RR Donnelley offre soluzioni di marketing, imballaggio, stampa e catena di approvvigionamento per le organizzazioni che gestiscono le comunicazioni e le esperienze dei propri clienti. I suoi servizi includono l’esecuzione creativa e la consulenza sui processi aziendali, aiutando i clienti a coordinare i punti di contatto lungo tutto il percorso del cliente e tenendo conto dell’impatto ambientale. L’azienda serve clienti in tutto il mondo grazie a una forza lavoro di 32.000 dipendenti distribuiti in 28 Paesi, supportando organizzazioni che vanno dalle aziende della Fortune 100 ad altre grandi imprese.
Associato amministrativo legale senior – da remoto in Oregon
Associato amministrativo legale senior responsabile di depositi elettronici, ricerca giuridica, programmazione delle udienze e documenti riservati. Supporta le attività di servizi legali di RR Donnelley in un ruolo da remoto in Oregon.
Descrizione
- Coordinare le attività legali, inclusi i depositi elettronici presso i tribunali, le notifiche tramite portali statali e federali e la ricerca giuridica
- Recuperare i casi e svolgere ricerche giuridiche con Lexis, Westlaw e PACER
- Preparare i materiali di discovery e i fascicoli di contenzioso
- Formattare gli atti processuali secondo gli standard dello studio
- Programmare le comparizioni in tribunale
- Gestire i documenti con Adobe Acrobat e DocuSign
- Elaborare i moduli giudiziari
- Riconciliare le spese PCard
- Verificare che gli ordini di lavoro siano completi prima dell’inizio delle attività
- Valutare le richieste di lavoro e monitorarle fino al completamento
- Fornire assistenza amministrativa tramite supporto telefonico, servizio clienti, modifica e trascrizione di documenti, inserimento dati, prenotazioni e programmazione
- Mantenere i registri del lavoro amministrativo e i sistemi di monitoraggio
- Segnalare ai membri del team, responsabili, supervisori o clienti eventuali problemi relativi alle attività e alle scadenze
- Proteggere le informazioni riservate dell’azienda, dei dipendenti e dei clienti
- Completare e consegnare il lavoro entro le scadenze contrattuali
- Risolvere problemi di base delle apparecchiature
- Supportare lo sviluppo di piani di formazione e mappe dei processi
- Formare i membri del team amministrativo
- Agire come esperto della materia e punto di riferimento per i dipendenti junior
- Comunicare con i clienti di persona, per telefono, video o via elettronica
- Stabilire le priorità e svolgere controlli di qualità sul lavoro personale e del team
- Rispettare le politiche di Williams Lea e della sede del cliente
- Utilizzare apparecchiature e forniture in modo efficiente
- Gestire ulteriori responsabilità assegnate
Requisiti
- Diploma di scuola superiore o equivalente
- Almeno due anni di esperienza nel supporto amministrativo in un ambiente professionale, preferibilmente legale, oppure almeno un anno a supporto delle attività di un cliente Williams Lea
- Un’istruzione formale o una formazione pertinente possono sostituire l’esperienza
- Esperienza recente e completa nei depositi e nelle notifiche elettroniche
- Esperienza pratica nella gestione di depositi statali, federali e arbitrali tramite One Legal, First Legal, Pro Legal, Green Filing, Proof, File & ServeXpress, CaseAnywhere, District Court, Court of Appeals, Supreme Court, TrueFiling, FINRA, UCC, AAA e JAMS
- Esperienza nel coordinamento delle notifiche elettroniche e delle spedizioni cartacee
- Conoscenza avanzata di Microsoft Word, Excel e PowerPoint
- Ottime capacità di utilizzo della tastiera e di dattilografia
- Capacità di risolvere i problemi del software aziendale e del cliente applicabile
- Familiarità con i software di supporto amministrativo
- Esperienza nella programmazione di comparizioni giudiziarie telefoniche e virtuali tramite Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal o sistemi comparabili
- Solide capacità organizzative e di gestione delle scadenze
- Capacità di gestire documenti sensibili e altamente riservati con discrezione e professionalità
- Buon giudizio e capacità di risolvere i problemi, inclusa l’adeguata escalation delle questioni
- Capacità di lavorare in autonomia e in collaborazione
- Disponibilità a lavorare in un ambiente dinamico
- Competenze professionali di comunicazione verbale e scritta
- Padronanza delle apparecchiature, della tecnologia, dei software e dell’hardware richiesti
- Approccio automotivato e atteggiamento positivo
- Comprovata capacità di offrire un buon servizio clienti
- Deve essere in grado di supportare la costa occidentale, inclusa la California
Benefit
- Copertura medica, odontoiatrica e oculistica
- Ferie e permessi retribuiti
- Assicurazione per invalidità
- 401(k) con contributo aziendale
- Assicurazione sulla vita
- Copertura assicurativa integrativa volontaria
- Congedo parentale
- Assistenza per l’adozione
- Assistenza per le tasse scolastiche
- Sconti per dipendenti e partner
- La retribuzione totale può includere compensi per straordinari, differenziale di turno, disponibilità su chiamata e/o reperibilità