フィリピン向けリモート購買コーディネーター
急成長するソーシャルコマース企業で、ERPの発注書、ベンダー登録、支払い書類、物流調整を管理します。 購買記録の正確性を保ち、承認を円滑に進め、注文上の問題を解決します。
仕事内容
- 2名のバイヤーに割り当てられた発注業務の運用フローを管理する
- バイヤーの取引シートをもとに、価格承認および電信送金承認の申請書類一式を作成する
- 各承認申請に必要な裏付け書類を添付する
- 未承認の案件を記録し、追跡システムでフォローアップする
- ERPパートナーに商品登録およびベンダー登録を依頼する
- ベンダーからUPC、包装およびマスターカートンの寸法・重量、箱の写真、W-9、再販証明書、コンプライアンス記録を収集する
- ベンダー、運賃、支払い、倉庫、販売グループ、顧客情報を含む発注依頼の詳細を提出・検証する
- 発注書のドラフトを一行ずつ確認し、承認するか、完全な修正を求めて差し戻す
- カード決済およびマーケットプレイス取引の遡及発注書を作成する
- 承認書、発注書、プロフォーマインボイス、支払口座を添えた電信送金依頼を作成する
- 送金前にベンダーへ電話し、銀行情報を確認する
- 送金確認を送付し、出荷日、追跡情報、請求書、配送指示書をフォローアップする
- 物流チームと連携して集荷を手配し、配送完了まで注文を監視する
- 入荷数量と支払済み数量を照合し、差異を報告する
- 数量不足または破損の通知書を作成し、バイヤーの確認を受ける
- 経理用の請求書を収集し、記録を整理して最新の状態に保つ
- 新規注文の発注プロセス全体を自律的に管理し、未完了項目トラッカーを維持する30日間の有給パイロットを完了する
応募要件
- 販売代理店、EC販売事業者、または貿易会社で、購買業務、受注管理、サプライチェーン管理、買掛金サポートのいずれかを2年以上実務で経験していること
- Dynamics AX、Dynamics 365、NetSuite、SAP、QuickBooks、OdooなどのERPまたは受注管理システムで発注書を管理した実務経験
- 発注書、プロフォーマインボイス、運賃条件、支払条件に関する実務知識
- レビュー工程を必要としないプロフェッショナルな英文ライティング能力があり、米国のベンダーや財務担当者に文章で連絡できること
- 米国のベンダーに電話し、銀行情報を確認できる自信のある英会話力
- 検索関数、整った表形式、リスト同士の比較を含む、ExcelおよびGoogle Sheetsの高いスキル
- トラッカーを維持し、フォローアップを自律的に完了し、遅延項目の担当者と未処理期間を判断できること
- 数値や添付ファイルを扱う際に一貫して正確であること
- 月曜日から金曜日まで勤務可能で、米国太平洋時間の午前8時から午後6時の間に少なくとも6時間重複できること
- 応募時に最新の履歴書を提出すること
- 依頼から受領まで自分が管理した発注またはベンダー登録業務を示す5分間のLoom動画を提出すること。トラッカーとエラーを特定した例を含めること
- Loom動画を提出した応募者のみ、次の採用ステップに進める
福利厚生
- 毎月15日と30日に、米ドルで月2回支給
- 会社の方針に基づく有給休暇
- 会社のガイドラインに基づく祝日の休暇
- 完全リモートの勤務形態
- 2名のバイヤーおよび少人数で迅速に動くリーダーシップチームとの直接的な協業
- 6段階の標準業務手順書と会社のメールテンプレートを提供
- 最終候補者には30日間の有給パイロットを用意
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