RR Donnelley propose des solutions de marketing, d’emballage, d’impression et de chaîne d’approvisionnement aux organisations qui gèrent les communications et l’expérience de leurs clients. Ses services couvrent l’exécution créative et le conseil en processus métiers, aidant ses clients à coordonner les points de contact tout au long du parcours client, tout en prenant en compte l’impact environnemental. L’entreprise sert des clients dans le monde entier grâce à une équipe de 32 000 collaborateurs répartis dans 28 pays, au service d’organisations allant des entreprises du classement Fortune 100 à d’autres grandes entreprises.
Associé administratif juridique senior – télétravail en Oregon
Associé administratif juridique senior chargé des dépôts électroniques, de la recherche juridique, de la planification des audiences et des dossiers confidentiels. Soutient les activités de services juridiques de RR Donnelley dans le cadre d’un poste en télétravail en Oregon.
Description
- Coordonner les opérations juridiques, notamment les dépôts électroniques auprès des tribunaux, les significations via les portails des États et fédéraux, ainsi que la recherche juridique
- Récupérer les dossiers et effectuer des recherches juridiques avec Lexis, Westlaw et PACER
- Préparer les documents de discovery et les dossiers de contentieux
- Mettre en forme les actes de procédure conformément aux normes du cabinet
- Planifier les comparutions devant les tribunaux
- Gérer les documents avec Adobe Acrobat et DocuSign
- Traiter les formulaires judiciaires
- Rapprocher les dépenses PCard
- Vérifier que les bons de travail sont complets avant le début des travaux
- Évaluer les demandes de travaux et en assurer le suivi jusqu’à leur achèvement
- Fournir une assistance administrative comprenant le support téléphonique, le service client, la modification et la transcription de documents, la saisie de données, les réservations et la planification
- Tenir à jour les journaux de travail administratif et les systèmes de suivi
- Alerter les membres de l’équipe, responsables, superviseurs ou clients en cas de problèmes liés aux travaux et aux délais
- Protéger les informations confidentielles de l’entreprise, des employés et des clients
- Achever et livrer les travaux dans les délais contractuels
- Résoudre les problèmes élémentaires liés aux équipements
- Contribuer à l’élaboration des plans de formation et des cartographies de processus
- Former les membres de l’équipe administrative
- Agir en tant qu’expert du domaine et personne-ressource pour les employés juniors
- Communiquer avec les clients en personne, par téléphone, vidéo ou voie électronique
- Hiérarchiser les travaux et effectuer des contrôles qualité sur sa propre production et celle de l’équipe
- Respecter les politiques de Williams Lea et du site client
- Utiliser efficacement les équipements et les fournitures
- Assumer les responsabilités supplémentaires confiées
Exigences
- Diplôme d’études secondaires ou équivalent
- Au moins deux ans d’expérience en soutien administratif dans un environnement professionnel, de préférence juridique, ou au moins un an d’expérience auprès d’une activité client de Williams Lea
- Une formation ou des études formelles pertinentes peuvent remplacer l’expérience
- Expérience récente et complète des dépôts et significations électroniques
- Expérience pratique de la gestion des dépôts auprès des tribunaux d’État et fédéraux et des dépôts d’arbitrage via One Legal, First Legal, Pro Legal, Green Filing, Proof, File & ServeXpress, CaseAnywhere, District Court, Court of Appeals, Supreme Court, TrueFiling, FINRA, UCC, AAA et JAMS
- Expérience de la coordination des significations électroniques et des expéditions imprimées
- Maîtrise avancée de Microsoft Word, Excel et PowerPoint
- Excellentes capacités de frappe et de saisie au clavier
- Capacité à résoudre les problèmes liés aux logiciels professionnels et clients concernés
- Familiarité avec les logiciels de soutien administratif
- Expérience de la planification des comparutions judiciaires téléphoniques et virtuelles via Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal ou des systèmes comparables
- Solides compétences en organisation et en gestion des délais
- Capacité à traiter des documents sensibles et hautement confidentiels avec discrétion et professionnalisme
- Bon jugement et capacité à résoudre les problèmes, notamment en escaladant les difficultés de manière appropriée
- Capacité à travailler de manière autonome et collaborative
- Aisance dans un environnement au rythme soutenu
- Compétences professionnelles en communication orale et écrite
- Maîtrise des équipements, technologies, logiciels et matériels requis
- Esprit autonome et attitude positive
- Aptitudes démontrées en matière de service client
- Doit être en mesure de soutenir la côte Ouest, notamment la Californie
Avantages
- Couverture médicale, dentaire et optique
- Congés payés
- Assurance invalidité
- 401(k) avec contribution de l’entreprise
- Assurance vie
- Couverture d’assurance complémentaire volontaire
- Congé parental
- Aide à l’adoption
- Aide aux frais de scolarité
- Réductions pour les employés et les partenaires
- La rémunération totale peut inclure des heures supplémentaires, une prime de travail posté, une rémunération d’astreinte sur appel et/ou de permanence