Offshore Launch bietet KI-gestützte virtuelle Assistenzdienste für Unternehmen, die administrative Aufgaben auslagern und ihre täglichen Abläufe verbessern möchten. Das Unternehmen verbindet globale Talente mit KI-Tools und kontinuierlicher Weiterbildung und integriert erfahrene Fachkräfte in die Teams seiner Kunden, damit sich lokale Mitarbeitende auf Aufgaben mit größerer Wirkung konzentrieren können. Die Arbeit bewegt sich an der Schnittstelle von Business Services, SaaS und künstlicher Intelligenz und legt den Schwerpunkt auf operative Effizienz und praxisnahe Unterstützung.
Remote Office-Manager für Sanitär- und Heizungs-/Klimabetriebe, Kundenservice und Disposition
Remote-Position als Office-Manager mit Verantwortung für Kundenanrufe, Disposition, Terminplanung, Zahlungen, Lohnabrechnung und Nachverfolgung. Unterstützt die Abläufe von Offshore Launch für Unternehmen im Bereich Sanitär, Heizung und Klima im Privatkundensegment.
Beschreibung
- Service-, Notfall- und Angebotsanrufe bearbeiten und terminieren
- Tagespläne für Techniker erstellen und Routen bei Notfällen anpassen
- Kunden über die voraussichtlichen Ankunftszeiten der Techniker informieren
- Anrufe nach abgeschlossenen Aufträgen durchführen und offene Angebote gemäß SOP nachverfolgen
- Wartungsverträge verkaufen und verlängern
- Aufträge von der Buchung bis zum Abschluss und zur Rechnungsstellung überwachen
- Nicht weiterbearbeitete, zurückgestellte oder gefährdete Aufträge identifizieren
- Rechnungen ausstellen, Zahlungen einziehen, offene Forderungen verwalten und Finanzierungsanträge unterstützen
- Genehmigungen, Versicherungsbescheinigungen, Lizenzen und Unterlagen der Techniker verwalten
- Eine korrekte Lohnabrechnung für jede Abrechnungsperiode vorbereiten
- Dem Inhaber wöchentliche Berichte zu Anrufen, Buchungsquoten, Abschlüssen, Auftragsrückstand, Alterung der Forderungen und Wartungsverträgen bereitstellen
- Datensätze in der Außendienstsoftware korrekt und aktuell halten
- Bei der Einstellung und Einarbeitung unterstützen und gleichzeitig das Büropersonal verwalten, während das Unternehmen wächst
Anforderungen
- Mindestens zwei Jahre Erfahrung in Büromanagement, Disposition, Kundenservice oder Betriebskoordination, vorzugsweise im Sanitär-, Heizungs-, Klima- oder allgemeinen Haushaltsdienstleistungsbereich
- Praktische Erfahrung mit Housecall Pro, ServiceTitan, Jobber oder einer vergleichbaren Plattform
- Sehr gute gesprochene Englischkenntnisse und ein selbstsicheres, freundliches Auftreten am Telefon
- Hoch motiviert und mit außergewöhnlicher Detailgenauigkeit
- In der Lage, Anrufe, Termine und Nachverfolgungen gleichzeitig zu verwalten
- Während der US-amerikanischen Geschäftszeiten der Eastern Time verfügbar
Zusatzleistungen
- Garantierter jährlicher Bonus in Höhe eines Monatsgehalts
- Leistungsabhängiger jährlicher Bonus von bis zum 1,5-Fachen eines Monatsgehalts, basierend auf vierteljährlichen Leistungsbewertungen
- Umfassende Krankenversicherung für Mitarbeitende und Angehörige, einschließlich Kranken-, Lebens-, Seh- und Zahnversicherung
- 16 bezahlte freie Tage