Howden, podjetje skupine Chart Industries, načrtuje in izdeluje kritično opremo za ravnanje z zrakom in plini za stranke v proizvodnji, energetiki in drugih industrijskih sektorjih. Njegov portfelj vključuje ventilatorje, kompresorje, rotacijske izmenjevalnike toplote, parne turbine ter povezane storitve in rešitve, ki industrijskim obratom pomagajo upravljati bistvene procese, izboljšati učinkovitost, izpolnjevati okoljske zahteve in napredovati pri prizadevanjih za razogljičenje. Z več kot 160-letno inženirsko tradicijo Howden podpira kompleksne aplikacije, pri katerih je zanesljivo upravljanje zraka in plinov ključno za operativno uspešnost.
Koordinator projektov transakcijskega svetovanja za ugodnosti zaposlenih – London, hibridno delo
Koordinirajte transakcijsko svetovanje na področju ugodnosti zaposlenih, vključno s skrbnim pregledom pri združitvah in prevzemih, izločitvami ter projekti po zaključku transakcije za podjetje Howden v Londonu. Upravljajte načrte, dokumente, deležnike in roke pri mednarodnih projektih.
Opis
- Koordinirajte in zagotavljajte administrativno podporo pri transakcijskih nalogah na področju ugodnosti zaposlenih, vključno s skrbnim pregledom pri združitvah in prevzemih, pregledi izločitev ter izbranimi dejavnostmi po zaključku transakcije.
- Vzdržujte projektne načrte, zahteve za informacije, nadzor dokumentov, spremljanje po državah, administracijo sestankov in preglednice rokov.
- Skrbite, da bodo osrednji seznam priložnosti, sprotni pregled projektov, projektni urniki in načrti virov posodobljeni.
- Koordinirajte začetne sestanke projektov, urejanje dostopov, zahteve za informacije in odgovornosti sodelujočih.
- Pomagajte pri načrtovanju zmogljivosti, upravljavskih informacijah in rednih poročilih o seznamu priložnosti.
- Vzdržujte predloge, sezname stikov po državah, procesno dokumentacijo in knjižnico znanja o transakcijah.
- Vodje projektov opozarjajte na prihajajoče roke, odvisnosti in administrativna tveganja.
- Koordinirajte zahteve za informacije ter spremljajte prejete podatke, dokumente in odgovore posameznih držav.
- Skrbite, da bodo dnevniki ukrepov, registri težav, matrike držav in poročila o stanju posodobljeni.
- Organizirajte sestanke, pripravljajte dnevne rede, beležite ukrepe in spremljajte njihove nosilce.
- Pri rezultatih uporabljajte postopke za poimenovanje in arhiviranje dokumentov, nadzor različic ter nadzorovano distribucijo.
- Koordinirajte redno komunikacijo z državnimi pisarnami, specialističnimi ekipami, posredniki in drugimi sodelujočimi.
- Pomagajte pri pripravi, oblikovanju in preverjanju kakovosti predlogov, obsegov dela, poročil in predstavitev za stranke.
- Spremljajte prispevke držav in specialistov glede na dogovorjene urnike ter eskalirajte zamude.
- Pomagajte pri informacijah za izdajanje računov, spremljanju naročilnic ter evidencah stroškov in prihodkov.
- Podpirajte prenos ukrepov in priložnosti po zaključku transakcije na ustrezne ekipe.
- Upoštevajte postopke projektnega vodenja, nadzora dokumentov, zaupnosti in ravnanja s podatki.
- Vzdržujte popolne projektne mape, korespondenco, odobritve, zapise sestankov in gradiva za predajo.
- Podpirajte sprejem projektov, preverjanje nasprotij interesov, zahteve glede skladnosti in dejavnosti pripravljenosti na izvedbo.
- Pomagajte pri arhiviranju, pregledih pridobljenih izkušenj in posodabljanju postopkov.
- Bodite kontaktna oseba za koordinacijo sodelavcem, ki delajo na dodeljenih transakcijskih projektih.
- Razvijajte učinkovite delovne odnose z državnimi pisarnami, specialističnimi praksami, posredniki in internimi podpornimi ekipami.
- Projektne zahteve, odgovornosti in roke sporočajte jasno in strokovno.
- Pomagajte zagotavljati enotno izkušnjo strank in posrednikov z natančno komunikacijo in zanesljivim spremljanjem.
- Podpirajte razvoj ekipe s preglednostjo, konstruktivnimi povratnimi informacijami in izmenjavo znanja.
- Nenehno se razvijajte, da boste na tekočem s koordinacijo projektov, ugodnostmi zaposlenih in transakcijskimi postopki.
- Izpolnjujte pravne, davčne in regulativne obveznosti ter upoštevajte skupinski kodeks ravnanja zaposlenih.
Zahteve
- Izkušnje s koordinacijo projektov ali administrativno podporo na področju profesionalnih storitev, ugodnosti zaposlenih, zavarovalništva, pokojnin, kadrov, finančnih storitev ali sorodnem področju.
- Izkušnje s podporo več sočasnim projektom z različnimi deležniki in strogimi roki.
- Izkušnje z vzdrževanjem projektnih načrtov, preglednic, zapisov sestankov in nadzorovanih repozitorijev dokumentov.
- Izkušnje s koordinacijo zahtev za informacije in spremljanjem ukrepov med ekipami.
- Dobro poznavanje programov Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel in PowerPoint.
- Izkušnje s podporo ekipam, ki delajo s strankami, ter ustvarjanjem natančnih in profesionalno oblikovanih dokumentov.
- Poznavanje ugodnosti zaposlenih, multinacionalnega dela ali transakcij združitev in prevzemov je dobrodošlo, vendar ni obvezno.
- Odlične organizacijske sposobnosti, sposobnost določanja prednostnih nalog in doslednega dokončanja nalog.
- Izostren občutek za podrobnosti in stalna osredotočenost na natančnost.
- Jasno, jedrnato in strokovno pisno ter ustno sporazumevanje.
- Sposobnost usklajevanja konkurenčnih rokov in prilagajanja ob spremembi prednostnih nalog.
- Zanesljivost pri spremljanju aktivnosti z višjimi in geografsko razpršenimi deležniki.
- Zdrava presoja, kdaj težavo rešiti in kdaj jo eskalirati.
- Dosledna disciplina pri upravljanju dokumentov in administraciji.
- Sodelovalen pristop, usmerjen v storitve, ter pripravljenost na delo v razvijajoči se ekipi.
- Visoka stopnja diskretnosti, integritete in osebne odgovornosti.
- Miren in odporen pristop k časovno občutljivemu transakcijskemu delu.
- Srednješolska izobrazba ali enakovredna kvalifikacija.
- Visokošolska izobrazba ali enakovredne relevantne izkušnje so zaželene.
- Kvalifikacija s področja koordinacije projektov, poslovne administracije ali sorodnega strokovnega področja je prednost.
- Relevantne izkušnje na področju profesionalnih storitev, ugodnosti zaposlenih, zavarovalništva ali finančnih storitev so zaželene.
- Skladnost z veljavnimi pravnimi, davčnimi in regulativnimi obveznostmi, politikami ter postopki.
- Sposobnost pridobiti potrebna pooblastila in opraviti zahtevano regulativno usposabljanje.
Ugodnosti
- Prilagodljivo delo od doma, kadar je to primerno glede na potrebe strank, roke ali delo zunaj običajnega delovnega časa.
- Prilagodljiv delovni čas ali hibridno delo kot razumni prilagoditvi, kjer je to primerno.
- Razumne prilagoditve delovnega mesta, vključno s prilagoditvami programske opreme, IT-opreme in pisarniške opreme.
- Priložnosti za karierni napredek in osebni razvoj.
- Zavezanost raznolikosti in vključevanju.
- Podporno ekipno okolje z izmenjavo znanja.
- Zaposlitev za nedoločen čas.