RR Donnelley ofrece soluciones de marketing, embalaje, impresión y cadena de suministro para organizaciones que gestionan las comunicaciones y las experiencias de sus clientes. Sus servicios abarcan la ejecución creativa y la consultoría de procesos empresariales, ayudando a sus clientes a coordinar los puntos de contacto con los clientes a lo largo de todo el recorrido, teniendo en cuenta el impacto ambiental. La empresa presta servicio a clientes de todo el mundo mediante una plantilla de 32.000 empleados en 28 países y apoya a organizaciones que van desde empresas de la lista Fortune 100 hasta otras grandes compañías.
Asociado administrativo legal sénior – remoto en Oregón
Asociado administrativo legal sénior responsable de presentaciones electrónicas, investigación jurídica, programación de audiencias y expedientes confidenciales. Apoya las operaciones de servicios legales de RR Donnelley desde un puesto remoto en Oregón.
Descripción
- Coordinar las operaciones legales, incluidas las presentaciones electrónicas ante tribunales, la notificación a través de portales estatales y federales, y la investigación jurídica
- Obtener casos y realizar investigaciones jurídicas con Lexis, Westlaw y PACER
- Preparar materiales de presentación de pruebas y expedientes de litigios
- Dar formato a escritos conforme a los estándares del despacho
- Programar comparecencias judiciales
- Gestionar documentos con Adobe Acrobat y DocuSign
- Tramitar formularios judiciales
- Conciliar gastos de PCard
- Verificar que las órdenes de trabajo estén completas antes de comenzar el trabajo
- Evaluar solicitudes de trabajo y hacer seguimiento hasta su finalización
- Proporcionar asistencia administrativa mediante atención telefónica, servicio al cliente, edición y transcripción de documentos, entrada de datos, reservas y programación
- Mantener registros de trabajo administrativo y sistemas de seguimiento
- Alertar a miembros del equipo, responsables, supervisores o clientes sobre problemas relacionados con trabajos y plazos
- Proteger la información confidencial de la empresa, los empleados y los clientes
- Completar y entregar el trabajo dentro de los plazos contractuales
- Resolver problemas básicos de equipos
- Apoyar el desarrollo de planes de capacitación y mapas de procesos
- Capacitar a miembros del equipo administrativo
- Actuar como experto en la materia y recurso para empleados júnior
- Comunicarse con clientes en persona, por teléfono, video o medios electrónicos
- Priorizar el trabajo y realizar controles de calidad del trabajo propio y del equipo
- Cumplir las políticas de Williams Lea y de las instalaciones del cliente
- Utilizar los equipos y suministros de manera eficiente
- Gestionar otras responsabilidades asignadas
Requisitos
- Diploma de educación secundaria o equivalente
- Al menos dos años de experiencia en asistencia administrativa en un entorno profesional, preferiblemente jurídico, o al menos un año apoyando las operaciones de un cliente de Williams Lea
- La educación o capacitación formal pertinente puede sustituir la experiencia
- Experiencia reciente y completa con presentaciones y notificaciones electrónicas
- Experiencia práctica gestionando presentaciones estatales, federales y de arbitraje mediante One Legal, First Legal, Pro Legal, Green Filing, Proof, File & ServeXpress, CaseAnywhere, District Court, Court of Appeals, Supreme Court, TrueFiling, FINRA, UCC, AAA y JAMS
- Experiencia coordinando notificaciones electrónicas y envíos impresos
- Conocimientos avanzados de Microsoft Word, Excel y PowerPoint
- Gran capacidad para utilizar el teclado y escribir
- Capacidad para solucionar problemas del software empresarial y del cliente aplicable
- Familiaridad con software de asistencia administrativa
- Experiencia programando comparecencias judiciales telefónicas y virtuales mediante Court Call, Court Connect, Journal Technologies Court Portal o sistemas comparables
- Sólidas habilidades de organización y gestión de plazos
- Capacidad para manejar documentos sensibles y altamente confidenciales con discreción y profesionalidad
- Criterio sólido y capacidad de resolución de problemas, incluida la escalada adecuada de incidencias
- Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa
- Comodidad trabajando en un entorno dinámico
- Habilidades profesionales de comunicación verbal y escrita
- Dominio de los equipos, la tecnología, el software y el hardware requeridos
- Enfoque automotivado y actitud positiva
- Capacidad demostrada de servicio al cliente
- Debe poder prestar apoyo a la costa oeste, incluida California
Beneficios
- Cobertura médica, dental y oftalmológica
- Tiempo libre remunerado
- Seguro de discapacidad
- Plan 401(k) con aportación de la empresa
- Seguro de vida
- Cobertura de seguros suplementarios voluntarios
- Licencia parental
- Asistencia para adopción
- Ayuda para matrícula
- Descuentos para empleados y socios
- La compensación total puede incluir pago por horas extra, diferencial de turno, disponibilidad telefónica o guardia