تُصمّم شركة Howden، التابعة لشركة Chart Industries، معدات بالغة الأهمية لمعالجة الهواء والغاز وتصنّعها لعملاء في قطاعات التصنيع والطاقة وغيرها من القطاعات الصناعية. وتشمل محفظة منتجاتها المراوح والضواغط والمبادلات الحرارية الدوارة والتوربينات البخارية، إلى جانب الخدمات والحلول ذات الصلة التي تساعد العمليات الصناعية على إدارة العمليات الأساسية، وتحسين الكفاءة، والامتثال للمتطلبات البيئية، ودعم جهود إزالة الكربون. وبفضل إرث هندسي يمتد لأكثر من 160 عامًا، تدعم Howden التطبيقات المعقدة التي تُعد فيها الإدارة الموثوقة للهواء والغاز عنصرًا أساسيًا في الأداء التشغيلي.
منسق مشروع استشارات معاملات مزايا الموظفين – لندن بنظام هجين
تنسيق أعمال استشارات معاملات مزايا الموظفين، بما في ذلك العناية الواجبة لعمليات الاندماج والاستحواذ، وعمليات الفصل، ومشروعات ما بعد الإغلاق لدى هاودن في لندن. إدارة الخطط والوثائق وأصحاب المصلحة والمواعيد النهائية ضمن مهام دولية.
الوصف
- تنسيق وتقديم الدعم الإداري لمهام معاملات مزايا الموظفين، بما في ذلك العناية الواجبة لعمليات الاندماج والاستحواذ، ومراجعات عمليات الفصل، وبعض أعمال ما بعد الإغلاق.
- الحفاظ على خطط المشروعات وطلبات المعلومات وضوابط الوثائق والمتابعات مع الدول وإدارة الاجتماعات ومتتبعات المواعيد النهائية.
- إبقاء خط الأنشطة المركزي ومتتبع المهام المباشرة وجداول المشروعات وخطط الموارد محدثة.
- تنسيق اجتماعات بدء المشروعات وترتيبات الوصول وطلبات المعلومات ومسؤوليات المساهمين.
- المساعدة في تخطيط الطاقة الاستيعابية ومعلومات الإدارة وتقارير خط الأنشطة الدورية.
- الحفاظ على النماذج وقوائم جهات الاتصال في الدول ووثائق الإجراءات ومكتبة المعرفة الخاصة بالمعاملات.
- التنبيه إلى المواعيد النهائية المقبلة والاعتماديات والمخاطر الإدارية لقادة المشروعات.
- تنسيق طلبات المعلومات ومتابعة البيانات والوثائق الواردة وردود الدول.
- إبقاء سجلات الإجراءات وسجلات المشكلات ومصفوفات الدول وتقارير الحالة محدثة.
- ترتيب الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتسجيل الإجراءات والمتابعة مع المسؤولين.
- تطبيق إجراءات تسمية الوثائق وحفظها والتحكم في إصداراتها وتوزيع المخرجات بشكل منضبط.
- تنسيق الاتصالات الروتينية مع مكاتب الدول والفرق المتخصصة والجهات المُحيلة والمساهمين الآخرين.
- المساعدة في إعداد المقترحات ونطاقات العمل والتقارير وعروض العملاء وتنسيقها وفحص جودتها.
- متابعة مساهمات الدول والمتخصصين وفق الجداول المتفق عليها وتصعيد التأخيرات.
- المساعدة في معلومات الفوترة ومتابعة أوامر الشراء وسجلات الأتعاب والإيرادات.
- دعم نقل إجراءات وفرص ما بعد الإغلاق إلى الفرق المعنية.
- اتباع إجراءات إدارة المشروعات وضبط الوثائق والسرية والتعامل مع البيانات.
- الحفاظ على ملفات المهام والمراسلات والموافقات وسجلات الاجتماعات ومواد التسليم كاملة.
- دعم قبول المهام وفحوصات تعارض المصالح ومتطلبات الامتثال وأنشطة الجاهزية للتنفيذ.
- المساعدة في الأرشفة ومراجعات الدروس المستفادة وتحديث الإجراءات.
- العمل جهة اتصال للتنسيق مع الزملاء العاملين في مهام المعاملات المسندة.
- بناء علاقات عمل فعالة مع مكاتب الدول والممارسات المتخصصة والجهات المُحيلة وفرق الدعم الداخلية.
- التواصل بوضوح ومهنية بشأن متطلبات المشروعات والمسؤوليات والمواعيد النهائية.
- المساعدة في تقديم تجربة متسقة للعملاء والجهات المُحيلة من خلال التواصل الدقيق والمتابعة الموثوقة.
- دعم تطور الفريق من خلال الشفافية والتغذية الراجعة البناءة ومشاركة المعرفة.
- متابعة التطور المستمر للبقاء على اطلاع بتنسيق المشروعات ومزايا الموظفين وإجراءات المعاملات.
- الوفاء بالالتزامات القانونية والضريبية والتنظيمية مع الالتزام بمدونة سلوك موظفي المجموعة.
المتطلبات
- خبرة في تنسيق المشروعات أو تقديم الدعم الإداري في الخدمات المهنية أو مزايا الموظفين أو التأمين أو المعاشات أو الموارد البشرية أو الخدمات المالية أو مجال ذي صلة.
- خبرة في دعم عدة مشروعات متزامنة مع أصحاب مصلحة متنوعين ومواعيد نهائية صارمة.
- خبرة في الحفاظ على خطط المشروعات والمتتبعات وسجلات الاجتماعات ومستودعات الوثائق الخاضعة للضبط.
- خبرة في تنسيق طلبات المعلومات ومتابعة الإجراءات عبر الفرق.
- إتقان Microsoft Outlook وTeams وWord وExcel وPowerPoint.
- خبرة في دعم الفرق التي تتعامل مع العملاء وإنشاء وثائق دقيقة ومنسقة.
- الإلمام بمزايا الموظفين أو العمل متعدد الجنسيات أو معاملات الاندماج والاستحواذ مفيد لكنه غير مطلوب.
- مهارات ممتازة في التنظيم وتحديد الأولويات والمتابعة حتى الإنجاز.
- اهتمام قوي بالتفاصيل وتركيز مستمر على الدقة.
- قدرة واضحة وموجزة ومهنية على التواصل الكتابي والشفهي.
- القدرة على الموازنة بين المواعيد النهائية المتنافسة والتكيف عند تغير الأولويات.
- الثقة في متابعة أصحاب المصلحة من كبار المسؤولين والمتوزعين جغرافيًا.
- حسن التقدير لمعرفة متى تُحل المشكلة ومتى تُصعّد.
- انضباط قوي في إدارة الوثائق والعمل الإداري.
- نهج تعاوني يركز على الخدمة والارتياح للعمل ضمن فريق نامٍ.
- قدر عالٍ من التكتم والنزاهة وتحمل المسؤولية الشخصية.
- نهج هادئ ومرن تجاه أعمال المعاملات الحساسة زمنيًا.
- شهادة الثانوية العامة أو مؤهل معادل.
- تعليم بمستوى جامعي أو خبرة ذات صلة معادلة مرغوب فيها.
- تُعد مؤهلات تنسيق المشروعات أو إدارة الأعمال أو المؤهلات المهنية ذات الصلة ميزة.
- تُعد الخبرة ذات الصلة في الخدمات المهنية أو مزايا الموظفين أو التأمين أو الخدمات المالية مرغوبة.
- الامتثال للالتزامات والسياسات والإجراءات القانونية والضريبية والتنظيمية السارية.
- القدرة على الحصول على التصاريح اللازمة وإكمال التدريب التنظيمي المطلوب.
المزايا
- العمل من المنزل بمرونة عندما تقتضي احتياجات العملاء أو المواعيد النهائية أو العمل خارج ساعات الدوام ذلك.
- ساعات عمل مرنة أو عمل هجين كتسهيلات معقولة حيثما ينطبق ذلك.
- تسهيلات معقولة في مكان العمل، بما في ذلك تعديلات البرامج وتقنية المعلومات ومعدات المكتب.
- فرص للتقدم المهني والتطوير الشخصي.
- الالتزام بالتنوع والشمول.
- بيئة فريق داعمة مع مشاركة المعرفة.
- توظيف دائم.