A RR Donnelley oferece soluções de marketing, embalagens, impressão e cadeia de suprimentos para organizações que gerenciam as comunicações e as experiências de seus clientes. Seus serviços abrangem execução criativa e consultoria em processos empresariais, ajudando os clientes a coordenar os pontos de contato ao longo da jornada do cliente, considerando também o impacto ambiental. A empresa atende clientes em todo o mundo por meio de uma força de trabalho de 32.000 funcionários em 28 países, apoiando organizações que vão desde empresas da Fortune 100 até outras grandes empresas.
Associado administrativo jurídico sênior – remoto no Oregon
Associado administrativo jurídico sênior responsável por protocolos eletrônicos, pesquisa jurídica, agendamento de audiências e registros confidenciais. Dá suporte às operações de serviços jurídicos da RR Donnelley em uma função remota no Oregon.
Descrição
- Coordenar operações jurídicas, incluindo protocolos eletrônicos em tribunais, envio por meio de portais estaduais e federais e pesquisa jurídica
- Obter processos e realizar pesquisas jurídicas com Lexis, Westlaw e PACER
- Preparar materiais de discovery e pastas de litígio
- Formatar peças processuais de acordo com os padrões do escritório
- Agendar comparecimentos judiciais
- Gerenciar documentos com Adobe Acrobat e DocuSign
- Processar formulários judiciais
- Reconciliar despesas do PCard
- Verificar se as ordens de serviço estão completas antes do início do trabalho
- Avaliar solicitações de trabalho e acompanhá-las até a conclusão
- Prestar assistência administrativa por meio de suporte telefônico, atendimento ao cliente, edição e transcrição de documentos, entrada de dados, reservas e agendamento
- Manter registros de trabalho administrativo e sistemas de acompanhamento
- Alertar membros da equipe, líderes, supervisores ou clientes sobre problemas relacionados a trabalhos e prazos
- Proteger informações confidenciais da empresa, dos funcionários e dos clientes
- Concluir e entregar o trabalho dentro dos prazos contratuais
- Resolver problemas básicos de equipamentos
- Apoiar o desenvolvimento de planos de treinamento e mapas de processos
- Treinar membros da equipe administrativa
- Atuar como especialista no assunto e recurso para funcionários juniores
- Comunicar-se com clientes pessoalmente, por telefone, vídeo ou meios eletrônicos
- Priorizar o trabalho e realizar verificações de qualidade na produção própria e da equipe
- Cumprir as políticas da Williams Lea e do local do cliente
- Usar equipamentos e suprimentos com eficiência
- Executar outras responsabilidades atribuídas
Requisitos
- Diploma de ensino médio ou equivalente
- Pelo menos dois anos de experiência em suporte administrativo em ambiente profissional, preferencialmente jurídico, ou pelo menos um ano apoiando uma operação de cliente da Williams Lea
- Educação formal ou treinamento relevante podem substituir a experiência
- Experiência recente e abrangente com protocolo e envio eletrônicos
- Experiência prática gerenciando protocolos estaduais, federais e de arbitragem por meio de One Legal, First Legal, Pro Legal, Green Filing, Proof, File & ServeXpress, CaseAnywhere, District Court, Court of Appeals, Supreme Court, TrueFiling, FINRA, UCC, AAA e JAMS
- Experiência coordenando envio eletrônico e despacho impresso
- Conhecimentos avançados de Microsoft Word, Excel e PowerPoint
- Excelente capacidade de digitação e uso do teclado
- Capacidade de solucionar problemas no software empresarial e do cliente aplicável
- Familiaridade com software de suporte administrativo
- Experiência agendando comparecimentos judiciais por telefone e virtuais por meio de Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal ou sistemas comparáveis
- Fortes habilidades de organização e gestão de prazos
- Capacidade de lidar com documentos sensíveis e altamente confidenciais com discrição e profissionalismo
- Bom discernimento e capacidade de resolver problemas, incluindo o encaminhamento adequado de questões
- Capacidade de trabalhar de forma independente e colaborativa
- Conforto para trabalhar em um ambiente dinâmico
- Habilidades profissionais de comunicação verbal e escrita
- Proficiência nos equipamentos, na tecnologia, no software e no hardware necessários
- Postura automotivada e atitude positiva
- Capacidade comprovada de atendimento ao cliente
- Deve ser capaz de dar suporte à Costa Oeste, incluindo a Califórnia
Benefícios
- Cobertura médica, odontológica e oftalmológica
- Licença remunerada
- Seguro por incapacidade
- 401(k) com contrapartida da empresa
- Seguro de vida
- Cobertura de seguro suplementar voluntário
- Licença parental
- Assistência para adoção
- Auxílio-educação
- Descontos para funcionários e parceiros
- A remuneração total pode incluir pagamento de horas extras, adicional de turno, pagamento por convocação e/ou sobreaviso