Offshore Launch biedt AI-gestuurde virtuele assistentdiensten voor bedrijven die administratief werk willen uitbesteden en hun dagelijkse bedrijfsvoering willen verbeteren. Het bedrijf combineert wereldwijd talent met AI-tools en doorlopende training en integreert ervaren professionals in de teams van klanten, zodat lokale medewerkers zich kunnen richten op verantwoordelijkheden met meer impact. De activiteiten bevinden zich op het snijvlak van zakelijke dienstverlening, SaaS en kunstmatige intelligentie, met de nadruk op operationele efficiëntie en praktische ondersteuning.
Remote Office Manager voor Loodgieters- en HVAC-bedrijven, Klantenservice en Dispatch
Remote functie als office manager voor klantgesprekken, dispatch, planning, betalingen, salarisadministratie en opvolging. Ondersteunt de activiteiten van Offshore Launch voor loodgieters- en HVAC-bedrijven die particuliere klanten bedienen.
Beschrijving
- Service-, nood- en offertegesprekken aannemen en inplannen
- Dagelijkse planningen voor technici maken en routes aanpassen bij noodgevallen
- Klanten informeren over de verwachte aankomsttijd van technici
- Gesprekken na afloop van werkzaamheden voeren en openstaande offertes opvolgen volgens de SOP
- Onderhoudsabonnementen verkopen en verlengen
- Werkzaamheden volgen vanaf het boeken tot en met afronding en facturering
- Stagnerende, gepauzeerde of risicovolle opdrachten identificeren
- Facturen uitgeven, betalingen innen, openstaande vorderingen beheren en financieringsaanvragen ondersteunen
- Vergunningen, verzekeringscertificaten, licenties en documentatie van technici beheren
- Een correcte salarisadministratie voor elke salarisperiode voorbereiden
- De eigenaar wekelijks rapporteren over gesprekken, boekingspercentages, afgeronde opdrachten, achterstand, ouderdom van vorderingen en abonnementen
- Gegevens in de buitendienstsoftware correct en actueel houden
- Ondersteunen bij werving en onboarding en tegelijkertijd het kantoorpersoneel aansturen terwijl het bedrijf groeit
Vereisten
- Minimaal twee jaar ervaring in officemanagement, dispatch, klantenservice of operationele coördinatie, bij voorkeur in loodgieterswerk, HVAC of dienstverlening aan huishoudens
- Praktische ervaring met Housecall Pro, ServiceTitan, Jobber of een vergelijkbaar platform
- Sterke mondelinge beheersing van het Engels en een zelfverzekerde, gastvrije telefoonstem
- Zeer gemotiveerd en uitzonderlijk nauwkeurig
- In staat om gesprekken, planningen en opvolgingen gelijktijdig te beheren
- Beschikbaar tijdens de Amerikaanse kantooruren in Eastern Time
Voordelen
- Gegarandeerde jaarlijkse bonus ter waarde van één maandsalaris
- Prestatieafhankelijke jaarlijkse bonus van maximaal 1,5 keer één maandsalaris, gebaseerd op kwartaalbeoordelingen van de prestaties
- Uitgebreide zorgdekking voor werknemers en gezinsleden, inclusief zorg-, levens-, oog- en tandartsverzekering
- 16 betaalde vrije dagen