Emory University
Emory University
Emory University is een onderzoeksuniversiteit in Atlanta, Georgia, met academische en professionele opleidingen op het gebied van de kunsten, wetenschappen, bedrijfskunde, rechten en geneeskunde. De universiteit verbindt onderwijs met gezondheidszorg en wetenschappelijk onderzoek en brengt onderwijs, kennisontwikkeling en maatschappelijke dienstverlening samen binnen een brede universitaire omgeving.

Administratief Assistent, Biomedische Technologie — Emory University (hybride)

Ondersteun de biomedische-technologieactiviteiten van Emory University in Atlanta met agendabeheer, rapportage, budgettering, vergadercoördinatie, administratie, reisorganisatie en kantoorbeheer.

Beschrijving

  • Administratieve ondersteuning bieden aan het management, onderzoeksactiviteiten of een aangewezen programma
  • Ervoor zorgen dat de kantooractiviteiten voldoen aan het beleid en de procedures van Emory University
  • Inkomende telefoongesprekken beantwoorden
  • Agenda’s beheren en verzoeken voor managementvergaderingen prioriteren
  • Inkomende correspondentie beoordelen en standaardantwoorden voorbereiden
  • Formulieren, subsidieaanvragen en programmagerelateerde correspondentie opstellen en verwerken wanneer nodig
  • Grafieken en diagrammen ontwikkelen voor rapporten en presentaties
  • Wetenschappelijke, programma- en afdelingsrapporten opstellen en redigeren
  • Vergaderingen plannen en de logistiek voor vergaderingen en speciale evenementen coördineren
  • Documenten en ander materiaal voor vergaderingen en speciale evenementen voorbereiden
  • Dossiers en facturen aanmaken, verwerken en bijhouden
  • Het accountoverzicht aan het management rapporteren en kostenefficiënte oplossingen identificeren
  • Budgetten en subsidies bewaken en onkostendeclaraties en verzoeken om vergoeding opstellen
  • Zakelijke reizen regelen en coördineren
  • Databases en spreadsheets bijhouden, gegevens analyseren en indien nodig gerelateerde rapporten opstellen
  • Bestanden en documenten aanmaken en organiseren
  • De bestelling en het beheer van kantoorbenodigdheden coördineren
  • Ondersteunend personeel en studenten indien nodig begeleiden of aansturen
  • Andere gerelateerde toegewezen verantwoordelijkheden uitvoeren

Vereisten

  • Bachelordiploma of een middelbareschooldiploma met vijf jaar administratieve ervaring
  • Praktische beheersing van Microsoft Office, waaronder Outlook, PowerPoint en Excel
  • Ervaring met samenwerkingsplatforms zoals OneDrive, Zoom of Teams
  • De functie wordt doorgaans op locatie bij Emory University uitgevoerd

Voordelen

  • De afdeling kan naar eigen inzicht thuiswerkdagen aanbieden
  • Gekwalificeerde personen met een beperking kunnen redelijke aanpassingen aanvragen

Gerelateerde vacatures