Howden, firma należąca do Chart Industries, projektuje i produkuje kluczowe urządzenia do obsługi powietrza i gazów dla klientów z sektora produkcyjnego, energetycznego i innych gałęzi przemysłu. Jej oferta obejmuje wentylatory, sprężarki, obrotowe wymienniki ciepła, turbiny parowe, a także powiązane usługi i rozwiązania, które pomagają zakładom przemysłowym zarządzać istotnymi procesami, poprawiać efektywność, spełniać wymagania środowiskowe i wspierać działania na rzecz dekarbonizacji. Dzięki ponad 160-letniemu dziedzictwu inżynieryjnemu Howden obsługuje złożone zastosowania, w których niezawodne zarządzanie przepływem powietrza i gazów ma kluczowe znaczenie dla sprawności operacyjnej.
Koordynator projektów doradztwa transakcyjnego w zakresie świadczeń pracowniczych — praca hybrydowa, Londyn
Koordynowanie projektów doradztwa transakcyjnego w zakresie świadczeń pracowniczych, w tym due diligence M&A, wydzieleń i projektów po zamknięciu transakcji, dla Howden w Londynie. Zarządzanie planami, dokumentami, interesariuszami i terminami w ramach międzynarodowych projektów.
Opis
- Koordynowanie i zapewnianie wsparcia administracyjnego przy projektach doradztwa transakcyjnego w zakresie świadczeń pracowniczych, w tym przy due diligence M&A, przeglądach wydzieleń i wybranych pracach po zamknięciu transakcji.
- Prowadzenie planów projektów, zapytań o informacje, kontroli dokumentów, działań następczych z udziałem krajów, obsługi spotkań i monitorowania terminów.
- Aktualizowanie centralnego zestawienia projektów, bieżącego rejestru zleceń, harmonogramów projektów i planów zasobów.
- Koordynowanie rozpoczęcia projektów, organizacji dostępu, zapytań o informacje i zakresu odpowiedzialności uczestników.
- Wspieranie planowania obciążenia, przygotowywania informacji zarządczych i cyklicznych raportów dotyczących portfela projektów.
- Prowadzenie szablonów, list kontaktów krajowych, dokumentacji procesów i biblioteki wiedzy transakcyjnej.
- Sygnalizowanie kierownikom projektów nadchodzących terminów, zależności i ryzyk administracyjnych.
- Koordynowanie zapytań o informacje oraz monitorowanie napływających danych, dokumentów i odpowiedzi z poszczególnych krajów.
- Aktualizowanie rejestrów działań, rejestrów problemów, macierzy krajowych i raportów statusowych.
- Organizowanie spotkań, przygotowywanie agend, zapisywanie działań i monitorowanie ich realizacji przez właścicieli.
- Stosowanie wobec materiałów procedur dotyczących nazewnictwa dokumentów, przechowywania, kontroli wersji i kontrolowanej dystrybucji.
- Koordynowanie bieżącej komunikacji z biurami krajowymi, zespołami specjalistycznymi, pośrednikami i innymi uczestnikami.
- Wspieranie przygotowywania, formatowania i kontroli jakości ofert, zakresów prac, raportów i prezentacji dla klientów.
- Monitorowanie wkładu zespołów krajowych i specjalistycznych zgodnie z uzgodnionymi harmonogramami oraz eskalowanie opóźnień.
- Wspieranie informacji do fakturowania, monitorowania zamówień zakupu oraz ewidencji honorariów i przychodów.
- Wspieranie przekazywania działań i możliwości po zamknięciu transakcji do odpowiednich zespołów.
- Przestrzeganie procedur zarządzania projektami, kontroli dokumentów, poufności i przetwarzania danych.
- Prowadzenie kompletnych akt projektów, korespondencji, zatwierdzeń, protokołów spotkań i materiałów przekazaniowych.
- Wspieranie akceptacji zleceń, kontroli konfliktów interesów, wymogów compliance i działań związanych z gotowością do realizacji.
- Wspieranie archiwizacji, przeglądów wyciągniętych wniosków i aktualizacji procedur.
- Pełnienie funkcji kontaktu koordynacyjnego dla osób pracujących nad przydzielonymi projektami transakcyjnymi.
- Budowanie skutecznych relacji roboczych z biurami krajowymi, praktykami specjalistycznymi, pośrednikami i wewnętrznymi zespołami wsparcia.
- Jasne i profesjonalne komunikowanie wymagań projektowych, odpowiedzialności i terminów.
- Wspieranie spójnej obsługi klientów i pośredników dzięki dokładnej komunikacji i rzetelnemu monitorowaniu działań.
- Wspieranie rozwoju zespołu poprzez przejrzystość, konstruktywną informację zwrotną i dzielenie się wiedzą.
- Stały rozwój w celu aktualizowania wiedzy z zakresu koordynacji projektów, świadczeń pracowniczych i procesów transakcyjnych.
- Wypełnianie obowiązków prawnych, podatkowych i regulacyjnych przy jednoczesnym przestrzeganiu Kodeksu postępowania pracowników Grupy.
Wymagania
- Doświadczenie w koordynowaniu projektów lub administracji w obszarze usług profesjonalnych, świadczeń pracowniczych, ubezpieczeń, emerytur, HR, usług finansowych lub dziedzinie pokrewnej.
- Doświadczenie we wspieraniu wielu równoległych projektów z udziałem różnych interesariuszy i przy ścisłych terminach.
- Doświadczenie w prowadzeniu planów projektów, rejestrów, protokołów spotkań i kontrolowanych repozytoriów dokumentów.
- Doświadczenie w koordynowaniu zapytań o informacje i monitorowaniu działań między zespołami.
- Biegła znajomość Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel i PowerPoint.
- Doświadczenie we wspieraniu zespołów obsługujących klientów oraz tworzeniu dokładnych, dopracowanych dokumentów.
- Znajomość świadczeń pracowniczych, pracy międzynarodowej lub transakcji M&A będzie dodatkowym atutem, ale nie jest wymagana.
- Doskonałe umiejętności organizacji, ustalania priorytetów i doprowadzania zadań do końca.
- Duża dbałość o szczegóły i konsekwentne skupienie na dokładności.
- Jasna, zwięzła i profesjonalna komunikacja pisemna oraz ustna.
- Umiejętność równoważenia konkurujących terminów i dostosowywania się do zmian priorytetów.
- Pewność siebie w kontaktach z osobami na wyższych stanowiskach i interesariuszami rozproszonymi geograficznie.
- Umiejętność oceny, kiedy rozwiązać problem samodzielnie, a kiedy go eskalować.
- Duża dyscyplina w zarządzaniu dokumentami i pracy administracyjnej.
- Podejście zespołowe, zorientowane na obsługę, oraz gotowość do pracy w rozwijającym się zespole.
- Wysoka dyskrecja, uczciwość i osobista odpowiedzialność.
- Spokojne i odporne podejście do pracy transakcyjnej pod presją czasu.
- Wykształcenie średnie lub równoważne kwalifikacje.
- Wykształcenie wyższe lub równoważne odpowiednie doświadczenie będą dodatkowym atutem.
- Kwalifikacja z zakresu koordynacji projektów, administracji biznesowej lub pokrewnej dziedziny zawodowej będzie dodatkowym atutem.
- Odpowiednie doświadczenie w usługach profesjonalnych, świadczeniach pracowniczych, ubezpieczeniach lub usługach finansowych będzie dodatkowym atutem.
- Przestrzeganie obowiązujących zobowiązań prawnych, podatkowych i regulacyjnych, a także polityk i procedur.
- Możliwość uzyskania niezbędnych upoważnień i ukończenia wymaganego szkolenia regulacyjnego.
Benefity
- Elastyczna praca z domu, gdy jest to odpowiednie ze względu na potrzeby klienta, terminy lub pracę poza standardowymi godzinami.
- Elastyczne godziny pracy lub praca hybrydowa jako racjonalne dostosowanie, jeśli ma zastosowanie.
- Racjonalne dostosowania miejsca pracy, w tym zmiany oprogramowania, rozwiązań IT i wyposażenia biura.
- Możliwości rozwoju kariery i rozwoju osobistego.
- Zaangażowanie w różnorodność i włączenie.
- Wspierające środowisko zespołowe z dzieleniem się wiedzą.
- Zatrudnienie na czas nieokreślony.