Hire Overseas — рекрутингова агенція, заснована у 2023 році, яка допомагає компаніям знаходити фахівців з інших країн для віддалених посад у технічних, дизайнерських, маркетингових, адміністративних і суміжних напрямах. Компанія працює з клієнтами у сферах консалтингу, маркетингу та логістики, зосереджуючись на залученні ретельно перевірених кандидатів, які можуть підтримувати повсякденні операції та розвиток бізнесу. Hire Overseas зазначає, що приймає до своєї мережі талантів менше ніж 1% кандидатів з усього світу.
Координатор із закупівель — віддалена робота, Філіппіни
Керуйте закупівельними замовленнями в ERP, налаштуванням постачальників, платіжною документацією та логістичною координацією у швидкозростаючому бізнесі соціальної комерції. Підтримуйте точність закупівельних записів, своєчасне погодження та вирішення проблем із замовленнями.
Опис
- Керувати операційним процесом за закупівельними замовленнями, закріпленими за двома закупівельниками
- Готувати пакети документів для погодження цін і банківських переказів на основі комерційних пропозицій закупівельників
- Додавати необхідні підтвердні документи до кожного запиту на погодження
- Фіксувати незавершені погодження та відстежувати їх через систему контролю
- Надсилати ERP-партнеру запити на створення товарів і постачальників
- Збирати у постачальників UPC-коди, розміри й вагу упаковок і майстер-коробів, фотографії коробок, форми W-9, сертифікати перепродажу та документи про відповідність вимогам
- Надсилати й перевіряти дані запитів на закупівельні замовлення, зокрема відомості про постачальника, перевезення, оплату, склад, групу продажів і клієнта
- Перевіряти чернетки закупівельних замовлень рядок за рядком, погоджувати їх або повертати на повне виправлення
- Створювати заднім числом закупівельні замовлення для карткових транзакцій і транзакцій на маркетплейсах
- Готувати запити на банківські перекази з погодженням, закупівельним замовленням, проформою-інвойсом і рахунком для оплати
- Телефонувати постачальникам, щоб підтвердити банківські реквізити перед надсиланням переказів
- Надсилати підтвердження переказів і відстежувати дати відвантаження, номери відстеження, рахунки та маршрутні форми
- Працювати з логістикою над організацією забору вантажів і контролювати замовлення до доставки
- Звіряти отримані кількості з оплаченими та повідомляти про розбіжності
- Готувати повідомлення про недопоставку або пошкодження для перевірки закупівельником
- Збирати рахунки для бухгалтерії та підтримувати записи впорядкованими й актуальними
- Успішно пройти 30-денний оплачуваний випробувальний період, самостійно керуючи повним процесом закупівельного замовлення для нового замовлення та ведучи трекер незакритих питань
Вимоги
- Щонайменше два роки практичного досвіду в операційних закупівлях, адмініструванні замовлень, адмініструванні ланцюга постачання або підтримці кредиторської заборгованості в дистриб’юторській, електронній торговельній чи торговій компанії
- Практичний досвід роботи із закупівельними замовленнями в ERP-системі або системі керування замовленнями, наприклад Dynamics AX, Dynamics 365, NetSuite, SAP, QuickBooks чи Odoo
- Робочі знання закупівельних замовлень, проформ-інвойсів, умов перевезення та умов оплати
- Професійна письмова англійська без потреби додаткової перевірки, здатність листуватися з постачальниками зі США та фінансовими працівниками
- Впевнена розмовна англійська для дзвінків постачальникам зі США та перевірки банківських реквізитів
- Впевнене володіння Excel і Google Sheets, зокрема функціями пошуку, акуратним форматуванням таблиць і порівнянням списків
- Здатність вести трекери, самостійно завершувати подальші дії та визначати відповідального за затримане питання і тривалість його очікування
- Стабільна точність під час роботи з цифрами та вкладеннями
- Готовність працювати з понеділка по п’ятницю, зокрема щонайменше шість годин у перетині з 8:00 до 18:00 за тихоокеанським часом США
- Для подання заявки потрібне актуальне резюме
- П’ятихвилинне відео Loom, що демонструє особисто виконану роботу із закупівельним замовленням або підключенням постачальника від запиту до отримання, включно з трекером і прикладом виявлення помилки
- До наступного етапу відбору переходять лише кандидати, які подали відео Loom
Переваги
- Виплати в доларах США двічі на місяць — 15-го та 30-го числа
- Оплачувана відпустка відповідно до політики компанії
- Святкові дні відповідно до правил компанії
- Повністю віддалений формат роботи
- Безпосередня співпраця з двома закупівельниками та невеликою швидкозростаючою керівною командою
- Надаються письмова SOP із шести кроків і шаблони корпоративних листів
- Для кандидатів, які пройшли попередній відбір, передбачено 30-денний оплачуваний випробувальний період