Howden, A Chart Industries Company utvecklar och tillverkar verksamhetskritisk utrustning för hantering av luft och gas åt kunder inom tillverkningsindustrin, energisektorn och andra industribranscher. Produktportföljen omfattar fläktar, kompressorer, roterande värmeväxlare, ångturbiner samt relaterade tjänster och lösningar som hjälper industriella verksamheter att hantera viktiga processer, förbättra effektiviteten, uppfylla miljökrav och främja arbetet med att minska koldioxidutsläpp. Med mer än 160 års ingenjörsarv stödjer Howden komplexa tillämpningar där tillförlitlig hantering av luft och gas är avgörande för verksamhetens prestanda.
Projektkoordinator för transaktionsrådgivning inom personalförmåner – hybrid i London
Samordna transaktionsrådgivning inom personalförmåner, inklusive M&A-granskningar, avknoppningar och projekt efter slutförande, för Howden i London. Hantera planer, dokument, intressenter och tidsfrister i internationella uppdrag.
Beskrivning
- Samordna och ge administrativt stöd i transaktionsuppdrag inom personalförmåner, inklusive M&A-granskningar, avknoppningar och utvalda aktiviteter efter slutförande.
- Underhåll projektplaner, informationsförfrågningar, dokumentstyrning, uppföljningar med länder, mötesadministration och tidsfristspårning.
- Håll den centrala pipelineöversikten, den löpande uppdragsöversikten, projektscheman och resursplaner uppdaterade.
- Samordna projektstarter, åtkomstarrangemang, informationsförfrågningar och medverkandes ansvarsområden.
- Bistå med kapacitetsplanering, ledningsinformation och återkommande pipelinerapporter.
- Underhåll mallar, kontaktlistor för länder, processdokumentation och kunskapsbiblioteket för transaktioner.
- Uppmärksamma kommande tidsfrister, beroenden och administrativa risker för projektledarna.
- Samordna informationsförfrågningar och bevaka inkommande data, dokument och svar från länder.
- Håll åtgärdsloggar, ärenderegister, landsmatriser och statusrapporter uppdaterade.
- Boka möten, förbered dagordningar, dokumentera åtgärder och följ upp med ansvariga.
- Tillämpa rutiner för dokumentnamn, arkivering, versionskontroll och styrd distribution av leveranser.
- Samordna löpande kommunikation med landskontor, specialistteam, introduktörer och andra medverkande.
- Bidra till att ta fram, formatera och kvalitetskontrollera förslag, uppdragsbeskrivningar, rapporter och kundpresentationer.
- Följ upp bidrag från länder och specialister mot överenskomna tidsplaner och eskalera förseningar.
- Bistå med faktureringsinformation, uppföljning av inköpsorder samt avgifts- och intäktsregister.
- Stöd överföringen av åtgärder och möjligheter efter slutförande till relevanta team.
- Följ rutiner för projektledning, dokumentstyrning, konfidentialitet och datahantering.
- Underhåll fullständiga uppdragsfiler, korrespondens, godkännanden, mötesanteckningar och överlämningsmaterial.
- Stöd acceptans av uppdrag, konfliktkontroller, efterlevnadskrav och aktiviteter för leveransberedskap.
- Bistå med arkivering, genomgångar av lärdomar och uppdateringar av rutiner.
- Vara samordningskontakt för kollegor som arbetar med tilldelade transaktionsuppdrag.
- Bygg effektiva arbetsrelationer med landskontor, specialistverksamheter, introduktörer och interna supportteam.
- Kommunicera projektkrav, ansvarsområden och tidsfrister tydligt och professionellt.
- Bidra till en konsekvent kund- och introduktörsupplevelse genom korrekt kommunikation och tillförlitlig uppföljning.
- Stöd teamets utveckling genom transparens, konstruktiv återkoppling och kunskapsdelning.
- Bedriv kontinuerlig utveckling för att hålla dig uppdaterad om projektkoordinering, personalförmåner och transaktionsprocesser.
- Uppfyll juridiska, skattemässiga och regulatoriska skyldigheter och följ samtidigt koncernens uppförandekod för medarbetare.
Krav
- Erfarenhet av projektkoordinering eller administration inom professionella tjänster, personalförmåner, försäkring, pensioner, HR, finansiella tjänster eller ett närliggande område.
- Erfarenhet av att stödja flera parallella projekt med olika intressenter och fasta tidsfrister.
- Erfarenhet av att underhålla projektplaner, uppföljningsverktyg, mötesanteckningar och styrda dokumentarkiv.
- Erfarenhet av att samordna informationsförfrågningar och följa upp åtgärder mellan team.
- Goda kunskaper i Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel och PowerPoint.
- Erfarenhet av att stödja kundnära team och skapa korrekta, väl utformade dokument.
- Erfarenhet av personalförmåner, internationellt arbete eller M&A-transaktioner är meriterande men inget krav.
- Utmärkt organisationsförmåga, prioriteringsförmåga och förmåga att fullfölja uppgifter.
- Stor noggrannhet och ett konsekvent fokus på kvalitet.
- Tydlig, koncis och professionell skriftlig och muntlig kommunikation.
- Förmåga att balansera konkurrerande tidsfrister och anpassa sig när prioriteringar ändras.
- Trygghet i att följa upp med seniora och geografiskt spridda intressenter.
- Gott omdöme när det gäller när ett problem ska lösas och när det ska eskaleras.
- Stark disciplin inom dokumenthantering och administration.
- Samarbetsinriktat och servicefokuserat arbetssätt samt förmåga att trivas i ett team under utveckling.
- Stor diskretion, integritet och personligt ansvarstagande.
- Lugnt och motståndskraftigt arbetssätt i tidskänsligt transaktionsarbete.
- Gymnasieutbildning eller motsvarande kvalifikation.
- Eftergymnasial utbildning eller motsvarande relevant erfarenhet är meriterande.
- Kvalifikation inom projektkoordinering, företagsadministration eller ett närliggande yrkesområde är meriterande.
- Relevant erfarenhet inom professionella tjänster, personalförmåner, försäkring eller finansiella tjänster är meriterande.
- Efterlevnad av tillämpliga juridiska, skattemässiga och regulatoriska skyldigheter, policyer och rutiner.
- Förmåga att erhålla nödvändiga behörigheter och genomföra obligatorisk regulatorisk utbildning.
Förmåner
- Flexibelt hemarbete när kundbehov, tidsfrister eller arbete utanför ordinarie arbetstid gör det lämpligt.
- Flexibla arbetstider eller hybridarbete som skäliga anpassningar när det är tillämpligt.
- Skäliga arbetsplatsanpassningar, inklusive justeringar av programvara, IT och kontorsutrustning.
- Möjligheter till karriärutveckling och personlig utveckling.
- Engagemang för mångfald och inkludering.
- Stödjande teammiljö med kunskapsdelning.
- Tillsvidareanställning.