Emory University to uniwersytet badawczy w Atlancie w stanie Georgia, oferujący programy akademickie i zawodowe w dziedzinach sztuki, nauk ścisłych i humanistycznych, biznesu, prawa oraz medycyny. Jego działalność łączy edukację, opiekę zdrowotną i badania naukowe, integrując nauczanie, tworzenie wiedzy oraz służbę społeczności w ramach szerokiego środowiska uniwersyteckiego.
Asystent administracyjny, inżynieria biomedyczna — Emory University (praca hybrydowa)
Wsparcie działalności Emory University w zakresie inżynierii biomedycznej w Atlancie poprzez prowadzenie kalendarzy, raportowanie, budżetowanie, organizację spotkań, obsługę dokumentacji, podróży i biura.
Opis
- Zapewnianie wsparcia administracyjnego kadrze kierowniczej, działalności badawczej lub wyznaczonemu programowi
- Dbanie o zgodność funkcjonowania biura z zasadami i procedurami Emory University
- Odbieranie przychodzących połączeń telefonicznych
- Prowadzenie kalendarzy i ustalanie priorytetów próśb kadry kierowniczej dotyczących spotkań
- Przeglądanie przychodzącej korespondencji i przygotowywanie standardowych odpowiedzi
- Wypełnianie formularzy, wniosków grantowych i korespondencji programowej w razie potrzeby
- Tworzenie wykresów i grafik do raportów i prezentacji
- Przygotowywanie i redagowanie raportów naukowych, programowych i wydziałowych
- Planowanie spotkań oraz koordynowanie ich logistyki i wydarzeń specjalnych
- Przygotowywanie dokumentów i innych materiałów na spotkania i wydarzenia specjalne
- Tworzenie, przetwarzanie i prowadzenie rejestrów oraz faktur
- Informowanie kadry kierowniczej o stanie kont i wskazywanie oszczędnych rozwiązań
- Monitorowanie budżetów i grantów oraz przygotowywanie raportów wydatków i wniosków o zwrot kosztów
- Organizowanie i koordynowanie podróży służbowych
- Prowadzenie baz danych i arkuszy kalkulacyjnych, analizowanie danych oraz przygotowywanie powiązanych raportów w razie potrzeby
- Tworzenie i porządkowanie plików oraz dokumentów
- Zarządzanie zamawianiem i utrzymaniem zapasów biurowych
- W razie potrzeby nadzorowanie personelu pomocniczego i studentów lub udzielanie im wskazówek
- Wykonywanie innych powiązanych obowiązków zgodnie z przydziałem
Wymagania
- Stopień licencjata lub dyplom ukończenia szkoły średniej oraz pięć lat doświadczenia administracyjnego
- Biegła znajomość pakietu Microsoft Office, w tym Outlook, PowerPoint i Excel
- Doświadczenie w korzystaniu z platform współpracy, takich jak OneDrive, Zoom lub Teams
- Zasadniczo wykonywanie pracy stacjonarnie w lokalizacji Emory University
Benefity
- Dział może według własnego uznania oferować dni pracy z domu
- Osoby spełniające wymagania i mające niepełnosprawność mogą wystąpić o racjonalne usprawnienia