Departament Usług Społecznych stanu Oregon jest agencją administracji stanowej wspierającą zdrowie, bezpieczeństwo i dobrostan mieszkańców całego Oregonu. Jego działalność obejmuje opiekę nad dziećmi, usługi wspierające samodzielność, a także pomoc osobom starszym i osobom z niepełnosprawnościami. Departament współpracuje z agencjami stanowymi i partnerami społecznymi, realizując programy, które pomagają osobom, rodzinom i społecznościom zaspokajać podstawowe potrzeby. Liczny zespół pracowników służby publicznej uczestniczy w zarządzaniu usługami społecznymi i humanitarnymi oraz ich świadczeniu na terenie całego stanu.
Koordynator biura administracyjnego (specjalista administracyjny 2) — Salem, Oregon (praca hybrydowa)
Wsparcie menedżerów Oregon Health Authority w administracji biurowej, planowaniu, raportowaniu i analizie danych administracyjnych. Pełny etat w modelu hybrydowym, z siedzibą w Salem w stanie Oregon.
Opis
- Zapewnianie menedżerom zespołu EDGE w Office of Information Services wsparcia administracyjnego, technicznego, kancelaryjnego i w zarządzaniu biurem
- Dbanie o uporządkowanie i sprawność operacji kancelaryjnych oraz logistycznych sekcji
- Tworzenie i utrzymywanie procedur oraz mechanizmów kontroli dla powierzonych działań programowych
- Zapewnianie wsparcia administracyjnego menedżerom, pracownikom liniowym i zespołom projektowym na różnych szczeblach
- Zarządzanie złożonymi harmonogramami w Microsoft Outlook
- Przygotowywanie opisowych i statystycznych raportów
- Gromadzenie i analizowanie danych administracyjnych
- Współpraca z pracownikami stanu Oregon i Oregon Health Authority
Wymagania
- Co najmniej trzy lata doświadczenia w pracy sekretarskiej lub wsparciu administracyjnym, w tym koordynowaniu procedur biurowych, przygotowywaniu raportów opisowych i statystycznych oraz gromadzeniu i analizie danych administracyjnych
- Zamiast tego może zostać uznany stopień associate degree w zakresie ogólnych zawodów biurowych oraz dwa lata kwalifikowanego doświadczenia w pracy sekretarskiej lub wsparciu administracyjnym
- Kwalifikować może również równoważne połączenie wykształcenia i doświadczenia
- Praktyczna znajomość Microsoft Outlook
- Doświadczenie w pracy z Microsoft Word, Excel, PowerPoint lub porównywalnymi aplikacjami, w tym Microsoft SharePoint
- Zaawansowane umiejętności planowania w Outlook, w tym tworzenia, uzgadniania i zarządzania złożonymi kalendarzami z wieloma uczestnikami
- Przesłanie CV i listu motywacyjnego odnoszących się do minimalnych kwalifikacji i pożądanych cech
- Pełne i zgodne z prawdą udzielenie odpowiedzi na wszystkie pytania dodatkowe
- Gotowość do okazjonalnej pracy na miejscu w Salem w stanie Oregon
- Spełnienie kryteriów Oregon Health Authority po sprawdzeniu rejestru karnego i historii prowadzenia pojazdów
- Posiadanie prawa do pracy w Stanach Zjednoczonych; sponsoring wizowy nie jest dostępny
- Wypełnienie dokumentacji formularza I-9 w ciągu trzech dni od zatrudnienia
Benefity
- Niedrogie opcje ubezpieczenia medycznego, okulistycznego i dentystycznego dla Ciebie i Twojej rodziny
- Dobrowolne ubezpieczenie na życie, ubezpieczenie od niezdolności do pracy, odroczone wynagrodzenie oraz elastyczne konta wydatków na opiekę zdrowotną i opiekę nad dziećmi
- Płatny czas wolny obejmujący 11 dni świątecznych, 3 dni osobiste, comiesięczny urlop chorobowy oraz urlop wypoczynkowy naliczany od 8 godzin miesięcznie
- Możliwość zakwalifikowania się do programu umarzania kredytów studenckich dla pracowników służby publicznej
- Świadczenia emerytalne w ramach PERS lub Oregon Public Service Retirement Plan (OPSRP)
- Możliwości szkoleń i rozwoju zawodowego oferowane przez stan Oregon
- Hybrydowy model pracy
- Stanowisko objęte reprezentacją związku zawodowego SEIU