Howden, компанія Chart Industries, проєктує та виробляє критично важливе обладнання для роботи з повітрям і газами для клієнтів у виробничому секторі, енергетиці та інших промислових галузях. До портфеля входять вентилятори, компресори, роторні теплообмінники, парові турбіни, а також супутні послуги й рішення, які допомагають промисловим підприємствам керувати ключовими процесами, підвищувати ефективність, відповідати екологічним вимогам і просувати декарбонізацію. Маючи понад 160 років інженерної спадщини, Howden підтримує складні сфери застосування, де надійне керування повітряними та газовими потоками є важливим для операційної ефективності.
Координатор проєктів з консультацій щодо угод у сфері пільг для працівників — гібридний формат, Лондон
Координація консультаційних проєктів щодо пільг для працівників, зокрема комплексної перевірки M&A, виокремлення підрозділів і проєктів після закриття угод, для Howden у Лондоні. Керування планами, документами, зацікавленими сторонами та строками в межах міжнародних проєктів.
Опис
- Координувати та забезпечувати адміністративну підтримку проєктів із консультацій щодо пільг для працівників, зокрема комплексної перевірки M&A, аналізу виокремлення підрозділів і окремих робіт після закриття угод.
- Вести плани проєктів, запити інформації, контроль документів, подальші дії з представництвами в країнах, організацію зустрічей і трекери строків.
- Підтримувати в актуальному стані центральний перелік проєктів, поточний трекер проєктів, графіки та плани розподілу ресурсів.
- Координувати запуск проєктів, організацію доступу, запити інформації та обов’язки учасників.
- Допомагати в плануванні завантаження, підготовці управлінської інформації та регулярних звітів щодо проєктного портфеля.
- Підтримувати шаблони, списки контактів у країнах, документацію процесів і бібліотеку знань про угоди.
- Повідомляти керівників проєктів про майбутні строки, залежності та адміністративні ризики.
- Координувати запити інформації та відстежувати дані, документи й відповіді від країн, що надходять.
- Підтримувати в актуальному стані журнали дій, реєстри питань, матриці країн і звіти про статус.
- Організовувати зустрічі, готувати порядки денні, фіксувати дії та контролювати їх виконання відповідальними особами.
- Застосовувати до результатів роботи процедури найменування, зберігання, контролю версій і контрольованого розповсюдження документів.
- Координувати регулярні комунікації з представництвами в країнах, профільними командами, ініціаторами та іншими учасниками.
- Допомагати готувати, форматувати й перевіряти якість пропозицій, описів обсягу робіт, звітів і клієнтських презентацій.
- Відстежувати внесок країн і профільних команд відповідно до погоджених графіків та ескалувати затримки.
- Допомагати з інформацією для виставлення рахунків, відстеженням замовлень на закупівлю, а також обліком гонорарів і доходів.
- Підтримувати передавання дій і можливостей після закриття угоди відповідним командам.
- Дотримуватися процедур управління проєктами, контролю документів, конфіденційності та роботи з даними.
- Підтримувати повні файли проєктів, листування, погодження, записи зустрічей і матеріали для передавання.
- Підтримувати прийняття проєктів, перевірки конфліктів інтересів, виконання вимог комплаєнсу та заходи з готовності до реалізації.
- Допомагати з архівуванням, аналізом отриманих уроків і оновленням процедур.
- Бути контактною особою з питань координації для колег, які працюють над призначеними проєктами щодо угод.
- Розвивати ефективні робочі відносини з представництвами в країнах, профільними практиками, ініціаторами та внутрішніми командами підтримки.
- Чітко й професійно повідомляти вимоги проєктів, обов’язки та строки.
- Допомагати забезпечувати послідовний досвід клієнтів та ініціаторів завдяки точній комунікації й надійному контролю виконання.
- Підтримувати розвиток команди через прозорість, конструктивний зворотний зв’язок та обмін знаннями.
- Постійно розвиватися, щоб зберігати актуальні знання у сфері координації проєктів, пільг для працівників і процесів проведення угод.
- Виконувати правові, податкові та нормативні зобов’язання, дотримуючись Кодексу поведінки працівників Групи.
Вимоги
- Досвід координації проєктів або адміністративної роботи у сфері професійних послуг, пільг для працівників, страхування, пенсійного забезпечення, HR, фінансових послуг або суміжній галузі.
- Досвід підтримки кількох паралельних проєктів із різними зацікавленими сторонами та чіткими строками.
- Досвід ведення планів проєктів, трекерів, записів зустрічей і контрольованих сховищ документів.
- Досвід координації запитів інформації та контролю виконання дій між командами.
- Впевнене володіння Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel і PowerPoint.
- Досвід підтримки клієнтських команд і створення точних, якісно оформлених документів.
- Знання сфери пільг для працівників, міжнародної роботи або угод M&A буде перевагою, але не є обов’язковим.
- Відмінні навички організації, визначення пріоритетів і доведення завдань до кінця.
- Уважність до деталей і постійна орієнтація на точність.
- Чітка, стисла та професійна письмова й усна комунікація.
- Здатність працювати з конкуруючими строками та адаптуватися до зміни пріоритетів.
- Упевненість у взаємодії з керівниками та зацікавленими сторонами з різних регіонів.
- Зважене судження щодо того, коли вирішити питання самостійно, а коли передати його на вищий рівень.
- Висока дисципліна в управлінні документами та адміністративній роботі.
- Командний підхід, орієнтація на сервіс і готовність працювати в команді, що розвивається.
- Висока обачність, доброчесність і особиста відповідальність.
- Спокійний та стійкий підхід до термінової роботи з угодами.
- Атестат про середню освіту або еквівалентна кваліфікація.
- Вища освіта або еквівалентний релевантний досвід будуть перевагою.
- Кваліфікація у сфері координації проєктів, ділового адміністрування або суміжній професійній галузі буде перевагою.
- Релевантний досвід у сфері професійних послуг, пільг для працівників, страхування або фінансових послуг буде перевагою.
- Дотримання застосовних правових, податкових і нормативних зобов’язань, політик та процедур.
- Здатність отримати необхідні дозволи та пройти обов’язкове нормативне навчання.
Переваги
- Гнучка робота з дому, коли це доречно з огляду на потреби клієнтів, строки або роботу поза звичайними годинами.
- Гнучкий графік або гібридний формат як розумні адаптації, де це застосовно.
- Розумні адаптації робочого місця, зокрема зміни програмного забезпечення, ІТ-середовища та офісного обладнання.
- Можливості кар’єрного зростання та особистого розвитку.
- Відданість принципам різноманіття та інклюзії.
- Підтримувальне командне середовище з обміном знаннями.
- Постійна зайнятість.