Das Oregon Department of Human Services ist eine staatliche Behörde, die sich für die Gesundheit, Sicherheit und das Wohlergehen der Menschen in ganz Oregon einsetzt. Seine Arbeit umfasst die Kinder- und Jugendhilfe, Unterstützungsangebote zur eigenständigen Lebensführung sowie die Unterstützung älterer Menschen und von Menschen mit Behinderungen. Die Behörde arbeitet mit staatlichen Einrichtungen und Partnern aus der Gemeinschaft zusammen, um Programme bereitzustellen, die Einzelpersonen, Familien und Gemeinschaften bei der Deckung grundlegender Bedürfnisse helfen. Die große Belegschaft im öffentlichen Dienst trägt im gesamten Bundesstaat zur Verwaltung und Bereitstellung sozialer und humanitärer Dienstleistungen bei.
Koordinator/in für die Verwaltungsorganisation (Verwaltungsspezialist/in 2) – Salem, Oregon (Hybrid)
Unterstützen Sie Führungskräfte der Gesundheitsbehörde von Oregon bei Büroverwaltung, Terminplanung, Berichterstattung und administrativer Datenanalyse. Diese hybride Vollzeitstelle befindet sich in Salem, Oregon.
Beschreibung
- Leisten Sie administrative, technische, kaufmännische und büroorganisatorische Unterstützung für EDGE-Führungskräfte im Office of Information Services
- Sorgen Sie für organisierte und effiziente kaufmännische und logistische Abläufe des Bereichs
- Erstellen und pflegen Sie Verfahren und Kontrollen für die zugewiesenen Programmaktivitäten
- Leisten Sie administrative Unterstützung für Führungskräfte, Beschäftigte und Projektteams auf verschiedenen Ebenen
- Verwalten Sie komplexe Termine in Microsoft Outlook
- Erstellen Sie narrative und statistische Berichte
- Erheben und analysieren Sie administrative Daten
- Arbeiten Sie kooperativ mit Beschäftigten des Bundesstaats Oregon und der Gesundheitsbehörde von Oregon zusammen
Anforderungen
- Mindestens drei Jahre Erfahrung in Sekretariats- oder administrativer Unterstützungsarbeit, einschließlich der Koordination von Büroabläufen, der Erstellung narrativer und statistischer Berichte sowie der Erhebung und Analyse administrativer Daten
- Ein Associate-Abschluss in allgemeinen Bürotätigkeiten sowie zwei Jahre einschlägige Erfahrung in Sekretariats- oder administrativer Unterstützungsarbeit können alternativ anerkannt werden
- Eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Berufserfahrung kann die Anforderungen erfüllen
- Sichere praktische Kenntnisse in Microsoft Outlook
- Erfahrung mit Microsoft Word, Excel, PowerPoint oder vergleichbaren Anwendungen, einschließlich Microsoft SharePoint
- Fortgeschrittene Kenntnisse in der Outlook-Terminplanung, einschließlich des Erstellens, Abgleichens und Verwaltens komplexer Kalender mit vielen Teilnehmenden
- Reichen Sie einen Lebenslauf und ein Anschreiben ein, in denen Sie die Mindestqualifikationen und gewünschten Eigenschaften darlegen
- Beantworten Sie alle ergänzenden Fragen vollständig und korrekt
- Sie müssen gelegentlich vor Ort in Salem, Oregon, arbeiten können
- Erfüllen Sie die Kriterien der Gesundheitsbehörde von Oregon nach Überprüfungen des Strafregisters und der Fahrerakte
- Sie müssen berechtigt sein, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten; eine Unterstützung bei der Visaerlangung ist nicht verfügbar
- Füllen Sie die Formulare für die I-9-Dokumentation innerhalb von drei Tagen nach der Einstellung aus
Zusatzleistungen
- Kostengünstige Kranken-, Sehhilfe- und Zahnzusatzversicherungen für Sie und Ihre Familie
- Optionale Lebensversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung, aufgeschobene Vergütung sowie flexible Ausgabenkonten für Gesundheitsversorgung und Kinderbetreuung
- Bezahlte freie Zeit einschließlich 11 Feiertagen, 3 persönlichen Tagen, monatlichem Krankheitsurlaub und Urlaub ab 8 Stunden pro Monat
- Mögliche Berechtigung für das Public Service Loan Forgiveness Program
- Altersvorsorge über PERS oder den Oregon Public Service Retirement Plan (OPSRP)
- Schulungs- und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten des Bundesstaats Oregon
- Hybrides Arbeitsmodell
- Die Stelle wird von SEIU vertreten