RR Donnelley biedt oplossingen op het gebied van marketing, verpakkingen, drukwerk en supply chain voor organisaties die klantcommunicatie en klantervaringen beheren. De dienstverlening omvat zowel creatieve uitvoering als advies over bedrijfsprocessen. Daarmee helpt het bedrijf klanten om contactmomenten gedurende de hele klantreis op elkaar af te stemmen en tegelijkertijd rekening te houden met de impact op het milieu. RR Donnelley bedient klanten wereldwijd met 32.000 medewerkers in 28 landen. Het bedrijf ondersteunt organisaties variërend van Fortune 100-ondernemingen tot andere grote bedrijven.
Senior medewerker juridische administratie – op afstand in Oregon
Senior medewerker juridische administratie verantwoordelijk voor elektronische indieningen, juridisch onderzoek, planning van rechtszittingen en vertrouwelijke dossiers. Ondersteunt de juridische dienstverlening van RR Donnelley in een functie op afstand vanuit Oregon.
Beschrijving
- Juridische werkzaamheden coördineren, waaronder elektronische indiening bij rechtbanken, betekening via staats- en federale portalen en juridisch onderzoek
- Dossiers opvragen en juridisch onderzoek uitvoeren met Lexis, Westlaw en PACER
- Discovery-materiaal en litigation shells voorbereiden
- Processtukken opmaken volgens de normen van het kantoor
- Rechtszittingen plannen
- Documenten beheren met Adobe Acrobat en DocuSign
- Gerechtelijke formulieren verwerken
- PCard-uitgaven afstemmen
- Controleren of werkopdrachten volledig zijn voordat het werk begint
- Werkverzoeken beoordelen en volgen tot ze zijn afgerond
- Administratieve ondersteuning bieden via telefonische ondersteuning, klantenservice, documentbewerking en transcriptie, gegevensinvoer, reserveringen en planning
- Administratieve werklogboeken en volgsystemen bijhouden
- Teamleden, leidinggevenden, supervisors of klanten informeren over problemen met opdrachten en deadlines
- Vertrouwelijke informatie van het bedrijf, medewerkers en klanten beschermen
- Werk binnen de overeengekomen deadlines afronden en opleveren
- Basale problemen met apparatuur oplossen
- De ontwikkeling van trainingsplannen en proceskaarten ondersteunen
- Administratieve teamleden trainen
- Optreden als inhoudelijk expert en aanspreekpunt voor junior medewerkers
- Persoonlijk, telefonisch, via video of elektronisch met klanten communiceren
- Werk prioriteren en kwaliteitscontroles uitvoeren op eigen werk en teamresultaten
- Het beleid van Williams Lea en de klantlocatie naleven
- Apparatuur en benodigdheden efficiënt gebruiken
- Aanvullende toegewezen verantwoordelijkheden uitvoeren
Vereisten
- Middelbareschooldiploma of gelijkwaardig
- Minimaal twee jaar ervaring met administratieve ondersteuning in een professionele omgeving, bij voorkeur in de juridische sector, of minimaal één jaar ervaring met het ondersteunen van een klantorganisatie van Williams Lea
- Relevante formele opleiding of training kan ervaring vervangen
- Recente, uitgebreide ervaring met elektronische indiening en betekening
- Praktische ervaring met het beheren van staats-, federale en arbitrage-indieningen via One Legal, First Legal, Pro Legal, Green Filing, Proof, File & ServeXpress, CaseAnywhere, District Court, Court of Appeals, Supreme Court, TrueFiling, FINRA, UCC, AAA en JAMS
- Ervaring met het coördineren van elektronische betekening en verzending naar de drukker
- Gevorderde vaardigheden in Microsoft Word, Excel en PowerPoint
- Sterke toetsenbord- en typevaardigheid
- Vermogen om problemen met relevante bedrijfs- en klantsoftware op te lossen
- Kennis van software voor administratieve ondersteuning
- Ervaring met het plannen van telefonische en virtuele rechtszittingen via Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal of vergelijkbare systemen
- Sterke organisatorische vaardigheden en vaardigheden in deadlinebeheer
- Vermogen om gevoelige en uiterst vertrouwelijke documenten discreet en professioneel te behandelen
- Goed beoordelingsvermogen en probleemoplossend vermogen, inclusief het op de juiste manier escaleren van problemen
- Vermogen om zelfstandig en samen te werken
- Bereidheid om in een dynamische omgeving te werken
- Professionele mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
- Vaardigheid met vereiste apparatuur, technologie, software en hardware
- Zelfgemotiveerde werkhouding en positieve instelling
- Aantoonbare vaardigheden op het gebied van klantenservice
- Moet de westkust, waaronder Californië, kunnen ondersteunen
Voordelen
- Dekking voor medische zorg, tandzorg en oogzorg
- Betaald verlof
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering
- 401(k) met werkgeversbijdrage
- Levensverzekering
- Vrijwillige aanvullende verzekeringsdekking
- Ouderschapsverlof
- Adoptievergoeding
- Bijdrage in studiekosten
- Kortingen bij werkgever en partners
- Overwerkvergoeding, ploegentoeslag, vergoeding voor oproepdiensten en/of beschikbaarheidsdiensten kunnen deel uitmaken van de totale vergoeding