員工福利交易顧問專案協調員——倫敦混合辦公
為Howden倫敦團隊協調員工福利交易顧問工作，包括併購盡職調查、業務分拆及交割後專案。 管理國際專案中的計畫、文件、利害關係人與截止期限。
說明
- 協調員工福利交易專案並提供行政支援，包括併購盡職調查、業務分拆審查及部分交割後工作。
- 維護專案計畫、資訊請求、文件控管、各國跟進、會議管理及截止期限追蹤表。
- 及時更新中央專案管線、進行中的專案追蹤表、專案時程及資源計畫。
- 協調專案啟動、存取權限安排、資訊請求及貢獻者職責。
- 協助進行產能規劃、管理資訊整理及定期專案管線報告。
- 維護範本、各國聯絡人名單、流程文件及交易知識庫。
- 向專案負責人提示即將到來的截止期限、相依事項及行政風險。
- 協調資訊請求，監控收到的資料、文件及各國回覆。
- 及時更新行動日誌、問題登錄表、國家矩陣及狀態報告。
- 安排會議、準備議程、記錄行動事項並跟進負責人。
- 對交付成果執行文件命名、歸檔、版本控管及受控分發流程。
- 協調與各國辦公室、專業團隊、介紹方及其他貢獻者的日常溝通。
- 協助準備、排版及品質檢查提案、工作範圍、報告及客戶簡報。
- 依約定時程追蹤各國及專業團隊的貢獻，並上報延誤。
- 協助整理開票資訊、追蹤採購訂單及費用與收入紀錄。
- 支援將交割後行動事項與機會移交給相關團隊。
- 遵循專案管理、文件控管、保密及資料處理流程。
- 維護完整的專案檔案、往來通信、核准記錄、會議紀錄及交接資料。
- 支援專案承接、利益衝突檢查、合規要求及交付準備工作。
- 協助歸檔、經驗回顧及流程更新。
- 擔任指定交易專案同事的協調聯絡人。
- 與各國辦公室、專業團隊、介紹方及內部支援團隊建立有效工作關係。
- 清楚、專業地傳達專案要求、職責及截止期限。
- 透過準確溝通及可靠跟進，協助為客戶與介紹方提供一致的服務體驗。
- 透過透明溝通、建設性回饋及知識分享支援團隊發展。
- 持續提升能力，掌握專案協調、員工福利及交易流程的最新知識。
- 履行法律、稅務及監管義務，同時遵守集團員工行為準則。
職位要求
- 具備在專業服務、員工福利、保險、退休金、人力資源、金融服務或相關領域協調專案或提供行政支援的經驗。
- 具備支援多個同時進行、涉及不同利害關係人且期限嚴格之專案的經驗。
- 具備維護專案計畫、追蹤表、會議紀錄及受控文件庫的經驗。
- 具備協調資訊請求並跨團隊跟進行動事項的經驗。
- 熟悉Microsoft Outlook、Teams、Word、Excel及PowerPoint。
- 具備支援面向客戶團隊並製作準確、精良文件的經驗。
- 接觸過員工福利、跨國工作或併購交易者優先，但非必要。
- 優秀的組織、優先順序管理及執行跟進能力。
- 高度重視細節，持續注重準確性。
- 書面及口頭溝通清晰、簡潔且專業。
- 能夠平衡相互競爭的截止期限，並在優先事項變化時靈活調整。
- 有信心跟進資深及分布於不同地區的利害關係人。
- 能判斷何時自行解決問題，何時上報。
- 具備良好的文件管理及行政紀律。
- 具備協作、服務導向的工作方式，能適應發展中的團隊。
- 高度謹慎、正直並對個人工作負責。
- 能冷靜且堅韌地處理時間緊迫的交易工作。
- 具備A-level或同等資格。
- 具備大學程度教育背景或同等相關經驗者優先。
- 具備專案協調、商務行政或相關專業資格者優先。
- 具備專業服務、員工福利、保險或金融服務相關經驗者優先。
- 遵守適用的法律、稅務及監管義務、政策與流程。
- 能取得必要授權並完成規定的監管培訓。
福利待遇
- 在客戶需求、截止期限或非工作時間工作適合的情況下，可彈性在家工作。
- 在適用情況下，可透過合理調整安排彈性工時或混合辦公。
- 提供合理的工作場所便利措施，包括軟體、IT及辦公設備調整。
- 提供職涯發展及個人成長機會。
- 致力於推動多元與共融。
- 支援性的團隊環境，鼓勵知識分享。
- 永久職位。