Howden, một công ty thuộc Chart Industries, thiết kế và sản xuất các thiết bị xử lý không khí và khí công nghiệp quan trọng đối với hoạt động của khách hàng trong lĩnh vực sản xuất, năng lượng và các ngành công nghiệp khác. Danh mục sản phẩm của công ty bao gồm quạt, máy nén, bộ trao đổi nhiệt quay, tua-bin hơi cùng các dịch vụ và giải pháp liên quan, giúp các hoạt động công nghiệp quản lý những quy trình thiết yếu, nâng cao hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu về môi trường và thúc đẩy nỗ lực khử carbon. Với hơn 160 năm di sản kỹ thuật, Howden hỗ trợ các ứng dụng phức tạp, trong đó việc quản lý không khí và khí đáng tin cậy đóng vai trò trung tâm đối với hiệu suất vận hành.
Điều phối viên Dự án Tư vấn Giao dịch Phúc lợi Nhân viên – Làm việc Kết hợp tại London
Điều phối công việc tư vấn giao dịch phúc lợi nhân viên, bao gồm thẩm định M&A, tách doanh nghiệp và các dự án sau hoàn tất giao dịch cho Howden tại London. Quản lý kế hoạch, tài liệu, các bên liên quan và thời hạn trong các dự án quốc tế.
Mô tả
- Điều phối và hỗ trợ hành chính cho các nhiệm vụ giao dịch phúc lợi nhân viên, bao gồm thẩm định M&A, rà soát tách doanh nghiệp và một số công việc sau hoàn tất giao dịch.
- Duy trì kế hoạch dự án, yêu cầu cung cấp thông tin, kiểm soát tài liệu, theo dõi các quốc gia, công tác tổ chức cuộc họp và bảng theo dõi thời hạn.
- Cập nhật thường xuyên quy trình tổng thể, bảng theo dõi hợp đồng đang thực hiện, lịch dự án và kế hoạch nguồn lực.
- Điều phối các buổi khởi động dự án, sắp xếp quyền truy cập, yêu cầu thông tin và trách nhiệm của những người đóng góp.
- Hỗ trợ lập kế hoạch năng lực, thông tin quản lý và các báo cáo quy trình định kỳ.
- Duy trì các mẫu biểu, danh sách liên hệ theo quốc gia, tài liệu quy trình và thư viện kiến thức giao dịch.
- Thông báo cho trưởng dự án về các thời hạn sắp tới, yếu tố phụ thuộc và rủi ro hành chính.
- Điều phối yêu cầu cung cấp thông tin và theo dõi dữ liệu, tài liệu cùng phản hồi từ các quốc gia gửi đến.
- Cập nhật đầy đủ nhật ký hành động, sổ đăng ký vấn đề, ma trận quốc gia và báo cáo trạng thái.
- Sắp xếp cuộc họp, chuẩn bị chương trình nghị sự, ghi nhận hành động và theo dõi người phụ trách.
- Áp dụng quy trình đặt tên, lưu trữ, kiểm soát phiên bản và phân phối có kiểm soát đối với sản phẩm bàn giao.
- Điều phối các hoạt động trao đổi thường xuyên với văn phòng quốc gia, nhóm chuyên môn, bên giới thiệu và những người đóng góp khác.
- Hỗ trợ chuẩn bị, định dạng và kiểm tra chất lượng đề xuất, phạm vi công việc, báo cáo và bài thuyết trình cho khách hàng.
- Theo dõi đóng góp của các quốc gia và chuyên gia theo lịch đã thống nhất, đồng thời báo cáo các trường hợp chậm trễ.
- Hỗ trợ thông tin lập hóa đơn, theo dõi đơn đặt hàng và hồ sơ phí cùng doanh thu.
- Hỗ trợ chuyển giao các hành động và cơ hội sau hoàn tất giao dịch cho các nhóm liên quan.
- Tuân thủ quy trình quản lý dự án, kiểm soát tài liệu, bảo mật và xử lý dữ liệu.
- Duy trì đầy đủ hồ sơ hợp đồng, thư từ, phê duyệt, biên bản họp và tài liệu bàn giao.
- Hỗ trợ chấp nhận hợp đồng, kiểm tra xung đột lợi ích, các yêu cầu tuân thủ và hoạt động sẵn sàng triển khai.
- Hỗ trợ lưu trữ, rà soát bài học kinh nghiệm và cập nhật quy trình.
- Đóng vai trò là đầu mối điều phối cho các đồng nghiệp làm việc trong những hợp đồng giao dịch được phân công.
- Xây dựng quan hệ làm việc hiệu quả với các văn phòng quốc gia, bộ phận chuyên môn, bên giới thiệu và nhóm hỗ trợ nội bộ.
- Trao đổi rõ ràng và chuyên nghiệp về yêu cầu, trách nhiệm và thời hạn của dự án.
- Góp phần mang lại trải nghiệm nhất quán cho khách hàng và bên giới thiệu thông qua trao đổi chính xác và theo dõi đáng tin cậy.
- Hỗ trợ phát triển đội ngũ thông qua sự minh bạch, phản hồi mang tính xây dựng và chia sẻ kiến thức.
- Không ngừng phát triển để cập nhật kiến thức về điều phối dự án, phúc lợi nhân viên và quy trình giao dịch.
- Thực hiện các nghĩa vụ pháp lý, tài chính và quy định, đồng thời tuân thủ Bộ Quy tắc Ứng xử dành cho Nhân viên của Tập đoàn.
Yêu cầu
- Kinh nghiệm điều phối dự án hoặc làm công tác hành chính trong lĩnh vực dịch vụ chuyên nghiệp, phúc lợi nhân viên, bảo hiểm, lương hưu, nhân sự, dịch vụ tài chính hoặc lĩnh vực liên quan.
- Kinh nghiệm hỗ trợ nhiều dự án đồng thời với các bên liên quan đa dạng và thời hạn chặt chẽ.
- Kinh nghiệm duy trì kế hoạch dự án, bảng theo dõi, biên bản họp và kho tài liệu được kiểm soát.
- Kinh nghiệm điều phối yêu cầu cung cấp thông tin và theo dõi hành động giữa các nhóm.
- Thành thạo Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel và PowerPoint.
- Kinh nghiệm hỗ trợ các nhóm làm việc với khách hàng và tạo tài liệu chính xác, hoàn thiện.
- Có hiểu biết về phúc lợi nhân viên, công việc đa quốc gia hoặc giao dịch M&A là lợi thế nhưng không bắt buộc.
- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp ưu tiên và theo sát công việc xuất sắc.
- Chú ý cao đến chi tiết và luôn tập trung vào độ chính xác.
- Giao tiếp bằng văn bản và lời nói rõ ràng, súc tích, chuyên nghiệp.
- Có khả năng cân đối các thời hạn cạnh tranh và thích ứng khi ưu tiên thay đổi.
- Tự tin theo dõi công việc với các bên liên quan cấp cao và phân tán về địa lý.
- Có phán đoán phù hợp về thời điểm tự giải quyết vấn đề và thời điểm cần báo cáo.
- Kỷ luật tốt trong quản lý tài liệu và công tác hành chính.
- Cách tiếp cận hợp tác, tập trung vào dịch vụ và thoải mái làm việc trong một đội ngũ đang phát triển.
- Tính kín đáo, chính trực và trách nhiệm cá nhân cao.
- Bình tĩnh, kiên cường khi xử lý công việc giao dịch nhạy cảm về thời gian.
- Có chứng chỉ A-level hoặc bằng cấp tương đương.
- Trình độ đại học hoặc kinh nghiệm liên quan tương đương là lợi thế.
- Chứng chỉ điều phối dự án, quản trị kinh doanh hoặc bằng cấp chuyên môn liên quan là lợi thế.
- Kinh nghiệm phù hợp trong lĩnh vực dịch vụ chuyên nghiệp, phúc lợi nhân viên, bảo hiểm hoặc dịch vụ tài chính là lợi thế.
- Tuân thủ các nghĩa vụ, chính sách và quy trình pháp lý, tài chính và quy định hiện hành.
- Có khả năng取得 các giấy phép cần thiết và hoàn thành chương trình đào tạo quy định bắt buộc.
Phúc lợi
- Làm việc tại nhà linh hoạt khi phù hợp với nhu cầu khách hàng, thời hạn hoặc công việc ngoài giờ.
- Giờ làm việc linh hoạt hoặc làm việc kết hợp dưới hình thức điều chỉnh hợp lý khi áp dụng.
- Điều chỉnh hợp lý tại nơi làm việc, bao gồm điều chỉnh phần mềm, công nghệ thông tin và thiết bị văn phòng.
- Cơ hội thăng tiến nghề nghiệp và phát triển cá nhân.
- Cam kết về đa dạng và hòa nhập.
- Môi trường đội ngũ hỗ trợ, khuyến khích chia sẻ kiến thức.
- Việc làm lâu dài.