Howden, ein Unternehmen von Chart Industries, entwickelt und fertigt geschäftskritische Anlagen zur Luft- und Gasförderung für Kunden aus der Fertigungsindustrie, dem Energiesektor und anderen Industriebereichen. Das Portfolio umfasst Ventilatoren, Kompressoren, rotierende Wärmetauscher, Dampfturbinen sowie damit verbundene Dienstleistungen und Lösungen. Diese unterstützen industrielle Betriebe dabei, wesentliche Prozesse zu steuern, ihre Effizienz zu verbessern, Umweltanforderungen zu erfüllen und die Dekarbonisierung voranzutreiben. Mit mehr als 160 Jahren Ingenieurtradition unterstützt Howden komplexe Anwendungen, bei denen ein zuverlässiges Luft- und Gasmanagement für die betriebliche Leistungsfähigkeit entscheidend ist.
Projektkoordinator Transaktionsberatung für Mitarbeiterleistungen – London Hybrid
Koordinieren Sie für Howden in London Beratungsprojekte zu Mitarbeiterleistungen im Rahmen von Transaktionen, einschließlich M&A-Due-Diligence, Carve-outs und Projekten nach dem Abschluss. Verwalten Sie Pläne, Dokumente, Stakeholder und Fristen bei internationalen Mandaten.
Beschreibung
- Koordinierung und administrative Unterstützung bei Transaktionsmandaten zu Mitarbeiterleistungen, einschließlich M&A-Due-Diligence, Carve-out-Prüfungen und ausgewählten Aufgaben nach dem Abschluss.
- Pflege von Projektplänen, Informationsanforderungen, Dokumentenkontrollen, Länder-Nachverfolgungen, Besprechungsorganisation und Fristenübersichten.
- Aktualisierung der zentralen Pipeline, des laufenden Mandatstrackers, der Projektzeitpläne und der Ressourcenpläne.
- Koordinierung von Projektauftakten, Zugangsregelungen, Informationsanforderungen und Verantwortlichkeiten der Mitwirkenden.
- Unterstützung bei Kapazitätsplanung, Managementinformationen und regelmäßigen Pipeline-Berichten.
- Pflege von Vorlagen, Länderkontaktlisten, Prozessdokumentationen und der Wissensbibliothek für Transaktionen.
- Hinweis an die Projektleitung auf bevorstehende Fristen, Abhängigkeiten und administrative Risiken.
- Koordinierung von Informationsanforderungen und Überwachung eingehender Daten, Dokumente und Länderantworten.
- Aktualisierung von Aufgabenprotokollen, Problemregistern, Ländermatrizen und Statusberichten.
- Organisation von Besprechungen, Vorbereitung von Tagesordnungen, Dokumentation von Aufgaben und Nachverfolgung bei den Verantwortlichen.
- Anwendung von Verfahren zur Benennung, Ablage, Versionskontrolle und kontrollierten Verteilung von Dokumenten und Arbeitsergebnissen.
- Koordinierung der routinemäßigen Kommunikation mit Länderbüros, Spezialistenteams, Vermittlern und weiteren Mitwirkenden.
- Unterstützung bei der Erstellung, Formatierung und Qualitätsprüfung von Angeboten, Leistungsbeschreibungen, Berichten und Kundenpräsentationen.
- Nachverfolgung von Beiträgen aus Ländern und Spezialistenteams anhand vereinbarter Zeitpläne sowie Eskalation von Verzögerungen.
- Unterstützung bei Rechnungsinformationen, der Nachverfolgung von Bestellungen sowie bei Honorar- und Umsatzaufzeichnungen.
- Unterstützung bei der Übergabe von Aufgaben und Geschäftsmöglichkeiten nach dem Abschluss an die zuständigen Teams.
- Einhaltung von Verfahren für Projektmanagement, Dokumentenkontrolle, Vertraulichkeit und Datenverarbeitung.
- Pflege vollständiger Mandatsakten, Korrespondenz, Genehmigungen, Besprechungsprotokolle und Übergabeunterlagen.
- Unterstützung bei Mandatsannahme, Konfliktprüfungen, Compliance-Anforderungen und der Vorbereitung auf die Leistungserbringung.
- Unterstützung bei Archivierung, Lessons-Learned-Prüfungen und Aktualisierung von Verfahren.
- Übernahme der Koordinationsfunktion für Kolleginnen und Kollegen, die an zugewiesenen Transaktionsmandaten arbeiten.
- Aufbau effektiver Arbeitsbeziehungen zu Länderbüros, spezialisierten Fachbereichen, Vermittlern und internen Supportteams.
- Klare und professionelle Kommunikation von Projektanforderungen, Verantwortlichkeiten und Fristen.
- Beitrag zu einer konsistenten Kunden- und Vermittlererfahrung durch präzise Kommunikation und zuverlässige Nachverfolgung.
- Unterstützung der Teamentwicklung durch Transparenz, konstruktives Feedback und Wissensaustausch.
- Kontinuierliche Weiterentwicklung, um bei Projektkoordination, Mitarbeiterleistungen und Transaktionsprozessen auf dem aktuellen Stand zu bleiben.
- Erfüllung rechtlicher, steuerlicher und regulatorischer Pflichten unter Einhaltung des Verhaltenskodex für Mitarbeitende der Gruppe.
Anforderungen
- Erfahrung in der Projektkoordination oder Administration in den Bereichen Professional Services, Mitarbeiterleistungen, Versicherungen, Altersversorgung, Personalwesen, Finanzdienstleistungen oder einem verwandten Bereich.
- Erfahrung in der Unterstützung mehrerer parallel laufender Projekte mit unterschiedlichen Stakeholdern und verbindlichen Fristen.
- Erfahrung mit der Pflege von Projektplänen, Trackern, Besprechungsprotokollen und kontrollierten Dokumentenablagen.
- Erfahrung in der Koordinierung von Informationsanforderungen und Nachverfolgung von Aufgaben über mehrere Teams hinweg.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint.
- Erfahrung in der Unterstützung kundenorientierter Teams und in der Erstellung präziser, professioneller Dokumente.
- Kenntnisse in Mitarbeiterleistungen, multinationaler Arbeit oder M&A-Transaktionen sind von Vorteil, aber nicht erforderlich.
- Ausgeprägte Organisations-, Priorisierungs- und Umsetzungsfähigkeit.
- Hohe Detailgenauigkeit und konsequenter Fokus auf Qualität.
- Klare, präzise und professionelle schriftliche und mündliche Kommunikation.
- Fähigkeit, konkurrierende Fristen auszubalancieren und sich bei wechselnden Prioritäten anzupassen.
- Sicherheit bei der Nachverfolgung mit erfahrenen und geografisch verteilten Stakeholdern.
- Gutes Urteilsvermögen bei der Entscheidung, wann ein Problem selbst gelöst und wann es eskaliert werden sollte.
- Ausgeprägte Disziplin im Dokumentenmanagement und in administrativen Aufgaben.
- Kooperativer, serviceorientierter Ansatz und Freude an der Arbeit in einem sich entwickelnden Team.
- Ausgeprägte Diskretion, Integrität und persönliche Verantwortungsübernahme.
- Ruhige und belastbare Arbeitsweise bei zeitkritischen Transaktionsaufgaben.
- A-Levels oder ein gleichwertiger Abschluss.
- Hochschulbildung oder gleichwertige einschlägige Berufserfahrung ist wünschenswert.
- Eine Qualifikation in Projektkoordination, Betriebswirtschaft, Administration oder einem verwandten Fachgebiet ist von Vorteil.
- Einschlägige Erfahrung in Professional Services, Mitarbeiterleistungen, Versicherungen oder Finanzdienstleistungen ist wünschenswert.
- Einhaltung der geltenden rechtlichen, steuerlichen und regulatorischen Pflichten sowie der entsprechenden Richtlinien und Verfahren.
- Fähigkeit, die erforderlichen Genehmigungen zu erhalten und vorgeschriebene regulatorische Schulungen abzuschließen.
Zusatzleistungen
- Flexible Arbeit von zu Hause, wenn dies aufgrund von Kundenanforderungen, Fristen oder Arbeit außerhalb der üblichen Arbeitszeiten geeignet ist.
- Flexible Arbeitszeiten oder hybrides Arbeiten als angemessene Anpassungen, sofern anwendbar.
- Angemessene Anpassungen am Arbeitsplatz, einschließlich Anpassungen bei Software, IT und Büroausstattung.
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und persönlichen Entwicklung.
- Engagement für Vielfalt und Inklusion.
- Unterstützendes Teamumfeld mit Wissensaustausch.
- Unbefristete Beschäftigung.