RR Donnelley bietet Marketing-, Verpackungs-, Druck- und Supply-Chain-Lösungen für Organisationen, die Kundenkommunikation und Kundenerlebnisse gestalten. Das Leistungsspektrum reicht von der kreativen Umsetzung bis zur Beratung zu Geschäftsprozessen. Damit unterstützt das Unternehmen seine Kunden dabei, die verschiedenen Kontaktpunkte entlang der gesamten Customer Journey zu koordinieren und zugleich die Auswirkungen auf die Umwelt zu berücksichtigen. RR Donnelley betreut weltweit Kunden und beschäftigt 32.000 Mitarbeitende in 28 Ländern. Zu den Kunden zählen Fortune-100-Unternehmen und andere Großunternehmen.
Senior-Mitarbeiter/in für juristische Administration – Remote in Oregon
Als Senior-Mitarbeiter/in für juristische Administration sind Sie für elektronische Einreichungen, Rechtsrecherche, Gerichtsterminplanung und vertrauliche Unterlagen zuständig. Sie unterstützen die Rechtsdienstleistungen von RR Donnelley in einer Remote-Position in Oregon.
Beschreibung
- Koordinierung juristischer Abläufe, einschließlich elektronischer Gerichtseinreichungen, Zustellungen über staatliche und bundesstaatliche Portale sowie Rechtsrecherche
- Akten abrufen und Rechtsrecherchen mit Lexis, Westlaw und PACER durchführen
- Discovery-Unterlagen und Litigation-Shells vorbereiten
- Schriftsätze gemäß den Standards der Kanzlei formatieren
- Gerichtstermine planen
- Dokumente mit Adobe Acrobat und DocuSign verwalten
- Gerichtliche Formulare bearbeiten
- PCard-Ausgaben abstimmen
- Vor Beginn der Arbeiten überprüfen, ob Arbeitsaufträge vollständig sind
- Arbeitsanfragen bewerten und bis zum Abschluss nachverfolgen
- Administrative Unterstützung durch Telefonsupport, Kundenservice, Dokumentenbearbeitung und Transkription, Dateneingabe, Reservierungen und Terminplanung leisten
- Administrative Arbeitsprotokolle und Nachverfolgungssysteme pflegen
- Teammitglieder, Teamleitungen, Vorgesetzte oder Kunden auf Probleme bei Aufträgen und Fristen hinweisen
- Vertrauliche Informationen des Unternehmens, der Mitarbeitenden und Kunden schützen
- Arbeiten innerhalb der vereinbarten Fristen abschließen und liefern
- Grundlegende Geräteprobleme beheben
- Die Entwicklung von Schulungsplänen und Prozesskarten unterstützen
- Administrative Teammitglieder schulen
- Als Fachexperte und Ansprechperson für Mitarbeitende mit weniger Erfahrung fungieren
- Mit Kunden persönlich, telefonisch, per Video oder elektronisch kommunizieren
- Arbeiten priorisieren und Qualitätsprüfungen der eigenen sowie der Teamarbeit durchführen
- Die Richtlinien von Williams Lea und des Kundenstandorts einhalten
- Geräte und Materialien effizient einsetzen
- Zusätzliche übertragene Aufgaben übernehmen
Anforderungen
- Highschoolabschluss oder gleichwertiger Abschluss
- Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung in einem professionellen Umfeld, vorzugsweise im juristischen Bereich, oder mindestens ein Jahr Erfahrung in der Unterstützung eines Kundenbetriebs von Williams Lea
- Relevante formale Ausbildung oder Schulung kann die Berufserfahrung ersetzen
- Aktuelle, umfassende Erfahrung mit elektronischen Einreichungen und Zustellungen
- Praktische Erfahrung mit der Verwaltung staatlicher, bundesstaatlicher und schiedsgerichtlicher Einreichungen über One Legal, First Legal, Pro Legal, Green Filing, Proof, File & ServeXpress, CaseAnywhere, District Court, Court of Appeals, Supreme Court, TrueFiling, FINRA, UCC, AAA und JAMS
- Erfahrung in der Koordinierung elektronischer Zustellungen und des Druckversands
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Word, Excel und PowerPoint
- Sehr gute Tastatur- und Schreibfertigkeiten
- Fähigkeit zur Fehlerbehebung bei relevanter Geschäfts- und Kundensoftware
- Vertrautheit mit Software für administrative Unterstützung
- Erfahrung mit der Planung telefonischer und virtueller Gerichtstermine über Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal oder vergleichbare Systeme
- Ausgeprägte Organisations- und Fristenmanagementfähigkeiten
- Fähigkeit, sensible und streng vertrauliche Dokumente diskret und professionell zu bearbeiten
- Gutes Urteilsvermögen und Problemlösungsfähigkeit, einschließlich der angemessenen Eskalation von Problemen
- Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten
- Bereitschaft, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten
- Professionelle mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Sicherer Umgang mit erforderlichen Geräten, Technologien, Software und Hardware
- Selbstmotivierte Arbeitsweise und positive Einstellung
- Nachweisliche Kundenservicekompetenz
- Muss die Westküste, einschließlich Kalifornien, unterstützen können
Zusatzleistungen
- Kranken-, Zahn- und Sehkraftversicherung
- Bezahlte Freistellung
- Invaliditätsversicherung
- 401(k)-Plan mit Arbeitgeberzuschuss
- Lebensversicherung
- Freiwillige zusätzliche Versicherungsleistungen
- Elternzeit
- Unterstützung bei Adoption
- Unterstützung bei Studiengebühren
- Rabatte bei Arbeitgebern und Partnern
- Überstundenvergütung, Schichtzulagen, Vergütung für kurzfristige Einsätze und/oder Bereitschaftsdienst können Bestandteil der Gesamtvergütung sein