירת חשבוניות, בהתאמת עסקאות ובמעקב אחר יתרות פתוחות
- עבודה מדויקת ועקבית תוך עמידה במועדי יעד חוזרים
- תקשורת יעילה בכתב באנגלית
- הקפדה על נהלים מתועדים והסלמת חיובים לא ברורים, פערים או שאלות אישור במקום להניח הנחות
- יכולת להישאר מאורגן, אמין ויעיל בעבודה עצמאית
- ניסיון בשילוח בינלאומי, לוגיסטיקה, לוגיסטיקה של צד שלישי או חיובי הובלה הוא יתרון
- היכרות עם רשומות משלוחים, אישורי מסירה, חיובים נלווים, תמחור מסלולים ותוספות מחסן היא יתרון
- ניסיון ב-Airtable וב-Google Sheets הוא יתרון
- ניסיון בהכנת דפי חשבון ללקוחות ובניהול מחזורי חיוב וגבייה חוזרים הוא יתרון
הטבות
- התקשרות כקבלן עצמאי
- גמישות לעבודה במשרה מלאה או חלקית
- מתכונת עבודה מרחוק לחלוטין